УДК 004.021, 004.01

Улучшение метода контроля процесса сортировки входящих документов в электронной системе обмена документами

Трушин Степан Михайлович – ассистент кафедры математического обеспечения и стандартизации информационных технологий МИРЭА – Российского технологического университета

Трушина Ирина Юрьевна – учитель математики в Школе № 1381 в Москве

Ермакова Вероника Игоревна – студент МИРЭА – Российского технологического университета г. Москва,

Ванесян Давид Альбертович – студент МИРЭА – Российского технологического университета

Новожилов Эдуард Евгеньевич – студент Новгородского государственного университет им. Ярослава Мудрого

Аннотация: В данной работе был проведен анализ процесса обработки входящих документов на примере системы электронного документооборота, используемой Воронежским институтом уголовно-исполнительной системы России. Был изучен один из методов формирования очереди задач для обработки входящих документов и определен набор входных параметров для создания алгоритма сортировки. На основе рассмотренных задач была разработана функциональная структура информационной системы АРМ делопроизводителя.

Ключевые слова: тип задачи, статус задачи, функциональная структура, информационная система, ИС, АРМ.

Введение

Программа "Цифровая экономика" предъявляет новые требования к системе государственного управления. Хотя федеральный проект "Цифровое госуправление" предусматривает значительные улучшения взаимодействия граждан с государством и между государственными органами, он не решает всех текущих проблем неэффективности государственных органов и не удовлетворяет полностью потребности цифровой трансформации. Необходимо осуществить кардинальные изменения в подходах к организации работы федеральных органов власти с применением цифровых технологий и алгоритмов. Без системной трансформации управленческих процессов и без радикальной перестройки работы всего государственного аппарата невозможно получить масштабную отдачу от цифровизации.

Из-за незавершенности нескольких реформ (административной, государственной службы, бюджетного сектора, электронного и открытого правительства) негативные управленческие практики, которые до сих пор сохраняются, ограничивают возможности для всеобщего внедрения современных цифровых технологий в уголовно-исполнительную систему Российской Федерации.

Также стоит отметить, что в нашей стране механизм информатизации не стал инструментом для формирования единой архитектуры ИТ-решений на федеральном уровне. Федеральные организации продолжают быть независимыми заказчиками ИТ-решений для автоматизации своей деятельности.

В настоящее время возрастает потребность в новых методах организации электронного документооборота, так как принятие управленческих решений является ключевой функцией многих учреждений и организаций, и результатом этой деятельности является объемная документация, обработка которой может потребовать значительного времени, что может препятствовать осуществлению основной деятельности.

Для повышения эффективности работы учреждений все большее значение приобретают современные информационные технологии. Одним из ключевых аспектов в этом процессе является переход от использования бумажной документации к электронной. Такой переход позволит улучшить управление информационным потоком и достичь наилучших результатов в стратегии управления.

Вне зависимости от структуры и направления деятельности, актуальной задачей является сортировка и своевременная обработка входящей документации. Недостаточное внимание к данной проблеме может привести к потерям или задержке получения (и выполнения) документов адресатами.

Процесс обработки документов был рассмотрен на примере СЭД УИС, системы электронного документооборота в уголовно-исполнительной системе России.

Процесс передвижения документов в учреждениях и органах Федеральной службы исполнения наказаний Российской Федерации

В данном контексте, понятие "задача" представляет собой документ, который содержит список инструкций для выполнения и затраченное время на выполнение этих инструкций от момента получения документа до его полного выполнения. Существует общепринятый подход к организации документооборота, который включает в себя такие этапы, как первичная обработка входящих документов, их предварительное рассмотрение, регистрация, рассмотрение руководством, направление на исполнение, контроль исполнения и подшивка в деле.

Под термином "документопоток" понимается процесс передвижения документов в органах и учреждениях ФСИН России, начиная от их создания или получения и заканчивая завершением исполнения или отправкой. В данном контексте мы рассмотрим, как работает система электронного документооборота (СЭД УИС) при обработке входящих документов.

