УДК 004.01

Анализ операторов электронного документооборота на российском рынке

Ганапольская Мария Вячеславовна – ассистент Высшей школы административного управления Санкт-Петербургского политехнического университета Петра Великого.

Аннотация: Оформление, согласование и подписание документов при применении бумажного документооборота отнимает большое количество трудозатрат у сотрудников бюджетных организаций. В крупных бюджетных организациях до 50-60% времени уходит на бюрократические процедуры. Государство создало нормативно-правовую базу для постепенного перевода бюджетных организаций на электронный документооборот (ЭДО). На сегодняшний день бюджетные организации должны подписывать документы в электронном виде по утвержденным унифицированным электронным формам бухгалтерских документов от Министерства финансов Российской Федерации. Для обеспечения юридически значимого документооборота счетов-фактур в электронной форме с использованием электронной подписи (ЭП) привлекаются аккредитованные Федеральной службой безопасности операторы ЭДО. В данной статье были проанализированы основные характеристики и показатели операторов электронного документооборота на российском рынке. В результате внедрения электронного документооборота сотрудники смогут сократить время на согласования и подписания документов, посвятить сэкономленное время основным рабочим задачам. Операторы ЭДО, в свою очередь, гарантируют безопасность и юридическую значимость пересылаемых документов.

Ключевые слова: электронный документооборот, ЭДО, оператор ЭДО, бизнес-процесс, анализ.

Любой бизнес-процесс бюджетной организации подразумевает ведение документооборота. Юридический значимый документ – документ, который был отправлен и получен от контрагентов в бумажном или в электронном виде. Многие бюджетные организации пытались и пытаются вводить электронный документооборот параллельно с бумажным документооборотом. Длительное время не было оснований в виде нормативного регулирования для введения ЭДО (электронного документооборота) в обязательном порядке. Согласно Приказу Минфина от 15.04.2021 г. №61н утверждены унифицированные формы электронные формы бухгалтерских документов [5]. В срок до 01.01.2023 г. необходимо осуществить переход бюджетных организаций на ЭДО по указанным в Приказе документам. Все документы, кроме трех кадровых документов (приказ об увольнении, акт о несчастном случае на производстве и товарно-транспортная накладная (ТТН)) продолжат применяться только на бумажном носителе по статье 22 Трудового кодекса РФ [3]. Приказ об увольнении служит основанием для судебно-процессуальной системы, поэтому в ближайшие годы указанный документ не будет переведен на ЭДО.

Для предоставления гарантий юридической значимости документов и их хранения на своих облачных серверах созданы специальные аккредитованные организации – операторы ЭДО. Существуют значительные отличия между подписанием документов через операторов ЭДО и отправкой сканированных писем по электронной почте. Подписанные документы с использованием третьей стороны в виде операторов ЭДО аккредитованы ФСБ (Федеральной службой безопасности). Следовательно, операторы ЭДО имеют право подтверждать, что документ был подписан электронной подписью (ЭП) [4] и предоставлять документ в ФНС (Федеральную налоговую службу) по требованию. Кроме того, операторы ЭДО занимаются оформлением документов по каждому этапу (отправки документа, его получения, приема и подписания документа). Если документ был отправлен контрагенту, а контрагент не подписал данный документ, то оператор ЭДО может подтвердить при возникновении спорной ситуации, что документ был направлен контрагенту. Если бы отправление документа происходило с помощью электронной почты, то доказать факт отправления оказалось бы невозможно. Операторы электронных почт не предоставляют подобную закрытую информацию пользователям, исключениями могут быть крупные корпорации. Ещё одним преимуществом взаимодействия с операторами ЭДО является простота и удобство поиска документации, так как документы сортируются по контрагентам и архивируются. В рамках данного научного исследования был проанализирован коэффициент финансовой устойчивости операторов ЭДО на российском рынке (табл. 1) и их баланс (табл. 2).

Таблица 1. Коэффициент автономии операторов ЭДО.

*источник данных [1]

В 2021 году в акционерном обществе «Калуга Астрал» на 14% сократилась величина выручки по сравнению с 2020 годом и на 29% снизилась чистая прибыль. По данным ФНС [2] среднесписочная численность сотрудников АО «Калуга Астрал» сократилась на 18,8% по анализируемым годам, при этом заработная плата каждого сотрудника увеличилась на 22400 рублей и составила 73900 рублей ежемесячно. 22 мая 2022 г. АО «Калуга Астрал» официально подтвердило статус оператора ЭДО.

