УДК 004.912

Подбор корпоративной информационной системы для доработки функционала и устранения проблем пользовательского опыта при работе с системой «АИС ЭЛАР-Архив» на примере Объединенного государственного архива Челябинской области

Кадникова Юлия Игоревна – магистрант Челябинского государственного университета.

Научный руководитель Петриченко Юлия Владимировна – кандидат экономических наук, доцент кафедры Информационных технологий и экономической информатики Челябинского государственного университета.

Научный консультант Ботов Сергей Геннадьевич – старший преподаватель кафедры Информационных технологий и экономической информатики Челябинского государственного университета.

Аннотация: В работе проведен анализ самых популярных в России RPA-решений и BPMS-систем, которые способны доработать функционал «АИС ЭЛАР-Архив» и «КАИСА-Архив». Затем были сформулированы критерии, которым должна отвечать система, чтобы избавиться от проблем, выявленных в бизнес-процессе. После была составлена балльная таблицу для каждой системы, что позволило выявить нескольких лидеров. Решающим при выборе системы был баланс между качеством и ценой. Наиболее оптимальным вариантом, отражающим этот баланс, оказалось RPA-решение от компании ROBIN. Затем был смоделирован проблемный бизнес-процесс в состоянии TO BE. Проанализировав полученную модель, можно прийти к выводу, что система отлично решает ранее выявленные проблемы. Результатом работы являются методические рекомендации, которые могут быть применены и масштабированы на другие регионы, в которых используются электронные системы удаленного доступа граждан к архивным документам, либо в регионах, которые только планируют проведение автоматизации и хотят избежать ошибок.

Ключевые слова: пользовательский опыт, пользовательский путь, автоматизация, удалённый доступ, электронные архивы, автоматизация архивов, проблемы архивного законодательства, RPA-решения, роботизация.

Введение

В предыдущей статье «Выявление и устранение проблем пользовательского опыта при работе с системой «АИС ЭЛАР-Архив» на примере Объединённого государственного архива Челябинской области» была доказана актуальность внедрения систем удаленного доступа граждан к ретроспективной информации. Также были рассмотрены две имеющиеся на рынке коммерческие системы данного класса («КАИСА-Архив» и «ЭЛАР-Архив»). С помощью инструмента customer journey map был проанализирован путь клиента в системе «ЭЛАР-Архив», который позволил выявить барьеры в пользовательском опыте при работе с данной системой и узкие места бизнес-процесса. Выявленные проблемы были обобщены в таблицу с методами решения и эффектом от их достижения.

Цель данной статьи состоит в подборе корпоративной информационной системы, которая смогла бы устранить выявленные выше проблемы и повысить тем самым эффективность систем «ЭЛАР-Архив» и «КАИСА-Архив».

Объектом исследования выступают RPA-решения и BPMS-системы, способные закрыть узкие места бизнес-процесса, усовершенствовать функционал систем удаленного доступа граждан к ретроспективной информации («ЭЛАР-Архив» и «КАИСА-Архив») и повысить эффективность их использования.

Предметом исследования выступает бизнес-процесс «Обращение пользователей к системе «АИС ЭЛАР-Архив» за выдачей дел».

Актуальность данной работы подтверждается статистикой (рисунок 1), которую привел в своем докладе руководитель Федерального архивного агентства А.Н. Артизов “Об итогах работы Федерального архивного агентства в 2021 году, задачах на 2022 год и среднесрочную перспективу” на расширенном заседании коллегии Росархива от 3 марта 2022 года [1]. Данная статистика подтверждает мысль о том, что традиционная деятельность архивов теряет свою эффективность в своевременном и равном доступе граждан к ретроспективной информации за счёт загруженности читальных залов.

1

Рисунок 1. Статистика посещения читальных залов федеральных архивов.

