УДК 339.35

Совершенствование системы закупочной деятельности на предприятии «ЭТП ГПБ»

Ватолин Александр Евгеньевич – студент магистратуры Российского экономического университета имени Г.В. Плеханова.

Аннотация: С точки зрения рынка, на сегодняшний день система закупочной деятельности в стране стала очень серьезным аспектом функционирования рыночных механизмов. Многие государственные программы и предприятия сталкиваются с необходимостью материального или технического обеспечения, что в свою очередь предполагает создание тендеров и необходимость проведения конкурсных процедур. Кроме того, в связи с политической ситуацией в РФ возникла проблема необходимости осуществления параллельного импорта. Для этих и многих других задач были созданы электронно-торговые площадки, на которых ежедневно совершаются сотни тысяч торговых операций. Благодаря их отлаженному механизму крупнейшие государственные предприятия получают необходимые ресурсы и обеспечение, для функционирования, тендеры на поставки которых носят международный характер. Кроме того, практически весь коммерческий производственный сектор так или иначе зависит от деятельности электронных торговых площадок и также нуждается в поставках. Главной целью данного исследования является разработка основных направлений совершенствования системы закупочной деятельности ООО «ЭТП ГПБ» для укрепления позиций на российском и международном рынках.

Ключевые слова: электронно-торговые площадки, закупочный механизм, конкурентоспособность, снижение издержек, укрепление позиций на российском и мировом рынках.

Устойчивое рыночное развитие напрямую зависит от создания совершенных закупочных механизмов, для обеспечения поставками государственного и коммерческого сектора экономики.

Если рассматривать механизм снабжения с точки зрения конкретной организации, то в функционировании любого предприятия немаловажную роль играет система закупочного механизма, которая в нем реализована. Нельзя отрицать важность своевременных поставок необходимых готовых товаров или ресурсов. Точно отлаженный закупочный механизм на предприятии не только поможет обеспечивать всю систему функционирования предприятия, но и поможет снизить издержки в управлении запасами предприятия.

Для любого предприятия важность закупочной логистики обуславливается тем, что без правильно построенного закупочного механизма компания не сможет обрести необходимых конкурентных преимуществ.

Смена формы экономической организации с командной на рыночную предполагает повышение спроса на деятельность закупочных систем. После начала роста частного сектора, а также полной смены системы поставок прошло не так много времени. Электронные торговые площадки получили свое развитие 10-12 лет назад, что говорит нам о необходимости расширения этой сферы.

Улучшение механизмов их функционирования позволит обрабатывать и проводить гораздо большее количество торговых операций с большим числом клиентов. Это в свою очередь позволит крупным госпредприятиям и предприятиям частного сектора получать все необходимые ресурсы и техническое обеспечение в установленные сроки. Кроме того, осуществление торгов на контрактной основе повышает заинтересованность поставщиков вести свою деятельность прозрачнее и повышает конкуренцию на рынке, что положительно сказывается на экономике.

Тема данной статьи актуальна в силу того, улучшение механизмов функционирования электронной торговой площадки ООО «ЭТП ГПБ» позволит обрабатывать и проводить гораздо большее количество торговых операций с большим числом клиентов, что позволит обеспечить наиболее качественное удовлетворение спроса и позволит компании закрепить свои позиции на международном рынке. Это в свою очередь даст возможность крупным госпредприятиям и предприятиям частного сектора получать все необходимые ресурсы и техническое обеспечение в установленные сроки. Кроме того, осуществление торгов на контрактной основе повышает заинтересованность российских и международных поставщиков вести свою деятельность прозрачнее и повышает конкуренцию на рынке, что положительно сказывается на экономике, а также позволяет привлечь российских и иностранных инвесторов в проект. На уровне отдельного предприятия, улучшения механизма функционирования закупочной деятельности поможет оптимизировать координацию действий по закупке, транспортировке, хранению и реализации поставляемой продукции, что в свою очередь поможет существенно снизить затраты и повысить конкурентоспособность, что немаловажно в условиях сложившейся ситуации с поставщиками на международном рынке.