Среднесписочная численность сотрудников компании ООО «1С» составляет всего 31 человек по сведениям за 2021 год. Среднемесячная заработная плата сотрудника компании ООО «1С» за 2021 год равняется 377200 рублей. Чистая прибыль значительно превышает размер выручки в ООО «1С». Снижение чистой прибыли в компании ООО «Такском» обусловлено тем, что в 2021 году на 400 млн. рублей возросли управленческие расходы и на 62,4 млн. рублей коммерческие расходы. ООО «Такском» увеличила среднесписочную численность сотрудников на 166 человек, не снижая уровень заработной платы.

Наибольшую выручку и чистую прибыль за 2020 г. и за 2021 г. заработала компания АО «ПФ «СКБ «Контур». Средняя заработная плата в компании с 1563 сотрудниками составляет 48000 рублей.

ООО «Компания Тензор» значительно увеличила выручку в 2021 году по сравнению с 2020 годом на 2,3 млрд. рублей, чистая прибыль при этом возросла в 9,35 раз за тот же период. Ежегодно ООО «Компания Тензор» привлекает все большее число сотрудников. Изменение среднесписочной численности сотрудников в 2020 году составило 331 человек по сравнению с 2019 годом, в 2021 году ООО «Компания Тензор» наняла на работу ещё 661 человек. По состоянию на 2021 год среднемесячная заработная плата в компании равняется 93700 рублей. ООО «Компания Тензор» имеет практически идентичные показатели капитала и резервов, а также активов, как и ООО «Такском». При этом показатели выручки на 7,1 млрд. рублей превышают показатели ООО «Такском» в 2021 году, чистой прибыли – на 712,6 млн. рублей.

Компания ООО «Корус Консалтинг СНГ» ежегодно демонстрирует устойчивую динамику роста показателей выручки и чистой прибыли. Среднемесячная заработная плата в ООО «Корус Консалтинг СНГ» более, чем в 2 раза превышает среднерегиональную заработную плату в 2021 году. ООО «Э-КОМ» в 2020 году в большей степени была зависима от заемных источников финансирования. Выручка сократилась в 2021 году на 19% по сравнению с 2020 годом. За счет уменьшения себестоимости продаж ООО «Э-КОМ» достиг резкого увеличения чистой прибыли в 2021 году. Среднесписочная численность сотрудников ООО «Э-КОМ» не увеличивалась, как в других анализируемых компаниях, кроме АО «Калуга Астрал» и даже сократилась на 15 человек в 2021 году.

Таблица 2. Показатели операторов ЭДО.

*источник данных [1]

Компании могут быть подключены к разным операторам ЭДО, но это не препятствует обмену документами. Покупать дополнительную лицензию для второго или последующего оператора ЭДО не потребуется. Для подключения к роумингу необходимо будет подать заявку с указанием следующей информации:

• роль: отправитель, получатель или отправитель/получатель;
• сведения о контрагенте (ИНН, КПП),
• оператор ЭДО контрагента.

Подписанное заявление направляется оператору ЭДО для подключения роуминга с контрагентом. Электронный документ, подписанный в системе электронного документооборота, поступит контрагенту сразу же с электронными подписями через оператора ЭДО.

При подписании документов в бумажном виде необходимо будет затратить время на обмен документами между контрагентами, затем на их сканирование. Одним из преимуществ использования ЭДО является участие в процедуре передачи электронных документов операторов электронного документооборота. Операторы ЭДО являются аккредитованными коммерческими организациями, гарантирующими безопасность передачи документов и их юридическую значимость. Подписанные документы будут направлены в единую систему, в которую могут быть подключены сотрудники бюджетной организации, чтобы отслеживать все изменения в режиме реального времени.

Список литературы

1. Портал «Чекко» – Проверка контрагентов. URL: https://checko.ru/ (дата обращения: 18.11.2022).
2. Сайт Федеральной налоговой службы. Электронный ресурс: https://www.nalog.gov.ru/rn77/ (дата обращения: 10.11.2022 г.).
3. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 05.02.2018) // Собрание законодательства РФ. - 07.01.2002. - № 1 (ч. 1). - ст. 22.
4. Федеральный закон от 06.04. 2011№ 63-ФЗ «Об электронной подписи». – 2011.
5. Приказ Минфина России от 15 апреля 2021 г. N 61н «Об утверждении унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета, применяемых при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений, и Методических указаний по их формированию и применению» (с изменениями и дополнениями).