УДК 658.7

Управление запасами с использованием моделирования процессов закупочной деятельности

Гостева Наталья Михайловна – магистрант факультета Экономики и менеджмента Муромского института (филиала) Владимирского государственного университета имени Александра Григорьевича и Николая Григорьевича Столетовых.

Пугина Лариса Ивановна – кандидат экономических наук, доцент кафедры Менеджмента Муромского института (филиала) Владимирского государственного университета имени Александра Григорьевича и Николая Григорьевича Столетовых.

Аннотация: В статье рассмотрены ключевые принципы управления материальными запасами. Проанализированы основные плюсы и минусы классической модели Уилсона. Приведены примеры усовершенствования формулы Уилсона для закупочной деятельности с учетом критических факторов.

Ключевые слова: управление запасами, материальные запасы, моделирование процессов, материально-технические ресурсы, оптимальный размер заказа.

Управление запасами является залогом успеха любого бизнеса. Оптимизация объемов, закупаемых МТР – важнейшая задача. При этом возникают два основных вопроса – сколько необходимо закупать и в какой момент времени нужно заказать товар, чтобы обеспечить бесперебойную работу предприятия, не создавая значительных запасов. Важно соблюсти баланс отсутствия дефицита и достаточного (не высокого) уровня запасов для деятельности организации. Нельзя допустить излишнего затоваривания склада.

Фокус на запросах покупателя и конкурентная борьба диктуют новые условия в управлении бизнесом. Скорость реакции и гибкость в меняющихся условиях – это основные задачи менеджмента. Спрос, предложение, быстрый подбор аналогов, смена ассортимента и оптимальный уровень запасов залог успешной деятельности.

Запасы – это часть оборотных средств, которые пребывают в постоянном движении. Отсутствие оборачиваемости запасов – это замораживание капитала и недостаток денежных средств для текущих нужд предприятия. Такое состояние несет убытки. И наоборот, дефицит материально-технических ресурсов влечет за собой недополучение прибыли, из-за срывов производства или отсутствия продаж. Оптимальность объема запасов зависит от объемов продаваемой продукции, товаров, свойств, приобретаемых МТР, возможных рисков срывов поставок и условий закупок.

Новикова Н.В. пишет, что одним из самых важных этапов планирования работы любой производственной единицы – есть определение рационального уровня запасов сырья, полуфабрикатов, инструментов [1]. Основными причинами создания производственных запасов выступает необходимость обеспечения бесперебойного снабжения производственного процесса, периодичность производства разных видов продукции поставщиками, осуществление транспортировки от поставщика до потребителя партиями, а также расхождение ритма производства с ритмом потребления. Предметом теории управления запасами являются поиск такой организации поставок или производства, при которых суммарные затраты на функционирование системы были бы минимальными [1].

Е.Н. Ломкова и А.А. Эпов в своей работе отмечают, что фирмы часто делают разные запасы [2]. Сохраняют сырье, заготовки, готовую продукцию, предназначенную для продажи. Запасов не должно быть ни слишком много, ни слишком мало. В первом случае возникает необходимость неоправданных затрат на хранение, на амортизацию товара. Во втором случае может казаться так, что на складе не будет нужного товара. Кроме того, малое количество запасов предполагает их частое пополнение, которое также нуждается в затратах. Задача управления запасами заключается в том, чтобы во избежание обеих крайностей сделать общие затраты по возможности меньше. В пособии рассматриваются несколько простейших детерминированных моделей управления запасами, а именно, основная модель, модель производственных поставок и модель поставок со скидкой [2].

Главное противоречие в принципах оптимизации состоит между двумя видами затрат – издержками хранения больших объемов запасов, издержками от частых поставок и обработки заказов. Возникает вопрос: Что лучше поставлять товары часто малыми партиями или закупать большие объемы запасов, но один раз в полугодие? При приобретении значительных объемов снижаются издержки на доставку и обработку заказов, но растут издержки хранения МТР на складах. При поставках небольшими партиями растут затраты на доставку, но уменьшаются издержки складского хранения. Как определить баланс и прийти к минимуму затрат?