При руководстве коммерческих организаций менеджерам-управленцам приходится постоянно осуществлять анализ и контроль разных процессов в отчетном периоде функционирования организации.

Любая деятельность, связанная с управлением должна быть регламентирована и базироваться на нормативных методах управления. Однако не стоит делать выводы и составлять перечень действий при управлении организацией, рассматривая только фактические данные в отчетном году. Полученные данные всегда следует анализировать и сравнивать в динамике с данными прошлых лет. Кроме того, вся аналитическая сводка должна быть рассчитана с соблюдением технико-экономических норм и нормативов. Все это успешно применяется в ООО «ЭТП ГПБ», что помогает вести прозрачную правильную политику в отношении управления финансами и системой закупок и поставок и вести предприятие к снижению издержек в разных сферах функционирования.

На ООО «ЭТП ГПБ» реализована система управления запасами, реализуемая в двух направлениях. Первое направление – снабжение всеми необходимыми ресурсами и готовой продукцией группы компаний Газпром. Второе направление – реализация закупочных операций на коммерческой основе. На данный момент, организация стремится к расширению сегмента коммерческих закупок для клиентов электронной торговой площадки, с целью стать лидером рынка.

В настоящее время вся система проведения торгов предприятия ООО «ЭТП ГПБ» реализуется на базе разработанной в 2016 году аналитической системы TradeInspect, которая является одной из самых развитых систем в этой области. Однако для того, чтобы стать лидером рынка и обойти основного конкурента - Сбербанк АСТ, данную систему нужно модернизировать.

По собранным данным в ходе анализа был выявлен ряд проблем, связанных с недостатком серверных мощностей и объема хранилища облачных данных, что препятствует достижению основной стратегической цели организации. Кроме этого, существует другая проблема в сегменте закупок для группы компаний Газпром, а именно снижение эффективности управления запасами предприятия, проявляющиеся в недостатке сбытовых запасов. Это связано с текущей ситуацией всемирной пандемии, из-за чего нарушаются цепи поставок.

Недостаток сбытовых запасов организовывать поставки в установленные сроки и в установленном объеме. Это в свою очередь отражается на итоговом сбыте готовой продукции, а также тормозит производство группы компаний Газпром в различных сферах деятельности, тем самым снижается прибыльность предприятий. Изначально ООО «ЭТП ГПБ» было создано для снабжения ресурсами и готовой продукцией для Газпрома и всех его дочерних предприятий. Как и прежде, это остается одной из самых важных задач.

Поэтому в условиях рыночной экономики работники организации должны стремиться к эффективному управлению процессами снабжения и сбыта, запасами и оборотными средствами, вложенными в эти запасы.

Система оперативного контроля и управления представляет собой организацию непрерывной деятельности работников отдела закупок ООО «ЭТП ГПБ», направленную на формирование торговых запасов в экономически обоснованных размерах.

Определение необходимого объема финансовых средств, авансируемых в формирование запасов товарно-материальных ценностей для закупок и поставок ресурсов и готовой продукции группе компаний Газпром, осуществляется путем определения потребности в отдельных видах запасов.

Текущие затраты по обслуживанию запасов минимизируются в процессе нормирования.

При формировании структуры производственных запасов основной задачей является определение оптимального размера партии ресурсов и материалов. Чем выше потребность и размер партии, тем ниже затраты на транспортировку, размещение заказа и приемка.

Если поставка товара осуществляется большой партией, то возникает другой нюанс, связанный с размером запаса. При поставке крупной партии раз в 2 месяца увеличивается срок его хранения, и средний размер запаса составит 30 дней. Но если разделить партию на 2 поступления, то есть поставлять его раз в месяц, средний размер запаса составит 15 дней, что в свою очередь снизит затраты на хранение запасов. 