Существует ряд типовых процессов, включенных в обработку входящего документа:

1. Регистрация документа, включающая следующие задачи:

• доставка юридической корреспонденции;
• первичная обработка документа и передача его на регистрацию в отдел, отвечающий за централизованную регистрацию входящих документов;
• регистрация документа;
• подготовка проекта резолюции по доку­менту;
• направление документа на рассмотрение руководителю.

2. Обработка входящего документа продолжается этапом рассмотрения, включающим следующие задачи:

• подготовка проекта резолюции. Эту задачу может выполнить сотрудник подразделения, ответственного за регистрацию входящих документов, или помощник руководителя, которому документ направлен на рассмотрение, или сам руководитель;
• направление документа на рассмотрение руководителю;
• рассмотрение документа руководителем и формирование резолюции;
• отправка документа на исполнение.

3. Процесс исполнения поручения по документу включает следующие этапы:

• принятие поручения на исполнение;
• подготовка отчета о выполнении поручения;
• отправка отчета об исполнении поручения по документу на утверждение;
• ознакомление с отчетом об исполнении поручения;
• возврат отчета об исполнении поручения на доработку, если не все требования были выполнены;
• утверждение отчета об исполнении поручения.

4. Данный процесс связан с обеспечением контроля за исполнением документа и включает в себя следующие этапы:

• постановка документа на контроль, что подразумевает установку специального режима обработки данного документа;
• проведение контроля за выполнением поручений, которые были вынесены при рассмотрении документа;
• снятие документа с контроля, когда контроль за исполнением данного документа больше не требуется.

5. Перемещение документа в архивное хранилище (номенклатурное дело).

Согласно правилам государственной системы документационного обеспечения управления, маршруты передвижения документов внутри организаций ФСИН России должны быть оформлены в виде схем. Рекомендуется создавать отдельные схемы для разных категорий документов, таких как входящие, исходящие, внутренние, приказы по личному составу, основной деятельности, финансовые документы и т. д.

Рисунок 1. Диаграмма процесса обработки входящего документа.

На рисунке 1 показана модель процесса обработки входящего документа в СЭД УИС. Главными параметрами этого процесса являются маршрут передвижения документа и время, затрачиваемое на каждый этап. Рассмотрим особенности функционирования СЭД УИС при обработке исходящего документа, который включает несколько основных типовых процессов.

1. Оформление проекта исходящего документа включает следующие шаги: создание карточки документа и ввод необходимой информации, подготовку списка согласующих, списка адресатов и определение подписанта, отправку документа по установленному маршруту.
2. Процесс согласования исходящего документа включает получение документа на согласование, ознакомление с ним, принятие решения по согласованию, отправку документа на доработку, отклонение проекта исходящего документа и согласование проекта.
3. Процесс подписания исходящего документа включает получение документа на подписание, ознакомление с ним и результатами согласования, принятие решения и отправку документа на доработку, отклонение документа, подписание проекта исходящего документа.
4. Процесс регистрации исходящего документа включает получение документа на регистрацию, его регистрацию и отправку адресатам.

На рисунке 2 показана модель процесса обработки исходящего документа в СЭД УИС. Документ проходит свой жизненный цикл, перемещаясь по сетям внутри организации и отображаясь на мониторах. Однако, такой подход не является оптимальным для эффективной работы специалистов.

Рисунок 2. Диаграмма процесса обработки исходящего документа.

Для сортировки документов входной набор параметров описывается в виде переменных, которые используются в алгоритме. Входные переменные включают: дату поступления задачи, дату завершения задачи, поручителя задачи и тип задачи.

Для оптимизации процесса сортировки, тип задачи определяется с приоритетом выполнения, включающим тип задачи, срочность задачи и уровень роли. Уровень роли выдающего задачу определяется в соответствии с таблицей 3, а срочность решаемой задачи вычисляется по формуле: Срочность = дата сдачи документа - дата подачи заявки. Дата сдачи документов прописывается в утвержденных положениях или обговаривается при поступлении документов.

При изучении типов задач, уровня роли и времени выполнения можно сделать вывод, что чем меньше общий показатель по этим характеристикам, тем выше приоритет задачи, которую мы рассматриваем.

