УДК 004.04

Важность наличия информационной системы бронирования рабочих мест и оборудования в Центрах молодежного техноковоркинга на примере РТУ МИРЭА

Иерусалимов Илья Денисович – ассистент кафедры Инструментального и прикладного программного обеспечения МИРЭА – Российского технологического университета.

Трушин Степан Михайлович – ассистент кафедры Математического обеспечения и стандартизации информационных технологий МИРЭА – Российского технологического университета.

Ахмедова Хамида Гаджиалиевна – доцент кафедры Практической и прикладной информатики МИРЭА – Российского технологического университета.

Аннотация: Вопрос наличия информационной системы бронирования рабочих мест остро стоит в современных реалиях. Благодаря данной системы процесс бронирования будет происходить на более удобном и качественном уровне, а также поможет избежать возникающих проблем с доступом к оборудованию.

Ключевые слова: информационная система, техноковоркинг, алгоритм, РТУ МИРЭА, бронирование рабочих мест, бронирование оборудования, система бронирования.

Техноковоркин является мегалабораторией на базе РТУ МИРЭА и был открыт осенью 2021 года. Техноковоркинг состоит из «Лектория», «Брифинг центра», «Центра цифрового прототипирования»и трёх компьютерных классов.

В текущий момент времени процесс бронирования выполняется вручную дежурными сотрудниками Техноковоркинга, что является далеко на самым оптимальным решением в данном случае. Ниже на рисунке 1 представлены стандартные операции, производимые при бронировании оборудования. 

1 1

Рисунок 1. Дерево функций «Бронирование места/оборудования».

Также при более глубоком исследовании были составлены нотации BPMN 2.0 (Рисунок 2) и EPC(Рисунок 3) в контексте AS-IS, то есть отражающие текущее состояние бизнес-процесса.

2 1

Рисунок 2. Процесс бронирования в нотации BPMN 2.0.

3 1

Рисунок 3. Процесс бронирования оборудования в нотации EPC.

Из нотаций видно, что после заполнения формы дальнейшее отслеживание и регистрация заявки выполняется вручную дежурным сотрудником Техноворкинга РТУ МИРЭА. Сотрудник также проверяет доступно ли выбранное оборудование в желаемое время для бронирования и оповещает студента о статусе его заявки.

Таким образом на основании проведенных выше исследований можно сделать вывод, что многие этапы данного процесса можно автоматизировать при помощи внедрения информационной системы бронирования.

Сама необходимость автоматизации вызвана совокупностью нескольких факторов, а именно: ежегодным ростом числа студентов, поступающих в РТУ МИРЭА (рисунок 4-5), повышением интереса студентов к внеклассной деятельности и соревнованиям (хакатонам и др.), снижение доступности оборудования в результате действия санкций.

4

Рисунок 4. Статистика общего количества поступивших за последние года.

5

Рисунок 5. Общая статистика приёма.

Ниже на Рисунке 6-7 приведён вид процесса после внедрения в неё информационной системы бронирования оборудования:

6 1

Рисунок 6. Итоговый вид процесса после автоматизации в нотации BPMN 2.0.

7 1

Рисунок 7. Итоговый вид процесса после автоматизации в нотации EPC.

При сравнительном анализе имеющихся данных, можно прийти к следующим выводам. Внедрение информационной системы бронирования услуг, позитивно скажется на скорости работы техноковоркига.

Вывод

Подводя итоги следует сделать вывод, что появление информационных технологий имело значительное влияние на организацию работы офисов, а также их стиль работы. Процессы цифровизации и модификации рабочего пространства ускорились из-за цифровой трансформации бизнеса и из большого желающих получить указанные ранее услуги. Пример возможного внедрения информационной системы подтверждает, что технологические тренды оптимизации офисных процессов включают в себя большой перечень информационных технологий и остро необходимы в текущих реалиях.

Список литературы

  1. Бронирование и квотирование рабочих мест для людей с инвалидностью. Чернякова Е.А. [Электронный ресурс] / Бронирование оборудование. – Режим доступа: https://elibrary.ru/item.asp?id=48209565. – Яз. рус.
  2. Официальный сайт РТУ МИРЭА [Электронный ресурс] / Структура Университета. – Режим доступа: https://www.mirea.ru/about/the-structure-of-the-university/. Загл. С экрана. – Яз. рус.
  3. Цифровизация рабочего пространства: топ-3 тенденции 2020 https://www.bigdataschool.ru/blog/ workspace-digitalization-2020.html.
  4. Головин С., Лоцманов А., Позднеев Б. Стратегия информационного обеспечения эффективного вхождения промышленности России в современные условия // Стандарты и качество. № 7 (997). 2020. – с. 68-73.
  5. Трушин, С. М. Направления цифровизации офисной деятельности учебного отдела деканата образовательного учреждения / С. М. Трушин, И. И. Фандеев, Т. Е. Карусевич // ИТ-Стандарт. – 2021. – № 1(26). – С. 43-48. – EDN BMVVNF.
  6. Смоленцева, Т. Е. Совершенствование алгоритма управления сортировкой входной документации в системе электронного документооборота / Т. Е. Смоленцева, А. В. Калач, С. М. Трушин // Вестник Воронежского института ФСИН России. – 2022. – № 4. – С. 167-176. – EDN DIKAOV.
  7. Возможности цифровых технологий в туризме: система бронирования рабочих мест (Hot Desking). Костина Н.С., Замятина Н.А. [Электронный ресурс] / Бронирование рабочих мест. – Режим доступа: https://elibrary.ru/item.asp?id=38520831. – Яз. рус.

Интересная статья? Поделись ей с другими: