УДК 378

Универсальный алгоритм организации ивента в высшем учебном заведении

Кичмаренко Анастасия Игоревна – студентка кафедры Маркетинга, рекламы и связей с общественностью Новосибирского государственного университета экономики и управления.

Аннотация: В данной статье предлагается концепция универсального алгоритма организации ивента для высших учебных заведений. Разработка систематизированного подхода к планированию, проведению и оценке мероприятия в высших учебных заведениях способствует эффективной реализации образовательных и развлекательных целей, а также укреплению сообщества как абитуриентов, так и студентов.

Ключевые слова: событийный маркетинг, ивенты, университеты, маркетинговые коммуникации, абитуриенты, День открытых дверей.

В современном мире высшее образование играет ключевую роль в формировании профессиональных навыков и развитии личности. При этом эффективная организация событийного маркетинга в учебных заведениях остается актуальной задачей. Событийный маркетинг представляет собой маркетинговую или сейлз-коммуникацию, изменяющуюся во времени и в зависимости от специфического события. В зарубежной литературе событийный маркетинг также называют Trigger marketing или Event-driven marketing. Он используется в формировании новостного повода для PR-кампании, а также как способ взаимодействия с целевыми группами [3]. В рамках высших учебных заведений событийный маркетинг представляет комплекс мероприятий для привлечения внимания абитуриентов, укрепления связей между студентами и привлечения спонсоров и партнеров. Эффективная организация мероприятий в университетах способствует достижению нескольких ключевых целей:

1. Мероприятия, ориентированные на академическую составляющую, такие как круглые столы, научные конференции, помогают студентам расширить и углубить свои знания, развить профессиональные и надпрофессиональные навыки.
2. Формирование сообщества. Ивенты в вузе способствуют созданию прочных связей между студентами, преподавателями и администрацией, что способствует развитию дружественной и поддерживающей атмосферы на кампусе.
3. Развитие личности. Культурные и развлекательные мероприятия не только способствуют отдыху, но и помогают студентам расширить свой кругозор, развить творческие способности и личностные качества.
4. Продвижение внешних связей. Мероприятия в университете могут служить платформой для установления контактов с внешними организациями, предприятиями и специалистами, что способствует реализации стажировок, проектов совместного сотрудничества и будущему трудоустройству студентов.

В Новосибирском государственном университете экономики и управления реализуется целый ряд таких мероприятий, затрагивающий целевую аудиторию действующих студентов: Сибирский аудиторский форум, Всероссийская научно-практическая конференция с международным участием «Гуманитарная культура: вызовы современности», Коммуникационный Форум NovoPRsk, Студенческая весна и другие мероприятия научной, спортивной и творческой направленности. Данные мероприятия способствуют формированию социальных связей между действующими студентами, преподавателями, а также приглашенными экспертами в той или иной области.

Событийный маркетинг также представляет собой другую сторону организации мероприятий с целью продвижения интересов ВУЗа среди целевой аудитории абитуриентов и их родителей, управления их впечатлением, повышения лояльности и привлечения большего числа абитуриентов [2].

Эффективная организация мероприятий для абитуриентов в университете играет ключевую роль в формировании их представления о жизни на кампусе и важности выбора данного учебного заведения. Эффективность ивентов, ориентированных на целевую аудиторию абитуриентов, заключается в следующем:

1. Привлечение талантливых студентов. Мероприятия для абитуриентов, такие как дни открытых дверей, экскурсии по вузу и презентации программ обучения, позволяют потенциальным абитуриентам получить глубокое представление о предлагаемых возможностях и ресурсах университета, что может помочь привлечь лучших абитуриентов.
2. Спланированные и организованные мероприятия могут увеличить вероятность, что абитуриенты выберут данный университет для продолжения своего образования, что в конечном итоге приведет к повышению конверсии и увеличению численности студентов.
3. Создание позитивного первого впечатления и формирование имиджа вуза. Мероприятия для абитуриентов создают возможность учебного заведения произвести позитивное впечатление на потенциальных студентов, что может стать отправной точкой для долгосрочных отношений и лояльности со стороны абитуриентов.

В качестве мероприятия, ориентированного на целевую аудиторию абитуриентов, выступает День открытых дверей. День открытых дверей — это мероприятие, организуемое учебным заведением, чтобы предоставить потенциальным студентам, их семьям и другим заинтересованным лицам возможность познакомиться с университетом. В течение этого дня обычно проводятся экскурсии по кампусу, презентации о программах обучения, встречи с преподавателями и студентами. День открытых дверей помогает потенциальным студентам принять информированное решение о поступлении, а также создает позитивное впечатление о учебном заведении.