ООО «ЭТП ГПБ» следует обратить внимание на управление закупкой товаров, что для них является важной задачей. Так по планам поставок закупки ведутся для всей группы компаний в разных масштабах, от средних до особо крупных. Часто места на складах, предназначенных для распределения и временного хранения товара перед отправкой быстро заканчивается. Особенно следует учесть тот момент, что поставки осуществляются в различные точки, в зависимости от места назначения, поэтому на складах могут хранится материальные запасы для распространения по разным пунктам доставки. Сроки новых поставок могут отличатся, поэтому для наиболее рационального использования складских мощностей необходимо программное обеспечение, на котором бы было легче вести учет и контроль закупок.

На данный момент некоторую часть этих функций выполняются в системе TradeInspet, которая была реализована на предприятии ООО «ЭТП ГПБ». Остальные же выполняются в различных программных сервисах. Для упрощения работы, добавлению новых функционала, повышению эффективности использования программных продуктов и ее упрощении ООО «ЭТП ГПБ» следует разработать и внедрить в эксплуатацию новую CRM систему для упрошенного взаимодействия с поставщиками, контролем запасов, эффективным управлением складскими помещениями и планированием объема закупок.

Основной целью внедрения CRM системы в управление запасами предприятия является повышение эффективности управления складскими помещениями, построение эффективной системы поставок, для сокращения расходов предприятия по части управления материальными запасами, а также увеличение балансовой прибыли.

Кроме того, внедренная CRM система позволит решить ранее выявленную проблему со сложностью взаимодействия с программными продуктами и импортом данных, так как функционал системы включает в себя модули и механизмы, отвечающие за мгновенный импорт данных из одной программы в другую. Все это позволит быстрее подготавливать аналитические отчеты, и анализировать потребности в материальных запасах.

Для внедрения новой CRM системы базой будет являться уже имеющаяся система аналитическая система TradeInspet и имеющиеся на предприятии электронно-вычислительные устройства и техника. Необходимо будет разработать новый программный софт, куда добавится система Store Management SAP/R3.

В итоге состав CRM системы для эффективного управления материальными запасами будет включаться ряд таких программ, как:

• Store Management SAP/R3;
• TradeInspect;
• Windows XP/ Windows 8/ Windows 10;
• MS Office Word 365.

Все вышеперечисленные системы уже имеются на ООО «ЭТП ГПБ» и партнерские отношения на права пользования уже подписаны. Все что требуется, это создать программный софт для их объединения в одну общую систему для упрощенного взаимодействия с ними. В связи с этим, приобретать или устанавливать новые системы и программы не нужно.

При внедрении новой CRM системы системы для упрощенного управления запасами изменения организационной структуры не потребуется. Сбор информации будет осуществляться путем ее занесения в таблицы данных пакета Store Management SAP/R3, входящего в систему. Передача данных в системе будет осуществляться с помощью коммуникационного оборудования.

В приложении 6 представлена сравнительная характеристика системы управления материальными запасами Store Management SAP/R3 с системами конкурентов, на основании которых именно она будет включения в предложенную CRM систему.

Все торговые операции на предприятии ООО «ЭТП ГПБ» осуществляются с помощью разработанной в 2016 году системы TradeInspect. С ее помощью поставщики могут работать с реестрами по закупкам в реальном времени. Система позволяет формировать заказчикам перечень необходимых поставок, а также просматривать наиболее активных поставщиков, просмотреть их статистику операций и решить, убедится в их надежности. Данная система обрабатывает огромные объемы данных, от статистики закупок организаций, объема закупок на торговой площадке ООО «ЭТП ГПБ» и вне ее функционирования, а также собирает и подготавливает аналитические данные. Также с помощью системы можно узнать активность поставщиков по отдельным лотам продукции. Весь этот функционал требует большого объема серверных мощностей и развитой и обширной базы данных, особенно при условии того, что компания стремится достичь своей стратегической цели – увеличить количество пользователей торговой площадкой и стать лидером на рынке в своем сегменте.

