УДК 930.251
Классификация архивных документов
Наранова Иляна Юрьевна – студентка кафедры Истории России, документоведения и архивоведения Гуманитарного факультета Калмыцкого государственного университета имени Б. Б. Городовикова.
Аннотация: В статье рассматриваются вопросы классификации архивных документов. В свете постоянно растущего объема архивной информации, эффективная классификация становится все более актуальной задачей. Целью работы является изучение классификации Архивного фонда РФ, а также рассмотрение основных признаков и этапов в систематизации архивных документов. В результате исследования мы рассмотрели основное понятие классификации и ее роль в системе архивоведения.
Ключевые слова: документ, классификация, систематизация, документация, Архивный фонд Российской Федерации, классификация документов, информация, архив, дело, фонд.
Во всех компаниях со временем накапливается большое количество разной документации, которую нужно каким-то образом систематизировать, отнести в общие группы, объединить. Сделать это нужно таким образом, чтобы после этого легко и быстро можно было бы найти эту документацию. С этой целью используют такой процесс, как классификация документов. Тема классификации архивных документов остается актуальной в современном информационном обществе по нескольким причинам. Во-первых, классификация архивных документов играет важную роль в управлении информацией и обеспечении ее доступности и сохранности. В условиях растущего объема информации и ее многократного увеличения в цифровой форме, эффективная классификация позволяет систематизировать и структурировать документы, облегчая поиск, анализ и использование информации. Она помогает сохранить целостность и организацию архивного материала, а также обеспечивает его удобство и доступность для различных пользователей. Во-вторых, классификация архивных документов способствует сохранению исторического, культурного и научного наследия. Архивные документы содержат ценную информацию о прошлых событиях, людях, организациях и обществе в целом. Классификация позволяет сохранить связи и контекст документов, а также облегчает их изучение и анализ как историками, так и другими исследователями. В-третьих, классификация архивных документов является неотъемлемой частью современных информационных систем и технологий. Вместе с развитием электронных архивных систем и цифрового хранения, необходимость эффективной классификации документов находится в центре внимания. Цифровые архивы требуют разработки строгих и гибких классификационных схем, чтобы обеспечить надежное хранение и управление электронными документами, а также облегчить их поиск и использование в долгосрочной перспективе.
Исходя из этого, я могу сделать вывод, что классификация архивных документов является актуальной темой в связи с возрастающей потребностью в эффективном управлении информацией, сохранении исторического наследия и приспособлением к современным информационным технологиям.
Исходя из Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в России»[1], архивные документы являются носителем определенного материала содержащейся в ней всей нужной информацией. У этого носителя есть свои собственные реквизиты, которые дают возможность его определить с точностью. Также его необходимо хранить по причине его большой значимости для людей и страны в целом. Кроме этого, исходя из Государственного стандарта ГОСТ Р 7.0.8-2013, архивный документ – документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника[2, 80]. С учетом правил хранения, классификации, учета и применения документов АФ РФ и других архивов.
Категории архивной документации могут быть классифицированы по степени доступности для пользователей и условиям доступа к ним. Такие категории включают:
- Открытая архивная документация: в данной категории находятся документы, к которым доступ открыт для всех пользователей без ограничений. Это могут быть, например, исторические документы, общественные и государственные записи, которые могут быть доступны для изучения и использования исследователями, учеными, студентами и широкой публикой без необходимости получения специального разрешения.
- Архивная документация со с ограниченным доступом: эта категория включает документы, доступ к которым может быть ограничен для определенных категорий пользователей или потребовать специального разрешения или авторизации. Это может быть связано с законодательными ограничениями, конфиденциальностью данных, коммерческой тайной или другими причинами, которые требуют соблюдения особых требований для доступа к документации.
- Архивная документация, хранящаяся на специальных условиях доступа: в этом случае документы могут быть доступны только при соблюдении специальных условий или ограничений. Это может включать хранение документов в специальных хранилищах с контролируемыми условиями влажности, температуры и освещения, а также требования по использованию специальных документохранительных материалов или определенной методологии при работе с ними.
Классификация архивной документации по указанным категориям позволяет обеспечить соответствующую организацию и контроль доступа к документам в зависимости от их особенностей и значимости, а также гарантировать их сохранность и конфиденциальность в случаях, когда это необходимо[6, 37 c.].
Классификация архивных документов основывается на классификационной системе, которая определяет порядок и структуру организации документов. Эта система может состоять из различных уровней классификации, начиная с общих категорий и подразделяясь на более конкретные подгруппы и подкатегории[4].
- классификация документов – процесс классификации документации с учетом классов документов для демонстрации отношений между ними и составления схемы проведения классификации;
- классификация документов – это система их общего подчинения друг другу, которая используется как метод установления связей между классами документации, а также с целью получения возможности для ориентировки в их существующем количестве.
Целью проведения процесса классификации документации считается увеличение скорости работы контрольного аппарата и ответственности исполнителей. Первоначальная классификация документации дает возможность для их быстрого поиска, а также увеличивает скорость работы с ними, выполнение и контроль.
Классификация документации Архивного Фонда Российской Федерации состоит из 3 уровней, учитывая уровни объектов классификации. Классификация происходит в пределах:
- архивного фонда в общем;
- государственного архива;
- архивного фонда.
Критерии классификации архивных документов могут включать следующие аспекты:
Тематика документов: классификация может быть основана на области знания, к которой относится документ, например, история, политика, экономика и другие; Формат и тип документа: документы могут быть классифицированы в зависимости от их типа и формата, например, письма, отчеты, фотографии, видео и т.д.; Хронологическая принадлежность: классификация может основываться на хронологической принадлежности документа, например, по годам, десятилетиям или эпохам; Организационная структура: документы могут быть классифицированы по структуре организации, которая их создала или владеет ими, такие как государственные органы, некоммерческие организации или частные лица; Географическое местоположение: документы могут быть классифицированы по географическому местоположению, связанному с местом создания или происхождения, например, по странам, регионам или городам; Уровень конфиденциальности: классификация может основываться на уровне секретности или конфиденциальности документа, например, открытые, секретные или совершенно секретные; Важность и ценность: документы могут быть классифицированы по их исторической, культурной или общественной ценности, например, особо ценные, редкие или уникальные документы.; Связь и отношения: классификация может основываться на связи и отношениях между документами, например, документы, связанные с одним событием или проектом, могут быть классифицированы вместе; Это лишь некоторые примеры критериев классификации архивных документов, которые могут использоваться в практике архивного дела[5, 178 c.]. Подход к классификации может различаться в зависимости от конкретных потребностей и контекста организации архива.
Этапы классификации архивных документов включают:
- Анализ архивного фонда, его содержания и основных принципов организации и хранения.
- Определение структуры, описи фонда и номенклатуры дел.
- Разработка классификационных правил, в рамках которых будут классифицироваться архивные документы.
- Процесс классификации, включающий разделение документов по отдельным делам и их распределение по соответствующим секциям номенклатуры дел.
- Создание общего систематизированного каталога архивного фонда.
Таким образом, классификация архивных документов помогает сохранить целостность и структуру архива, облегчает его управление и поддерживает сохранность и доступность информации на протяжении длительного времени. Она также способствует обеспечению требований по долгосрочному хранению документов и их защите от потери или повреждения. Как видим, правильная классификация играет важную роль в управлении архивами и обеспечении сохранности и доступности исторической, юридической и культурной информации, содержащейся в документах[3, 73 c.]. Классификация архивных документов позволяет организовать архивный фонд и обеспечить быстрый и удобный доступ к архивным материалам, а также оптимизировать их поиск и использование.
Список литературы
- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-Ф3 «Об архивном деле в Российской Федерации» // [Электронный ресурс]. – URL: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_1406/ (дата обращения: 24.06.2023).
- ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Стандартиформ, 2013. – 16 с.
- Галахов В.В., Корнеев И.К. и др. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Изд. 2-е, переработанное и дополненное. – М.: ТК Велби, издательство Проспект, 2009. – 456 с.
- Киселев М.Ю. Классификация документов в архиве Академии наук СССР: к истории вопроса // Документ. Архив. История. Современность: сетевой журнал. – 2018. [Электронный ресурс]. – URL: https://elar.urfu.ru/bitstream/10995/64450/1/978‒57996‒2466‒8‒pdf?ysclid=l9zf3omca1713936516 (дата обращения 03.10.2022).
- Малышева С.Ю. Основы архивоведения: учебное пособие. – Казань: Татарское Республиканское изд-во «Хэтер», 2002. – 270 с.
- Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. – М.: Изд-во «ПРИОР», 2000. – 144 с.