УДК 004.414

Анализ возможностей использования информационных систем в учетной деятельности музеев

Кириллина Юлия Владимировна – доцент кафедры Практической и прикладной информатики МИРЭА – Российского технологического университета

Морозова Ирина Олеговна – студент МИРЭА – Российского технологического университета

Аннотация: В данной статье рассматривается использование информационных систем в учетной деятельности музеев. Анализируются текущие подходы к учету музейных ценностей, существующие программные продукты на рынке программного обеспечения, формируются функциональные и нефункциональные требования к информационной системе учета музейных ценностей.

Ключевые слова: музейная деятельность, учет музейных ценностей, информационные системы, музеи.

Введение

Деятельность музеев охватывает широкий спектр задач и целей, направленных на сохранение, исследование, представление и образование в области культурного и естественного наследия. Музеи играют ключевую роль в сохранении культурных ценностей, предоставляя доступ к редким и ценным предметам, документам и произведениям искусства. Основная цель музейной деятельности заключается в передаче культурных, исторических и научных ценностей будущим поколениям, обеспечивая при этом их доступность и понимание для современников.

Учетная деятельность музеев имеет критическое значение для сохранения культурного наследия, современные технологии предоставляют новые возможности для проведения автоматизации и оптимизации процесса учета [1].

Традиционный учет музейных ценностей

В соответствии с пунктом 6.1 Приказа Министерства культуры РФ от 23 июля 2020 г. № 827 «Об утверждении Единых правил организации комплектования, учета, хранения и использования музейных предметов и музейных коллекций» [2], учет музейных предметов включает комплекс мер, обеспечивающих идентификацию и предметно-количественный учет музейных предметов, регистрацию в специальной учетной документации в целях идентификации, организации оптимального хранения, оперативного установления местонахождения, контроля за изменениями в составе и состоянием сохранности, научного изучения и эффективного использования.

Исходя из определения, в рамках данной статьи будет рассмотрен процесс учета музейных ценностей, который включает в себя прием предмета в музейный фонд и списание предмета из музейного фонда.

На основе «Инструкции по учету и хранению музейных ценностей» [3] была сформирован модель процесса в нотации BPMN 2.0, отраженная на Рисунках 1-3. Процесс запускается при поступлении заявления владельца предмета, который может представлять собой музейную ценность, а завершается приемом предмета в музейный фонд.

В случае же наступления одного из возможных событий:

• утрата и разрушение музейных предметов и музейных коллекций;
• обмен музейных предметов и музейных коллекций на другие музейные предметы и музейные коллекции при условии эквивалентности обмена;
• ошибочность экспертного заключения о культурно-историческом значении, физическом состоянии и других особенностях, на основании которого экспертной фондово-закупочной комиссии музея было принято решение о включении их в состав основного фонда;
• соответствующее судебное решение, вступившее в силу,

запускается процесс списания предмета.

В результате анализа бизнес-процесса выявлено следующее: процессы внесения данных в книгу поступления и в инвентарную книгу выполняются вручную, так как заполнение книги поступлений музея и последующее проведение научной инвентаризации также производится в бумажном формате.  Такая проблема возникла из-за того, что с 1985 года до июля 2020 на законодательном уровне было прописано, что все книги музея должны были в обязательном порядке вестись от руки.

Рисунок 1. Модель бизнес-процесса «Прием музейных ценностей» (AS-IS) в нотации BPMN 2.0.

 

Рисунок 2. Модель бизнес-процесса «Прием музейных ценностей» (AS-IS) в нотации BPMN 2.0 (продолжение).

 

Рисунок 3. Модель бизнес-процесса «Списание музейных ценностей» (AS-IS) в нотации BPMN 2.0.

Внесение изменений в отечественное законодательство позволяет теперь использовать музеям информационные системы для автоматизации процессов.

Обзор существующих решений

На данный момент российский рынок музейных информационных систем достаточно мал. Использование зарубежных информационных систем в контексте процесса учета музейных ценностей является невозможным, так как процесс четко регламентирован законодательством РФ и имеет свои тонкости и отличия по сравнению с другими странами.