Исходя из вышесказанного, еще одним предложением по повышению эффективности закупочной деятельности организации является увеличение вычислительной мощности аналитической системы TradeInspect посредством увеличения серверных мощностей и расширения хранилища данных, что позволит расширить ее функционал и стать базой для ее будущего развития. Чем больше пользователей привлекает площадка, тем больше осуществляется торговых операций. Это влечет за собой нехватку вычислительных мощностей, серверные сбои программы, задержку проведения торгов. Все это может стать причиной выбора поставщиков и заказчиков другой электронной торговой площадки конкурента. Дабы избежать этого, необходимо провести модернизацию этой аналитической системы на техническом уровне.

Расширение хранилища данных предприятия ООО «ЭТП ГПБ» подразумевает собой следующие:

• Расширение объема облачного хранилища данных;
• Улучшение системы управления базами данных;
• Наладку системы и ее дальнейшее администрирование.

Увеличение серверных мощностей для увеличения скорости обработки операций разделяется на этапы:

• Закупка физических серверов;
• Внедрения их в уже существующую систему предприятия ООО «ЭТП ГПБ»;
• Проведение резервного копирования;
• Поддержку систем хранения данных и вычислительных операций;
• Плановую профилактику оборудования;
• Устранение неполадок при внедрении системы.

Оценка экономической эффективности предложенных мероприятий

Произведем расчет экономической эффективности предложенных мероприятий по внедрению автоматизированной системы управления запасами на предприятии, расширению серверных мощностей и увеличению хранилища данных.

В таблице №1 представлен расчет экономического эффекта от внедрения системы автоматизированного управления запасами на предприятии, расширению серверных мощностей и увеличению хранилища данных.

В таблице 1 приведены исходные данные для расчета экономической эффективности при внедрении программы.

Таблица 1. Исходные данные для расчета экономической эффективности при внедрении программы.

Наименование показателя	Обозначения	Ед. измерения	Значения показателя
			Базовом	Новом
Капитальные вложения пользователя в том числе стоимость услуг по сопровождению и адаптации	Кпр	руб.	-	5 800 000
в т.ч:
внедрение новой информационной системы	-	руб.	-	675 000
Увеличение серверных мощностей и расширение хранилища данных	-	руб.	-	5 125 00
Численность программистов, занятых освоением и эксплуатацией ПС и расширением мощностей	Чпэ, Чпо	Чел.	-	6
Продолжительность освоения ПС и расширения мощностей	Тос	Мес.	-	2
Расход машинного времени при освоении ПС и расширения мощностей	Тмос	Час	-	170
Среднемесячная заработная плата одного программиста	Змс	руб.	90000	100 000
Средняя трудоемкость отладки	Тс1, Тс2	Чел.-час.	1	0,5
Коэффициент начислений на заработную плату	Кнз	Ед.	2	2
Среднемесячное количество рабочих дней	Др	День	21	20
Цена одного машинного часа работы	Цм	Руб.	400	600
Средний расход машинного времени на отладку программ в расчете на 100 команд	Мв1, Мв2	Час/100 ком.	0,09	0,03
Средний расход материалов у пользователя в расчете на 100 команд	Мт1, Мт2	Руб.	24,5	13
Нормативный коэффициент эффективности капвложений, определенный предприятием	Енвт	Ед.	0,5	0,5
Количество часов работы в день	Тч	Час	8	8
Затраты на пополнение оборотных средств	Коб.	руб.	50000	70000
Затраты на доукомплектование техническими средствами	Ктс.	Тыс. руб.	150	300
Количество операций, выполненных сотрудниками за год	Зт2	Операции	450	900
Объем работ выполняемый при решении торговой операции	Ао	100 команд	-	6,5
Чистая прибыль предприятия	d0, d1	Тыс. руб	361 456	415 674

Результаты расчетов наглядно представлены в таблице 2.

Таблица 2. Расчет экономического эффекта от внедрения системы.

