УДК 004

Системы формирования договоров как направление повышения эффективности договорной деятельности компании

Горшков Евгений Александрович – кандидат технических наук, доцент кафедры Гуманитарных и естественно-научных дисциплин Балаковского филиала Российской академии хозяйства и государственной службы при президенте Российской Федерации.

Калинина Анна Владимировна – кандидат физико-математических наук, преподаватель специальных дисциплин Балаковского политехнического техникума.

Куликова Светлана Александровна – старший преподаватель кафедры Гуманитарных и естественно-научных дисциплин Балаковского филиала Российской академии хозяйства и государственной службы при президенте Российской Федерации.

Фадеев Алексей Денисович – студент кафедры Гуманитарных и естественно-научных дисциплин Балаковского филиала Российской академии хозяйства и государственной службы при президенте Российской Федерации.

Аннотация: В статье рассмотрены возможности систем формирования договоров, определены их перспективные возможности для повышения эффективности договорной деятельности компании.

Ключевые слова: системы формирования договоров, автоматизация, договорная деятельность.

Любая организация, ведущая свою деятельность на рынке товаров и услуг, периодически сталкивается с необходимостью составлять и заключать договоры с поставщиками и клиентами. Внесение таких пунктов в договор, как наименование компании, реквизиты и данные других документов, в том числе конструкторской документации, занимает изрядную часть времени и составляет значимую составляющую по работе с клиентами.

Следует отметить, что в настоящее время для автоматизации процесса формирования договоров и конструкторской документации на рыке IT-услуг предлагаются многочисленные готовые программные решения. Данное исследование посвящено рассмотрению некоторых аспектов автоматизации процесса управления договорами, которая, безусловно, имеет свои особенности и программные решения [1].

Непосредственно автоматизация процесса формирования договоров должна опираться на их учет, в том числе, фиксироваться каждый этап движения договора в части согласования различными отделами и структурными подразделениями организации. Это особенно актуально для крупных компаний, где система управления договорами должна обеспечивать установку актуального статуса договора и дерево согласований данного документа.

На федеральном уровне задачу автоматизации при формировании договоров решает АИС «ГосЗаказ». Эта система разработана на базе актуального законодательства России в сфере закупочной деятельности. Данная система позволяет учитывать требования ФЗ № 44 от 5.04.2013 г. «О контрактной системе в сфере закупок товаров для обеспечения государственных и муниципальных нужд» [2].

Ключевые возможности в работе АИС «ГосЗаказ» - планирование, ввод заявок, возможность использования различных схем закупочной деятельности, например, централизованных и смешанных, а с применением встроенных средств автоматизации, значительное уменьшение времени и затрат на инициирование и сопровождение закупок.

В настоящее время системы управления договорами обогащаются инструментами обработки нефинансовой информации, такими как, например, управления проектами. Каждая задача формируется как этап (веха) выполнения работы по договору. Таким образом, ведение договора приобретает поэтапный характер, где каждый этап имеет свои определенные сроки и связь с остальными задачами проекта. На современном рынке IT-решений существует масса инструментов, позволяющих вести автоматизацию управления договорами с учетом фактора поэтапности, причем для малых компаний достаточно использования достаточно использование бесплатных программ или MS Excel, входящий в пакет MS Office. Для организаций с типовыми бизнес-процессами будет актуальным использование коробочных продуктов.

Решение задачи разработки и внедрения специальной системы для автоматизации процесса формирования договоров также может отличаться [3]. Некоторые поставщики практикуют комплексную автоматизацию под ключ. Такой подход предполагает высокие затраты на разработку, а также последующее сопровождение, которое могут позволить себе не все компании. А возможность того, что специальная система автоматизации процесса формирования договоров подойдет под конкретную компанию или организацию намного меньше, чем внедрение отдельных модулей системы. В связи с этим многие организации и компании предпочитают собирать системы автоматизации процесса формирования договоров из работающих модулей.

Если же компания или организация имеет сложный внутренний учет и в системе формирования договоров используется специальная документация, в том числе конструкторская, то в данном случае следует создавать и внедрять специальную систему формирования договоров.

Разработка и использование систем формирования договоров и конструкторской документации в деятельности организации, несомненно, даст организации существенные преимущества. Среди них можно отметить отслеживание движения финансовых потоков, как-то сроки платежей, дебиторскую задолженность и выполнение бюджета по договору. Это в свою очередь позволит избежать штрафов за невыполнение договорных обязательств, а отслеживание актуального статуса согласования договора исключит заключение несогласованных юридическим и финансовым отделом договоров [1].

Важным компонентом эффективного внедрения автоматизированных систем ведения договоров в организации является комплексный подход, предполагающий помимо разработки и внедрения самой системы (программного решения и т.д.) внесение изменений в основные документы о договорной деятельности компании, устанавливающий организационные мероприятия по работе с данной системой по части ведения договорной деятельности. 

Особый случай составляет задача использования в системе формирования договоров специальной документации, в частности конструкторской. 

В данном случае, нужно при разработке положения о договорной деятельности учитывать и специальную документацию, которая должна прилагаться к договору в различных формах в виде чертежей и спецификаций.

В перспективе применения такой системы позволит упростить разработку технического задания, выявить недочеты обозначенных требований к работе с договорами до внедрения информационной системы формирования договоров с учетом конструкторской документации.

Проведение мероприятий по разработке систем формирования договоров и конструкторской документации чаще всего обусловлено необходимостью решения следующих проблем:

  • проблем учета сроков действия договоров;
  • использование нескольких шаблонов договоров по однотипным сделкам вместо одного выверенного и согласованного со всеми руководителями организации;
  • сложность учета в договоре специальной документации, в том числе конструкторской, с учетом ссылок на разделы спецификаций и чертежи.

 Важными целями разработки и использования систем формирования договоров и конструкторской документации в деятельности организации будет являться создание единой базы договоров, учет специальной документации к договорам в различных формах в виде чертежей и спецификаций, а также усиление контроля над процессами согласования и утверждения договоров и оплаты по ним.

Анализируя вышесказанное, можно сделать вывод, что разработка и внедрение автоматизированной системы формирования договоров с учетом конструкторской документации предоставит организации дополнительные преимущества, именно позволит уменьшить трудозатраты на создание договоров, в том числе на основе принятых шаблонов, позволит связать договоры с документом-основанием (заявкой, служебной запиской), обеспечит контроль версий, даст возможность осуществлять удобный поиск договоров и конструкторской документации в архиве, позволит хранить все подписанные договоры, а также всю сопроводительную документацию, в том числе конструкторскую.

Список литературы

  1. Автоматизация договорной деятельности компании [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://www.fd.ru/articles/21077-avtomatizatsiya-dogovornoy-deyatelnosti-kompanii.
  2. АИС ГосЗаказ - система управления государственными заказами Центр Поддержки Предпринимательства [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://cpp-group.ru/baza-znaniy-smp.
  3. Некоторые требования к автоматизации управления договорами [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://dogovorum.ru/articles/trebovania-k-avtomatizacii-upravlenia-dogovorami.

Интересная статья? Поделись ей с другими:

Внимание, откроется в новом окне. PDFПечатьE-mail