В России существует всего два современных решения, используемых большинством музеев — АС «Музей» ГИВЦ [4] и КАМИС 5 [5].

Обзор данных решений представлен в Таблице 1. Как можно заметить, функционал систем идентичен, отличия есть только в стоимости решения и виде развертывания.

Таблица 1. Обзор существующих разработок.

Критерии сравнения	Информационная система
	АС «Музей» ГИВЦ	КАМИС 5
Характеристики	Крупные и небольшие музеи, арт-галереи	Крупные и небольшие музеи, арт-галереи, частные коллекционеры. Доступ к системе осуществляется через браузер
Функционал	прием и учет музейных предметов; документальное оформление перемещений предмета в музее; регистрация музейных предметов в инвентарных книгах и книгах поступлений; печать инвентарных карточек; учет реставрационных работ; поиск предметов по различным критериям; полнотекстовый поиск по базе данных; отчетность, форма 8-НК; аналитика; файловый обмен данных с АС «Госкаталог 2.0»	учет и хранение; каталогизация; подготовка выставок и публикаций; реставрация; создание систем для посетителей; публикация коллекции в Интернет; отчетность, форма 8-НК; аналитика; файловый обмен данных с АС «Госкаталог 2.0»
Стоимость (руб.)	Муниципальным учреждениям доступна бесплатная базовая лицензия для одного сотрудника. Для частных учреждений цена лицензии зависит от количества рабочих мест: для одного сотрудника — 30000 руб., для трех — 50000 руб., для пяти — 75000 руб., для 10 — 130000 руб. Кроме того необходимо наличие платформы 1С:Предприятие 8.3 и клиентских лицензий 1С	Цена предоставляется по требованию
Необходимое оборудование	Для сложной распределенной сети понадобится локальный сервер, персональный компьютер	Сервер предприятия, персональный компьютер

Главным недостатком является стоимость данных систем, которая может быть слишком высокой для региональных или небольших музеев. Кроме того, нет возможности кастомизации системы или выбора определенных модулей для внедрения. Решения, представленные на рынке, являются очень комплексными и порог входа может быть слишком высоким для сотрудников музея, которые до этого никогда не работали в информационных системах.

Формирование функциональных и нефункциональных требований к проектируемой системе

Исходя из проведенного обзора и анализа аналогов на рынке ПО были сформированы следующие функциональные требования к разрабатываемой ИС.

1. Регистрация и управление данными о каждой музейной ценности.
2. Формирование документов, необходимых для полноценной реализации учетной деятельности музея.
3. Хранение информации о сотрудниках музея, включая ФИО, контактные данные, должности и историю занятости.
4. Управление списком сотрудников и их доступом к системе.
5. Ведение списка владельцев музейных ценностей и их контактной информации.
6. Возможность создания разнообразных отчетов о результатах учетной деятельности.
7. Информационная система должна иметь 5 ролей, в соответствии с которыми будут разграничены зоны доступа сотрудников к функционалу.
8. Система должна обеспечивать гибкое управление доступом к данным в зависимости от роли и полномочий сотрудников музея.

Нефункциональные требования:

1. Производительность: время отклика системы не должно превышать 20 секунд.
2. Безопасность: должна быть обеспечена защита данных от несанкционированного доступа, а также должна гарантироваться безопасность информации музейного фонда.
3. Надежность: система должна быть доступна в течение рабочего времени сотрудников.
4. Удобство использования: интерфейс, удобный и понятный в использовании для сотрудников музея любого возраста.
5. Масштабируемость: возможность дальнейшего расширения функционала системы, увеличения количества ролей в системе.

Пользователями информационной системы будут научный сотрудник, главный хранитель, директор и ЭФЗК.

Рисунок 4 отражает функциональные возможности проектируемой информационной системы учета музейных ценностей.

Рисунок 4. Диаграмма вариантов использования.

Для каждой роли будут предоставлены свои функциональные возможности.

Научный сотрудник:

• авторизация;
• управление данными о владельцах предметов;
• управление заявлениями владельцев;
• управление актами ВХ ЭФЗК;
• управление инвентарными книгами;
• просмотр данных в книгах поступлений предметов;
• просмотр предметов фонда и их данных.