Классическим вариантом расчета оптимального размера заказа является формула Уилсона. Она была разработана в начале ХХ века. Расчет требует целого ряда ограничений, но для понимания основных принципов формирования размера заказа формула идеально подходит. Идеальным предположением формулы является то, что заказ поступает на склад тогда, когда запасы использованы или равны нулю. Ритмичность поставок основана на цикличности заказов. Заказ формируется в «точке заказа», когда запас снижается до определенного уровня. Также учитывается время исполнения заказа и размер партии (рисунок 1).

Рисунок 1. Модель Уилсона. Закупки по точке заказа.

Формула Уилсона имеет вид:

где Q_опт – оптимальный размер заказа в натуральных или денежных единицах измерения;

С – издержки/затраты на хранение единицы материально-технического ресурса в определенном временном промежутке (в денежных единицах измерения на одну единицу);

F – стоимость размещения/обработки одного заказа (в денежных единицах);

S – прогноз потребности в запасе в определенном временном промежутке (в денежных или натуральных единицах).

Рассмотрим подробно виды затрат:

Затраты на хранение (С).

Затраты на хранение (С) запаса прямо пропорциональны (имеют прямую зависимость) объему заказа. Т.е. если на склад поступает большой объём запаса, то возникают значительные издержки на его содержание, хранение. Часто затраты на содержание принимают как 20-30% от стоимости запаса.

Стоимость обработки заказа (F). В этот показатель входят следующие виды издержек:

работа специалистов по закупкам, менеджеров, в том числе оплата их труда;
поиск и выбор поставщиков, заключение договоров, документальное сопровождение;
представительские расходы.

Чем чаще возникают заказы, тем больше расходы на их обработку.

Модель Уилсона рассматривают в виде трех графиков (затрат содержания на складах, затрат на обработку заказа и сопутствующих затрат). В точке пересечения затрат на хранение и затрат на обработку заказа определяется размер оптимального заказа. В этой точке все издержки минимальны [3].

Зная ОРЗ (Q_опт) и прогноз потребления (S) можно рассчитать периодичность оформления заказов в определенном временном промежутке:

N (количество заказов/период) = S/Q.

Например, для планирования производства 1000 тонн чугуна в течение трех месяцев и известном ОРЗ = 100 тонн можно определить количество заказов. Получается N = 1000/100 = 10 заказов за три месяца.

Однако, формула Уилсона имеет значительный ряд условий, и в реальности они не всегда могут выполняться. Рассмотрим ограничения, без которых формула не может применяться:

применима только для одного продукта;
в расчетном периоде величина спроса постоянна;
среднее значение запаса равно половине объема заказа;
промежуток времени между поставками одинаковый;
издержки на содержание, хранение материально-технического ресурса определяются из стоимости его среднего объёма;
цена товара и затраты на оформление заказа не меняются;
в момент, когда запас равен нулю приходуется новая поставка;
отсутствие транспортного, сезонного, подготовительного и страхового запаса;
производственный процесс имеет постоянную цикличность и продолжительность;
складские площади не ограничены, и нет потерь от дефицита продукции [3].

Как правило, все эти условия выполнить не реально, поэтому формула Уилсона была доработана, появилось множество модификаций, которые учитывают специфику организаций.

Учитывая условия бизнеса, где невозможно обеспечить постоянный спрос и бесперебойные поставки применение модели Уилсона невозможно. Поэтому модель была доработана и имеет множество вариаций для разных способов планирования производства и управления запасами.

модель с постепенным пополнением запасов:

, где D – объем поступления МТР на склад за расчетный период;

модель работы с заказом большого ассортимента товаров:

Qi = Si×(2×F)/(S×I), где Si–потребность в одном наименовании товара, а S и I–вектор потребностей и вектор затрат на хранение различных наименований товара;

модель, учитывающая потери от дефицита продукции:

где Н – это издержки за счет дефицита продукции [3].

Разработаны модели с применением скидок при поставках больших объёмов, с возвратом НДС, в условиях дефицита денежных средств и др. Применяя какую-либо из моделей необходимо иметь в виду, что все расчеты могут быть отнесены к одному временному промежутку. Т.е. к разным ситуациям применимы разные модели расчета оптимального заказа [4].

Формула Уилсона – это классическая идеальная модель, которая в реальности не всегда может быть применима. В постоянно меняющихся условиях возникает множество факторов, не вписывающихся в рамки модели, которые оказывают влияние на качество входных данных и, в итоге, на результат.

Рассмотрим факторы, влияющие на процесс управления запасами:

объем заказа может отличаться от рассчитанного. Это зависит от ряда условностей: неравномерности спроса в рассматриваемом периоде, удаленности поставщиков, сложностей способов доставки;
приходиться рассматривать все разновидности запасов – текущие, страховые, сезонные;
для оптимизации запасов необходимо учитывать множество факторов: объем заказа, время заказа, доставка, интервал между заказами, размер страхового запаса;
необходимы различные системы, отслеживающие остатки запасов на складах;
ошибки планируемого сбыта (прогноз), которые влияют на размер оптимального заказа;
срывы сроков поставок от поставщиков из удаленных районов или других стран;
плохая коммуникация логистов, от которых зависит формирование запасов [4].

Рассчитанный по методике размер оптимального заказа на практике оказывается меньше, чем минимальная партия у поставщика. В этом случае приходится изменять размер заказа под стандарты поставщиков.

Однако, несмотря на ограничивающие факторы модель можно использовать в длительной перспективе для некоторых бизнес–процессов в случаях с наиболее стабильными товарами.

Например, предприятие продаёт муку в мешках по 50 кг и годовой прогноз продаж S составляет 13000 тонн. Для применения модели Уилсона необходимы следующие данные:

В стоимость обработки заказа (F) входят заработная плата специалистов отдела закупок – 30000 рублей и стоимость содержания офиса (аренда, обслуживание орг. техники, связь, интернет) – 20000 рублей. F = 50000 рублей.

Затраты на хранение (С) состоят из стоимости аренды складских площадей, стоимости погрузочно-разгрузочных работ, заработной платы кладовщиков, водителей, грузчиков. Итого (С):64000 рублей/тонну.

Рассчитаем оптимальный размер заказа

Учитывая, что грузоподъемность вагона 68т необходимо поставлять по 2 вагона 8 раз в месяц. Т.е. ((68*2)*8)*12 = 13056т.

Страховой запас, рост продаж (сбыт), срывы в поставках в данном расчете не учитываются.

Таким образом, подводя итог, практически каждый бизнес-процесс сталкивается в своей деятельности с запасами, управление которыми является важной составляющей для успешного существования. Управление запасами дает возможность предприятию максимизировать свою прибыль за счет оптимизации уровня запасов и эффективного использования собственных мощностей. Используя в работе элементы математического моделирования, можно адаптировать модель Уилсона под требуемые процессы. Это поможет найти баланс между издержками на складское хранение, доставку, размещение заказа с учетом исключения дефицита и затоваривания. Тем самым, высвободить денежные ресурсы, увеличить прибыль и повысить доверие клиентов.

Список литературы

Новикова Н. В. Экономико-математические методы и модели: [конспект лекций] / Н.В. Новикова – Минск, 2018 – 46 с.
Ломкова Е. Н. Экономико-математические модели управления производством (теоретические аспекты): [учеб. пособие] / Е.Н. Ломкова, А.А. Эпов. – Волгоград: ВолгГТУ, 2015 – 67 с.
Плоткин Б. К. Экономико-математические методы и модели в логистике: [yчеб. пособие] / Б.К. Плоткин, Л.А. Делюкин. – СПб.: СПбГУЭФ, 2017 – 96 с.
Стерлигова А.Н. Управление запасами в целях поставок. - М.: ИНФРА- М, 2018 – 320 с.

Интересная статья? Поделись ей с другими: