УДК 33

Управление потерями при оптимизации бизнес-процессов

Иванова Алина Олеговна – студент магистратуры Института экономики и управления Самарского национального исследовательского университета.

Аннотация: Статья посвящена определению методов непрерывного совершенствования деятельность предприятия в процессе оптимизации бизнес-процессов. Внедрение подходящих для предприятия инструментов бережливого производства позволяет это правильно делать. Автором статьи определены и проанализированы основные виды потерь в Организации в рамках рассматриваемого бизнес-процесса. Выявлены и обоснованы возможные узкие места и потери на производстве, соответственно, разработаны рекомендации по их устранению, в работе были использованы такие методы, как метод анализа и синтеза.

Ключевые слова: Бережливое производство, синтез глобальных приоритетов, метод анализа иерархий, бизнес-процесс, потери.

В настоящее время основной целью любой Организации является оптимизация бизнес-процессов. Для достижения поставленной цели предприятию необходимо правильно организовать свою деятельность, а также постоянно ее совершенствовать.

Для совершенствования любого бизнес-процесса необходимо проанализировать деятельность Организации, чтобы оценить состояния производства в настоящий момент. Анализ бизнес-процессов позволяет выявить потери, а также узкие места процесса. Устранение потерь и узких мест – это прямой путь к совершенствованию Организации. Добиться этого можно используя инструменты Lean -технологий [1].

Объектом исследования является Организации N – ведущий мировой производитель лекарственных средств растительного происхождения. Специализируется на 8 видах препаратов для лечения различных заболеваний. Имеет собственный научно-исследовательский институт и партнерские отношения с более чем 500 международными университетами и больницами.

В Организации работает 200 удаленных сотрудников и 100 офисных, каждый из которых в месяц оформляет минимум 4 авансовых отчета, которые обрабатываются пятью бухгалтерами. Необходимо оптимизировать процесс создания и согласования авансовых отчетов с целью минимизации потерь в Организации.

Для начала оценим потери ранее описанного бизнес-процесса:

1. Первый вид потерь, возникающий в рамках бизнес-процесса – потери из-за ненужных перемещений ввиду низкой трудовой дисциплины сотрудников, создающих авансовые отчеты. В процессе создания авансовые отчеты часто теряются или «не докладываются» чеки при отправке документов в бухгалтерию, что повышает затраты организации на дополнительные почтовые отправления и увеличивает время на обработку одного авансового отчета.
2. Следующий вид потерь – потери из-за ожидания и простоев. Данный вид потерь обусловлен проблемой, описанной выше – сотрудники бухгалтерии простаивают в ожидании досыла оригиналов оправдательных документов по авансовым отчетам и не могут вовремя завершить проверку с дальнейшей отправкой документов на согласование.
3. Третий вид потерь – потери из-за лишних этапов обработки или чрезмерной обработки, который также характеризуется дополнительными проверками авансовых отчетов, занимающими время, ввиду досыла оригиналов оправдательных документов с необходимостью переделывать ранее подготовленные документы.

Воспользовавшись методом анализа иерархий, получаем следующую ранжировку видов потерь [2].

Таблица 1. Синтез глобальных приоритетов по методу анализа иерархий.

 В графическом виде оценка выглядит следующим образом.

Рисунок 1. Синтез глобальных приоритетов.

Из расчетов видно, что все оценки экспертов можно признать согласованными, так как отношение согласованности меньше 20%. После синтеза глобальных приоритетов можно прийти к выводу, что самыми важными из потерь в процессе согласования авансовых отчетов в Организации N по заданным критериям выбора являются потери из-за простоев и ожидания.

В общем виде процесс создания и согласования авансового отчета представляет собой:

Рисунок 2. Процесс согласования авансового отчета.

На основе карты потока создания ценности и характеристик инструментов бережливого производства разработаем организационные процедуры развёртывания этих инструментов.

Определим инструменты и опишем их применение относительно бизнес-процесса согласования авансовых отчетов в Организации N:

1. Poka-yoke – принцип нулевой ошибки – система предотвращения ошибок на основе единообразия производственных операций. Применение данного принципа можно обеспечить за счет внедрения системы электронного документооборота. В данной системе разрабатывается модуль, позволяющий создавать единообразные документы и согласовывать из по заранее жестко заданному регламенту согласования. Единообразие карточек электронных авансовых отчетов с определенным перечнем возможной вводимой информации позволит сократить ошибки при создании документов подотчетными, а отлаженный и автоматизированный процесс согласования позволит сократить время на обработку.
2. Визуализация – совокупность способов графического информирования о ходе реализации рабочих процессов. Для обеспечения данного принципа к ранее внедренной системе электронного документооборота разрабатываются рабочие инструкции пользователей, в которых подробно расписаны действия каждого участника бизнес-процесса и наиболее вероятные кейсы с ошибками. Внедрение инструкций позволит унифицировать процесс создания и согласования авансовых отчетов текущими сотрудниками и позволит быстрое вливание в процесс новых сотрудников.
3. Балансировка – выравнивание времени цикла операций в производственном процессе и загрузки переделов производства внутри потока. Спустя 3 месяца после внедрения системы электронного документооборота аналитиком проводится анализ времени на обработку документа на каждом этапе. В результате регламентные сроки корректируются, задаются жестко в системе для каждого этапа обработки.

Таким образом, можно сделать вывод, что благодаря синтезу глобальных приоритетов по методу анализа иерархий возможно четко определить согласованность опрашиваемых сотрудников Организации относительно выявленных потерь в процессе прохождения бизнес-процесса согласования авансовых отчетов в Организации N, а применение инструментов бережливого производства дает возможность провести корректировку основных видов потерь Организации в описанном бизнес-процессе.

Список литературы

1. Академия менеджмента – [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://www.lean-academy.ru.
2. Османкин Н.Н., Цапенко М.В., //Инновационный менеджмент в сфере высокотехнологичного производства [Электронный ресурс]: интерактив. мультимед. пособие : система дистанц. обучения "Moodle".