Как отмечают исследователи в области событийного маркетинга, «проводимые учебными заведениями мероприятия зачастую не только не решают стоящие перед ними задачи по продвижению, но и отбивают у аудитории интерес к своим событиям, что мешает в дальнейшем привлечь гостей даже на интересные события» [1]. Так, уникальные потребности и интересы абитуриентов, разнообразие форматов ивентов, а также ограничения времени и ресурсов требуют разработки универсального алгоритма организации ивентов, в частности мероприятия, являющего основополагающим для всех университетов – Дня отрытых дверей.

Этот ивент представляет собой уникальную возможность для будущих студентов ознакомиться с возможностями университета, программами обучения, инфраструктурой и внеучебной жизнью вуза. Эффективная организация Дня открытых дверей требует тщательного планирования, творческого подхода и комплексного взаимодействия всех участников процесса.

Мы сформулировали универсальный алгоритм, который совмещает в себе традиционные методы и современные технологии, а также учитывает творческие аспекты организации ивентов. Этот алгоритм представляет собой надежное руководство для учебных заведений, стремящихся провести успешное и запоминающееся мероприятие и помочь в реализации целей образовательного учреждения. При составлении алгоритма организации мероприятия для высшего учебного более детальное внимание стоит уделить процессу подготовки. На рисунке 1 представлен алгоритм проведения ивента для высшего учебного заведения на примере Дня открытых дверей.

Рисунок 1. Алгоритм проведения ивента в высшем учебном заведении.

На этапе брифинга в случае с университетом заказчиком выступает отдел организации приёмной кампании и ректор вуза, поэтому необходимо провести встречу и узнать обязательные форматы с точки зрения представителей, возможности использования кампуса университета, желаемые результаты и возможный бюджет на организацию и реализацию данного мероприятия. Во время планирования и подготовки события определить цели и задачи ивента, создать уникальную концепцию, интересную для целевой аудитории, проработать форматы и возможные интерактивные точки для демонстрации абитуриенту факультетов вуза, и конкурентных преимуществ в качестве внеучебных траекторий, определить дату, время мероприятия, назначить ответственных лиц по реализации отдельных направлений. Составить детальную смету мероприятия, включая расходы на создание рекламных материалов, рекламу в социальных сетях, печатные материалы (буклеты, афиши, баннеры, прессволы), расчет затрат на декорации, мерч и иные мелкие расходы. Далее подготовить расписание и сценарий мероприятия путём брейншторма с инициативной творческой группой.

На этапе рекламы и привлечения спонсоров происходит поиск возможных организаций и компаний, заинтересованных в своём продвижении и сотрудничестве с учебным заведением. Также происходит создание рекламных материалов, размещение информации на сайте вуза, в социальных сетях, билбордах города и печатных изданиях.

Следующий этап подразумевает под собой включение в программу ивента разнообразных творческих активностей, подготовки презентаций о вузе, программах обучения, его инфраструктуре и конкурентных особенностях. Интеграция современных технологий, таких как виртуальные туры по кампусу, интерактивные приложения для ознакомления с программами обучения, использование виртуальной реальности может способствовать созданию впечатлений у посетителей мероприятия.

Этап проведения мероприятия включает в себя регистрацию и встречу гостей (абитуриентов и их родителей), выдачу информационных материалов, проведение программы, учет тайминга и соблюдение расписания, организация общения с действующими студентами, представителями вуза: ответы на вопросы, консультации, предоставление возможности для проведения перерывов, отдыха и питания, сбор обратной связи от участников через анкетирование или опросы.

После мероприятия необходимо дать оценку прошедшему ивенту: проанализировать ответы абитуриентов, данные о посещаемости и активности участников, идентифицировать ключевые успехи и возможных областей для улучшения, сформировать отчет о мероприятии с рекомендациями для будущих действий.

Подводя итог, нужно отметить, что событийный маркетинг является важным инструментов в продвижении и развитии университета. Алгоритм организации и проведения Дня открытых дверей позволит учебным заведениям эффективно проводить мероприятие, привлекая большее количество потенциальных студентов и создавая положительное впечатление о заведении, формируя в глазах абитуриентов положительный имидж. Реализация алгоритма позволит более полноценно организовать творческий и креативный день открытых дверей, привлекая внимание и интерес потенциальных студентов и создавая неповторимую атмосферу события.

Список литературы

1. Макаров А. А., Чикалова Л. С. Мероприятия «событийного» маркетинга в высших учебных заведениях: обзор практики и перспектив применения // Вестник Шадринского государственного педагогического университета. 2021. №2 (50). С. 126-131.
2. Кичмаренко А. И. Событийный маркетинг в вузе для работы с абитуриентами // Студенческий: электрон. научн. журн. 2024. № 15(269). С. 61-64.
3. Буракова К. С. Событийный маркетинг как инструмент маркетинговых коммуникаций // Форум молодых ученых. 2019. №2 (30). С. 347-350.