Подбор корпоративной информационной системы

Во введении были приведены типовые проблемы двух самых популярных систем удаленного доступа граждан к ретроспективной информации («ЭЛАР-Архив» и «КАИСА-Архив»). Поскольку данные системы уже были внедрены в 20 субъектах РФ [2-5] и зарекомендовали себя в архивной среде в качестве авторитетных, то в работе необходимо опереться на их доработку и усовершенствование, которого можно достичь за счёт автоматизации рутинных операций сотрудников архива, добавления модуля оплаты, добавления чатов с роботами и архивистами, за счёт автоматической верификации новых пользователей и автоматической отправки извещений и уведомлений клиентам.

Можно выделить два класса систем, способных решить обозначенные задачи: BPM-системы и RPA-платформы.

Согласно данным TAdviser на февраль 2022 года самыми популярными RPA-платформами в РФ являются такие, как: blueprism, UiPath, Lexema-RPA, ROBIN, Sever.AI, PIX Robotics (рисунок 2). А самыми популярными BPMS-системами являются Ланит, Naumen и Digital Design (рисунок 3) [6].

2

Рисунок 2. Самые популярные PRA-системы в России по количеству реализованных проектов по данным TAdviser на февраль 2022 года.

3

Рисунок 3. Крупнейшие BPM-системы в России.

Далее отберем 3 самых популярных отечественных решения из каждой категории, выделим критерии, которым должна отвечать система, и сведем все данные в таблицу, чтобы выбрать оптимальную КИС (таблица 1).

Таблица 1. Выбор системы, исходя из критериев.

Система

Критерий

Lexema-RPA

ROBIN

PIX Robotics

Ланит BPM

Naumen BPM

Digital Design

Инициализация БП

1

1

1

1

1

1

Настройка БП

1

1

1

1

1

1

Верификация нового пользователя через госуслуги

0

1

0

1

1

1

Контроль заполнения заявки пользователя

1

1

1

1

1

1

Поиск необходимого документа в каталоге

1

1

1

1

1

1

Чат-бот

0

1

0

1

1

1

Постановка задачи сотрудникам

1

1

1

1

1

1

Размещение контента

1

1

1

1

1

1

Предоставление доступа к контенту зарегистрированным пользователям

1

1

1

1

1

1

Рассылка push-уведомлений и email клиентам

1

1

1

1

1

1

Сканирование электронных писем и ответы клиентам

1

1

1

1

1

1

Выставление счетов и оплата

0

1

0

1

1

1

Возможность скачать документ из системы

1

1

1

1

1

1

Настройка прав доступа

1

1

1

1

1

1

Не требуется модернизация ИТ-инфраструктуры

1

1

1

1

1

1

ИТОГО

12

15

12

15

15

15

Стоимость лицензии (руб/год)

450 000

594 996

120 000

900 000

847 000

764 000

Согласно сравнительной таблице 2, наиболее оптимальным вариантом по соотношению цена-качество является RPA-решение от ROBIN.

Этому способствуют и другие факторы. Необходимо понимать, что на государственном уровне в будущем планируется разработка единой информационной системы удаленного доступа граждан к ретроспективной информации. В данный момент лишь не решен вопрос с финансированием. Однако этот факт сопряжен с зоной неопределенности, так как неясно, к какому году будет выделено финансирование. Поэтому проблему доступа граждан к ретроспективной информации приходится решать архивным учреждениям самостоятельно. И решение должно быть облачным, предоставляться по подписке. Почему?

Во-первых, чтобы в любой момент была возможность отменить подписку и присоединяться к единой государственной системе.

Во-вторых, облачные решения стоят дешевле. И организация имеет опыт работы с облачными решениями, так как использует облачный вариант «ЭЛАР-Архив».

В-третьих, RPA-решение стоит заметно меньше, чем BPMS системы. И при этом легко встраивается в уже имеющуюся IT-архитектуру предприятия и точечно с помощью роботов устраняет узкие места в бизнес-процессах.

Всем вышеизложенным критериям отвечает RPA-решение от ROBIN.

Моделирование бизнес-процесса в состоянии TO BE

Во-первых, теперь зарегистрироваться в системе клиент может исключительно с помощью сервиса государственных услуг. Такая мера необходима, так как при работе с важными ретроспективными документами важно уникально идентифицировать гражданина по набору его личных данных: паспорт, прописка, место работы, цель исследования.

Во-вторых, была решена проблема трудоёмкого и непонятного процесса поиска документов в системе «ЭЛАР-Архив» за счет внедрения роботов: чат-бот ROBIN, робот-каталогизатор, E-mail робот.

В-третьих, показано решение проблемы с отсутствующим ранее в системе модулем оформления платной услуги «добавления нового дела в систему» за счет внедрения робота-бухгалтера.

В-четвертых, на бизнес-процессе показано решение проблемы с ручным предоставлением права доступа на просмотр уже загруженных в «ЭЛАР-Архив» документов для зарегистрированных пользователей.

В-пятых, на будущее был заложен функционал скачивания документов удаленно из дома без посещения учреждения. На сегодняшний день на уровне государства активно ведутся споры насчет того, что необходимо предоставить пользователям возможность скачивать документ из дома. Активно на этом настаивает руководитель Федерального архивного агентства А.Н.Артизов. И, скорее всего, как говорит А.Н. Артизов, данные поправки будут приняты в 2023 году. Таким образом, RPA-решение от компании ROBIN позволяет устранить все узкие места бизнес-процесса (рисунок 4).

4

Рисунок 4. Бизнес-процесс «Обращение пользователей к системе «АИС ЭЛАР-Архив» за выдачей дел» в нотации BPMN в состоянии TO BE.

Заключение

В ходе работы был проанализирован рынок RPA-решений и BPMS-систем. Были сформулированы критерии, которым должна отвечать система. И исходя из критериев было выбрано оптимальное RPA-решение от компании ROBIN. Затем был смоделирован бизнес-процесс «Обращение пользователей к системе «АИС ЭЛАР-Архив» за выдачей дел» в нотации BPMN в состоянии TO BE. Данные методические рекомендации могут быть применены и масштабированы в других регионах Российской Федерации.

Список литературы

  1. Артизов А.Н. «Об итогах работы Федерального архивного агентства в 2021 году, задачах на 2022 год и среднесрочную перспективу» // Доклад на расширенном заседании коллегии Росархива (Москва, 3 марта 2022 г.). URL: https://archives.gov.ru/reporting/report-artizov-2022-kollegia.shtml (дата обращения: 13.12.2022).
  2. Колченко О.А., Брюханова Е.А. Основные направления информатизации архивного дела в контексте развития электронного общества // Вестн. Том. гос. ун-та. 2019. №443. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/osnovnye-napravleniya-informatizatsii-arhivnogo-dela-v-kontekste-razvitiya-elektronnogo-obschestva (дата обращения: 13.12.2022).
  3. Юмашева Ю.Ю. Историография научных исследований в области информатизации архивного дела (2005-2015 гг. ) // ИСОМ. 2016. №6-1. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/istoriografiya-nauchnyh-issledovaniy-v-oblasti-informatizatsii-arhivnogo-dela-2005-2015-gg (дата обращения: 13.12.2022).
  4. Юмашева Ю.Ю. Архивы электронных документов: проблемы и возможные решения // Власть. 2015. №3. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/arhivy-elektronnyh-dokumentov-problemy-i-vozmozhnye-resheniya (дата обращения: 13.12.2022).
  5. Сивцев Н.И. О путях совершенствования удаленного доступа к архивным документам в условиях пандемии // Горизонты гуманитарного знания. 2020. №5. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/o-putyah-sovershenstvovaniya-udalennogo-dostupa-k-arhivnym-dokumentam-v-usloviyah-pandemii (дата обращения: 13.12.2022).
  6. TAdviser – портал об ИТ в госуправлении и бизнесе. [Электронный ресурс]. – Режим доступа: www.tadviser.ru , свободный.

Интересная статья? Поделись ей с другими: