УДК 004

Электронный документооборот университета

Баранова Снежана Дмитриевна – студент бакалавриата Института космических и информационных технологий Сибирского федерального университета

Научный руководитель Макуха Любовь Витальевна – старший преподаватель Института космических и информационных технологий Сибирского федерального университета

Аннотация: В связи с территориальной разрозненностью институтов внутри университета, на ведение бумажного делопроизводства уходит большое количество времени, бумаги и немалый объем работы. Поэтому данная статья посвящена автоматизации документооборота организации и описывает переход от бумажного движения документов к электронному с помощью системы «1С: Документоборот». Внедренная система снизила вероятность потери документов и упростила взаимодействие между сотрудниками, что также уменьшило количество времени, которое необходимо затратить на формирование и обработку документации.

Ключевые слова: электронный документооборот, бизнес-процессы, «1С: Документооборот», электронный документ, алгоритмы, автоматизация.

В современном мире информационные технологии занимают особое место. Сегодня практически любое предприятие оборудовано вычислительной техникой и современными информационными системами, позволяющими оперативно и грамотно решать экономические задачи различной сложности и эффективно поддерживать его функционирование. Большим преимуществом организаций является наличие мощной информационной системы, успешно решающей обширный круг задач по планированию и контролю процесса деятельности предприятия.

В структуру Красноярского ГАУ входят семь институтов, большинство из них находятся на отдаленном расстоянии друг от друга, поэтому ведение бумажного делопроизводства имеет значительные минусы, например, для того, чтобы согласовать или подписать данный документ нужно потратить определенное время на перемещение от одного структурного подразделения вуза до другого.

Электронный документооборот позволяет минимизировать бумажный документооборот, снизить время на согласование, подписание и исполнение заявлений, ускорить обработку документа, снизить вероятности потери документов, ускорить поиск документов, упорядочить архивы и т.д. Особенно актуально в случаях, когда подразделения университета разнесены друг от друга.

Для внедрения электронного документооборота использована система «1С: Документооборот государственного учреждения», разработанная на технологической платформе «1С: Предприятие» [1]. При достижении поставленной цели решены следующие задачи, описанные ниже.

Для сокращения количества переключений между двумя информационными системами используется интеграция между «1С: Университет ПРОФ» и «1С: Документооборот», которая позволяет интегрировать объекты из одной информационной системы в другую, что значительно повышает удобство работы сотрудников университета с электронным документооборотом. В свою очередь на стороне интегрированной системы из программного интерфейса пользователю разрешено создание, выполнение задач и просмотр истории движения документа.

Для корректного перехода от бумажного документооборота к электронному в системе «1С: Документооборот» добавлены все виды документов (приказы по личному составу студентов/поступающих: отчисление, восстановление, перевод; приказы о командировках, приказы о материальной ответственности, служебные записки и другие). А также настроена структура всего вуза по отделам и указана вся информация о сотрудниках университета, в том числе их должности. Для разграничения доступа и хранения электронных документов настроены папки, видимость которых доступна определенному кругу людей. Помимо этого, сотрудникам, в зависимости от типа работ, выданы права для работы в системе «1С: Документооборот» [2].

При движении по электронному документообороту важна формулировка самого документа, поэтому с использованием встроенного языка программирования 1С [3], в системе «1С: Университет ПРОФ» все действующие приказы по личному составу студентов/поступающих внутри университета отредактированы и перенесены с бумажного вида в электронный.

По результатам анализа движения видов документа, для каждого из них с помощью алгоритмов запрограммирован сценарий перемещения в электронном документообороте. Механизм бизнес-процессов направлен на автоматизацию порядка взаимодействия сотрудников в организации. Процессы представляют собой цепочки заранее подготовленных действий, которые должны выполнять различные пользователи. Как только очередной пользователь выполняет назначенную ему задачу, программа автоматически формирует задачу следующему пользователю. Процессы регламентируют процедуру обработки документов, заключенную в организации определенной последовательности действий над документами, автоматизации назначения ответственных за определенный этап сотрудников, контроль за выполнением работ, согласование и принятие решений [4].