Показатель	В 2022 г., тыс.руб.
Всего затрат	8 604 000
в том числе:
Увеличение серверных мощностей и расширение хранилища данных	5 125 000
внедрение новой информационной системы	675 000
Освоение ПС (Кос)	2 434 000
Доукомплектование техническими средствами (Ктс)	300 000
Пополнение оборотных средств	70 000
Чистая приведенная стоимость внедрения проекта (NPV)	38 542 434
Общая годовая экономия текущих затрат (Со)	5 694 375 руб
Экономический эффект (Ээф)	0,66

Источник: составлено автором на основании годовой отчетности за 2020 год ООО «ЭТП ГПБ».

По рассчитанным данным можно сказать, что все затраты по внедрению мероприятий по повышению эффективности системы закупочной деятельности окупятся еще в первом году. Благодаря этим внедрениям сократятся затраты на заработную плату сотрудникам, затраты на обработку операций, как и общие затраты на использование программного продукта TradeInspect.

Кроме общих затрат на используемую аналитическую систему торговых операций, внедренные мероприятия помогут добиться следующих планируемых эффектов:

• Увеличение чистой прибыли предприятия на 15%;
• Снижение коммерческих затрат на 7%;
• Увеличение оборачиваемости нематериальных активов на 25%;
• Увеличение оборачиваемости товарных запасов 10%;
• Увеличение вычислительной серверной мощности на 35%;
• Увеличение числа торговых операций на 25%.

Также наиболее полно оценка экономической эффективности внедрения производится с помощью системы финансовых показателей, ключевым из которых являются норма возврата инвестиций (Return on Investment - ROI). Расчет показателя ROI предполагает сопоставление притоков денежных средств или выгод от внедрения ERP с совокупными затратами на внедрение и эксплуатацию системы (14):

По рассчитанным данным можно сказать, что величина ROI указывает на высокую эффективность предложенных мероприятий. Кроме этого проведен расчет показателя срока окупаемости проекта, который совместно с ROI необходим для оценки эффективности. Срок окупаемости рассчитывается по формуле (15).

По данным разработчиков CRM систем, данные нововведения позволят высвободить существенное количество рабочего времени у координаторов закупочной деятельности и менеджеров, управляющих запасами предприятия. Внедрение программы Store Management SAP/R3 в CRM систему позволит вместо ручного просмотра остатков по всем позициям и прогнозированию спроса позволит менеджеру просто контролировать используемые процедуры прогнозирования и осуществлять корректировку готовых заказов, добавляя транзитные количества товаров. Также CRM система позволят упрощенно импортировать полученные данные в результате анализа данных закупочной системой TradeInspect, обрабатывать их и составлять документацию и отчеты на их основании в программных продуктах Office 365. Увеличение серверной мощности аналитической системы TradeInspect позволит увеличить скорость обработки данных и количество проведения закупочных процедур, скорость анализа данных и составление прогнозов. Высвобождение рабочего времени у менеджеров позволит им распределить его на улучшение работы с поставщиками и налаживание внешних связей.

Сфера деятельности, связанная с закупками, значительно шире, чем разовая покупка (приобретение) товаров. Она также подразумевает все функции, выполнение которых необходимо для непрерывного обеспечения фирмы ежедневно и в долгосрочном периоде.

ООО «ЭТП ГПБ» является одним из лидеров рынка, однако уступает первенство компании Сбербанк АСТ, которая по выручке предприятия опережает компанию вдвое. Для сокращения разрыва ООО «ЭТП ГПБ» ежегодно большой процент выручки от продаж направляет на наращивание оборотных и внеоборотных активов предприятия. В следствие чего наблюдается динамика роста расходов и снижения чистой прибыли. Однако данная стратегия приносит свои плоды. Компания выбрала для себя стратегию агрессивного роста компании, за счет вложения прибыли в активы компании, с каждым годом расширяя деятельность компании и увеличивая выручки. С 2014 года выручка компании растет в арифметической прогрессии, что говорит об успешности реинвестиций в капитальные вложения и эффективности выбранной стратегии. Все это направлено на достижение стратегической цели предприятия – стать ведущей торговой площадкой в стране с наибольшим количеством пользователей проводимых торговых операций.