Главный хранитель:

• авторизация;
• управление актами временного хранения ЭФЗК;
• управление экспертизами;
• управление актами возврата;
• управление актами списания:
• управления актами приема предметов на постоянное хранение;
• управление книгами поступлений;
• управление инвентарными книгами;
• просмотр предметов фонда и их данных;
• аналитика.

Директор:

• авторизация;
• просмотр экспертиз и их данных;
• просмотр протоколов ЭФЗК;
• утверждение актов возврата;
• управление приказами о списании;
• просмотр предметов фонда и их данных;
• утверждение актов приема предметов на постоянное хранение.

ЭФЗК:

• просмотр актов временного хранения ЭФЗК;
• управление экспертизами;
• управление протоколами ЭФЗК.

Администратор:

• управление доступа пользователей системы;
• добавление сотрудников в систему.

Информационная система будет содержать справочную информацию и использовать следующие справочники «Должность», «Сотрудник», «Фонд» и «Фондовая коллекция».

Справочник «Должность» должен содержать в себе информацию о должностях, отвечающих вариантам должностей сотрудников в системе: директор, главный хранитель, сотрудник ЭФЗК, научный сотрудник.

Справочник «Сотрудник» должен содержать все данные сотрудников музея, работающих с системой. В случае, если администратору будет необходимо подключить нового сотрудника к системе, соответствующая запись будет добавлена в справочник.

Справочник «Фондовая коллекция» должен содержать фондовые коллекции музея. В зависимости от нужд музея, их состав может меняться администратором системы.

Справочник «Фонд» должен содержать фонды музея. Как правило, музей имеет основной фонд, фонд временного хранения, раритетный, научно-вспомогательный, обменный и дублетный фонды. В зависимости от нужд музея, их состав сможет быть изменен администратором информационной системы.

Входной информацией для информационной системы будет карточка владельца и его заявление.

Информационная система должна будет позволять формировать следующие статистические и аналитические отчеты:

• статистический отчет о приеме предметов по месяцам;
• аналитический отчет по приему и возврату предметов;
• статистический отчет о предметах в фондах музея.

Для реализации информационной системы потребуется осуществить реализацию логической модели данных на физическом уровне (Рисунок 5).

Рисунок 5. Логическая модель данных.

Представленная логическая модель содержит в себе 23 сущности, которые связаны между собой типом связи один ко многим.

Заключение

Таким образом, внедрение информационных систем в учетную деятельность музеев открывает новые возможности для повышения эффективности и надежности учета музейных ценностей, а разработанный проект предлагает комплексный подход к решению существующих проблем.

Список литературы

1. Гришина, Н. В. Музейные информационные системы и информационные риски их использования // Вестник МФЮА – 2018. – № 4. – С. 98-101. – URL: https://cyberleninka.ru/article/n/muzeynye-informatsionnye-sistemy-i-informatsionnye-riski-ih-ispolzovaniya (дата обращения 05.04.2024)
2. «Об утверждении Единых правил организации комплектования, учета, хранения и использования музейных предметов и музейных коллекций». Приказ Министерства культуры от 23 июля 2020 № 827 : [сайт]. URL: https://base.garant.ru/74868877/ (дата обращения: 15.03.2024)
3. Инструкция по учету и хранению музейных ценностей: [сайт]. URL: https://www.cultmanager.ru/article/8754-19-m06-28-instrukciya-po-uchetu-i-hraneniyu-muzejnyh-cennostejhttps://www.cultmanager.ru/article/8754-19-m06-28-instrukciya-po-uchetu-i-hraneniyu-muzejnyh-cennostej (дата обращения: 15.03.2024)
4. АС «Музей» ГИВЦ Минкультуры России: [сайт]. URL: https://givc.ru/solution/museum-givc/ (дата обращения: 15.03.2024)
5. Автоматизированная информационная музейная система КАМИС: [сайт]. URL: https://kamis.ru/kamis/kamis-5/ (дата обращения: 15.03.2024).