Работникам университета проведен инструктаж с использованием презентации, в которой описаны действия для работы в электронном документообороте. Неотъемлемой частью стало и обучение для всех внутренних отделов университета.

Описание алгоритма работы пользователей на примере приказа, проиллюстрировано на рисунке 1.

Рисунок 1. Блок-схема движения приказа.

Для начала создания приказа и отправки его на подпись, должно поступить заявление от физического лица, это является входящим электронным документом, который в «1С: Документооборот» вносится менеджером студенческого офиса. Дальше после внесения информации и всех прилагающихся документов автоматически начинается процесс рассмотрения заявления проректором по учебной-воспитательной работе и молодежной политике, после положительного рассмотрения, документ отправляется начальнику студенческого офиса, который назначает исполнителя. После этого менеджером студенческого офиса создается приказ в системе «1С: Университет», на вкладке «Приказ (создание) имеются разделы для отправки документа в систему «1С: Документооборот», показана на рисунке 2.

Рисунок 2. Вкладка «Приказ (создание)».

На вкладке «Документооборот» видно движение этого документа, а также есть возможность создавать связи с другими документами, которые созданы в системе 1С: Документооборот (Рисунок 3).

Рисунок 3. Вкладка «Документооборот» в системе «1С: Университет ПРОФ».

Приказ проводится и отправляется в ЭДО с помощью функции «создать на основании Документооборот: процесс» виде текстового файла. Для отправки документа выбирается нужный сценарий из предложенного перечня, показанный на рисунке 4.

Рисунок 4. Создание процесса из системы «1С: Университет ПРОФ».

Затем выбирается алгоритм движения документа в соответствии с типом приказа, показано на рисунке 5.

Рисунок 5. Окно выбора алгоритма движения приказа.

Вначале процесса приказ согласовывается, в каждом типе приказа свой перечень и порядок согласующих лиц. Чтобы согласовать приказ, пользователь может, не выходя из системы «1С: Университет» просмотреть все прикрепленные электронные документы и завершить процесс (рисунок 6).

Рисунок 6. Начальная страница «1С: Университет ПРОФ».

 После прохождения согласования приказ и лист согласования, а при необходимости входящие электронные документы распечатывают и относят на подпись ректору. После этого документ отправляется в канцелярию, где присваивается номер приказа. Дальше происходит ознакомление с приказом участвующих в процессе отделов (рисунок 7).

Рисунок 7. Ознакомление с результатом движения приказа.

В результате проделанной работы, помимо того, что внедрение электронного документооборота позволило автоматизировать движение документов внутри университета, оно также снизило вероятность потери документов и упростило взаимодействие между сотрудниками. Автоматизация документооборота также снизила время сотрудников на формирование документации и ее обработку. Кроме того, программа обеспечивает надежность хранения информации, что позволяет распределить права доступа к ней.

Список литературы

1. Документооборот государственного учреждения / А. Безбородов, С. Вильф, В. Виноградов [и др.] ; Москва, 2022. – 120 с.
2. Лимонтова, М. Как внедрить 1С: Документооборот в условиях хаоса / М. Лимонтова // INFOSTART.RU. – 2018. – URL: https://infostart.ru/1c/articles/1111403/ (дата обращения: 30.04.2023).
3. Низамутдинов, И. И. Программирование в 1С – за 9 шагов / И. И. Низамутдинов. – Ижевск, 2014. – 502 с.
4. Агейчик, Е. Настройка бизнес-процесса в 1С:Документооборот 3.0 и 1С:Документооборот 2.1 / Е. Агейчик // ИнфоСофт IT Эксперт – для бизнеса и госсектора – 2022. – URL: https://is1c.ru/about/pc/article/nastroyka-biznes-protsessa-v-1s-dokumentooborot-3-0-i-1s-dokumentooborot-2-1/(дата обращения: 30.04.2023).