По данным анализа стратегического потенциала можно сделать общий вывод, который заключается в том, что ООО «ЭТП ГПБ» - это компания с большим потенциалом для роста, привлечения инвестиций, а также эффективно реализованной стратегией роста за счет вложений в развитие закупочных механизмов и капитальных вложений. Следует отметить, что ООО «ЭТП ГПБ» является электронной площадкой с самым разнообразным спектром оказываемых услуг и большой государственной поддержкой, что в свою очередь является важным конкурентным преимуществом, позволяющим занимать лидирующие позиции. Однако результаты анализа инновационного потенциала показали, что ООО «ЭТП ГПБ» необходимо взять новый курс в своей инвестиционной политике и направить его в сторону вложения средств в научный и технический потенциал электронной торговой площадки.

Разработка CRM системы для упрощения работы и внедрение в нее нового программного продукта Store Management SAP/R3 по управлению материальными запасами предприятия. Это позволит добавить новый функционал, повысить эффективность использования программных продуктов и упростить закупочные механизмы ООО «ЭТП ГПБ». Кроме того, система позволит упростить взаимодействие с поставщиками, контроль запасов, и повысить эффективность управления складскими помещениями и планированием объема закупок, а также решить выявленную проблему со сложностью взаимодействия с программными продуктами и импортом данных, так как функционал системы включает в себя модули и механизмы, отвечающие за мгновенный импорт данных из одной программы в другую. Все это позволит быстрее подготавливать аналитические отчеты, и анализировать потребности в материальных запасах.

Увеличение вычислительной мощности аналитической системы TradeInspect посредством увеличения серверных мощностей и расширения хранилища данных, что позволит расширить ее функционал и стать базой для ее будущего развития.

Список литературы

1. Аникин Б.А., Тяпухин А.П. Коммерческая логистика: учеб. - М.: ТК Велба, 2020. - 432 с.
2. Белявский И.К. Основы коммерции: учеб.-практ. пособие / Московский государственный университет. - М.: МЭСИ, 2019.- 229с.
3. Бабурина Д.А. Необходимость новых подходов к управлению товарными запасами торгового предприятия / Д.А. Бабурина // Научный альманах. 2018. № 7-1 (21). С. 32-36.
4. Брагин Л. А. Торговое дело: экономика, маркетинг, организация: учебник: 3 издание / Л.А. Брагин -М.: ИНФРА-М, 2019. -630 с.
5. Борисов А. Б. Большой экономический словарь: учебник. / А.Б. Борисов -М.: Книжный мир, 2018. — 895 с.
6. Буняк И.П. Управление товарными запасами с учетом складских помещений / И.П. Буняк // Современные тенденции развития науки и технологий. 2019. Т. 6. № 3. С. 38-41
7. Чаплыгина М.А. Ускорение оборачиваемости товарных запасов – важнейший резерв сокращения издержек обращения / М.А. Чаплыгина // Вестник БИСТ (Башкирского института социальных технологий). 2018. № 1-2 (30)). С. 103-108
8. Шрайбфедер Дж. Эффективное управление запасами/Дж. Шрайбфедер; пер. с англ. Ю. Орлова. Изд-во Альпина Паблишер, 2019. 304 с.
9. ООО "ЭЛЕКТРОННАЯ ТОРГОВАЯ ПЛОЩАДКА ГПБ": бухгалтерская отчетность и финансовый анализ. Date Views 24.05.2021 audit-it.ru/buh_otchet/7724514910_ooo-elektronnaya-torgovaya-ploshchadka-gpb.
10. Официальный сайт ЭТП ГПБ. Date Views 24.05.2021 etpgpb.ru/.
11. Модель Уилсона. Date Views 02.06.2021 afdanalyse.ru/publ/finansovyj_analiz/1/model_uilsona_model_ehkonomicheski_obosnovannogo_razmera_zakaza_economic_ordering_quantity_eoq_model/5-1-0-333.