Для описания сравнения показателей и их значимости можно использовать ранги важности для каждого показателя, пример такой таблицы представлен в таблице 4.

Таблица 1. Описание используемых переменных.

Наименование	Обозначение	Описание
Задача	Task
Работа	Work \ W	Тип задачи
Время	Time \ T	, дата завершения задачи – дата поступления задачи
Приоритет	Priority \ K

Таблица 2. Типы рассматриваемых задач.

Наименование	, приоритетность выполнения
Учебная	2
Научная	2
Административная	1
Культурно-массовая	3

Таблица 3. Уровни ролей.

Наименование	, уровень роли
Федеральная служба (учредитель)	1
Начальник института	2
Заместитель начальника	2
Начальник факультета	3
Заведующий кафедрой	4
Начальник отдела	5
Преподаватель (начальник отделения)	6
Командир взвода (учебной группы)	7
Обучающийся	7

Таблица 4. Значение параметра К.

, i - задача	, j – критерий, j = 1…N
1
2
3

Формулой же будет, исходя из данных значений (рисунок 3):

Рисунок 3. Исходная формула.

На рисунке 4 представлен алгоритм сортировки задач, который может быть использован для формирования очереди задач в учебном заведении. Входной набор показателей может изменяться в зависимости от анализа деятельности организации. На основе данного алгоритма можно создать структуру системы АРМ делопроизводителя. Дерево функций для проектируемой системы АРМ документоведа (представленное на рисунке 5) состоит из основных и служебных функций, включая ввод, хранение, обработку и вывод данных пользователю. Документы играют важную роль в управлении органами и учреждениями ФСИН России, поскольку они обеспечивают информационную поддержку на всех уровнях и сопровождают все процессы. Документопоток должен быть правильно организован, чтобы избежать длительного поиска, потерь, дублирования, задержек и ошибок, которые могут привести к торможению или даже парализации работы организации, особенно если есть территориально удаленные подразделения. Поэтому документопоток не может быть рассмотрен в отрыве от специфических процессов конкретного учреждения.

Рисунок 4. Алгоритм сортировки задач.

Рисунок 5. Функции системы.

Рисунок 6. Связь между модулями ИС.

Структурная схема на рисунке 6 демонстрирует связи между модулями системы.

Выводы

Следовательно, предложенный алгоритм на основе заданных критериев позволяет оптимизировать процесс обработки поступающих документов, прежде всего, путем определения приоритета поступающих задач (приоритизации заявок).

Список литературы

1. Организация движения документов в системе электронного документооборота в органах и учреждениях ФСИН России / Т. Е. Смоленцева, А. В. Калач, Д. Г. Зыбин, С. М. Трушин // Техника и безопасность объектов уголовно-исполнительной системы: cборник материалов Международной научно-практической конференции, Воронеж, 18–19 мая 2022 года. Том 1. – Иваново: ИПК "ПресСто"; Воронежский институт ФСИН России, 2022. – С. 491-495. – EDN NVZTQY.
2. Трушин, С. М. Направления цифровизации офисной деятельности учебного отдела деканата образовательного учреждения / С. М. Трушин, И. И. Фандеев, Т. Е. Карусевич // ИТ-Стандарт. – 2021. – № 1(26). – С. 43-48. – EDN BMVVNF.
3. Официальный сайт РТУ МИРЭА [Электронный ресурс] / Структура Университета. – Режим доступа: https://www.mirea.ru/about/the-structure-of-the-university/. Загл. С экрана. – Яз.рус.
4. Гусева, М. В. Методы и алгоритмы принятия решений на основе систем нечеткого вывода, мультимножеств и теории генетических алгоритмов: специальность 05.13.01 "Системный анализ, управление и обработка информации (по отраслям)" : автореферат диссертации на соискание ученой степени кандидата технических наук / Гусева Марина Владимировна. – Рязань, 2007. – 20 с. – EDN NISPHN.
5. Цифровизация рабочего пространства: топ-3 тенденции 2020 https://www.bigdataschool.ru/blog/ workspace-digitalization-2020.html.