УДК 004
Основные угрозы и способы защиты системы цифровизации делопроизводства
Ширвис Остап Юрьевич – студент факультета Управления Кубанского государственного аграрного университета им. И.Т. Трубилина
Аннотация: В данной работе рассматривается влияние цифровизации на документооборот, ее неоднородность. Были выделены преимущества данной системы по отношению к традиционному бумажному документообороту. Вместе с тем были рассмотрены угрозы, которые возникают в результате внедрения цифровизации в систему документооборота. Были рассмотрены причины возникновения данных угроз. После их выявления были выдвинуты решения данных проблем. Данное исследование позволяет полно взглянуть на сущность влияния цифровизации на систему документооборота, в случае ее внедрения и предлагает возможные варианты оптимизации угроз от внедрения данного процесса.
Ключевые слова: делопроизводство, цифровизация, угрозы, защита, система, блокчейн, программное обеспечение.
Введение
Организация работы с документами влияет на качество деятельности всего аппарата управления, организацию и культуру труда всего предприятия. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.
Сегодня цифровизация – это тренд, пришедший на смену информатизации и компьютеризации. Цифровизация является важным трендом начала XXI века, который вносит огромный вклад в развитие экономики, повышение производительности и уровня жизни, а также создание новых возможностей для предпринимательства и инноваций. Цифровизация - это переход от аналоговых технологий к цифровым. Применение цифровых средств и технологий в разных областях, таких как производство, образование, медицина, транспорт, коммуникации и т.д. Этот процесс является очень важным трендом начала XXI века.
Влиянию цифровых технологий подверглось и делопроизводство. Компании в наши дни все чаще употребляют электронный документооборот, так как именно такой вариант работы с документами помогает ускорить бизнес-процессы, сделать их более понятными. Цифровизация делопроизводства предоставляет множество новых возможностей и преимуществ, таких как повышение эффективности работы, сокращение времени на обработку документации и улучшение доступности информации.
Итак, учитывая вышеизложенное, не вызывает сомнения актуальность и своевременность выбранной темы реферата.
Объектом исследования данной работы является новые роли и функции менеджеров по человеческим ресурсам.
Исходя из цели исследования, в данной работе решаются следующие задачи:
- определить цифровизацию делопроизводства;
- проанализировать угрозы системы цифровизации делопроизводства;
- рассмотреть способы защиты системы цифровизации делопроизводства.
Объем и структура работы
Реферат состоит из введения, трех параграфов, заключения, списка литературы.
Цифровизация делопроизводства
Термин «делопроизводство» главным образом применяется при описании организационной стороны и традиционных приемов деятельности с документацией. Специфическим предметом делопроизводства служит документ, как материальный объект с информацией, зафиксированной способом для ее передачи во времени и пространстве. Документ, регистрируя явления, выполняет функцию учета, используется как доказательство чего-то. Документ в управлении является предметом и результатом труда.
Цифровизация делопроизводства – это процесс перевода традиционных бумажной документации и вышеуказанных процессов в электронный формат с использованием современных информационных технологий. Цифровизация делопроизводства включает: электронные документы, электронную подпись, хранение и обработки документов, автоматизацию процессов рабочей деятельности.
Принцип безбумажного документооборота находится в основе обмена электронной документацией. Можно выделить следующие достоинства электронного документооборота:
- Посредством наличия центральной базы данных систематически делаются резервные копии файлов, что также исключает возможность безвозвратной потери документа и экономит время.
- Более эффективное применение пространства и техники проявляется в том, что происходит освобождение от дополнительных устройств для хранения документов, поскольку документация удаляется по завершения срока ее хранения.
- Цифровизация делопроизводства помогает следить за статусом документа на протяжении всех этапов его согласования и утверждения, получить информацию о создателе документации, понимать кто редактировал и имел доступ к документации. Все это помогает увеличить прозрачность работы с документацией.
- Ведение истории каждого файла и сопровождающей документации дают доступ к документации, рассматривающими деятельность между компанией и ее клиентами, поставщиками.
- Появляется потенциал осуществления удалённой трудовой деятельности. В наши дни не нужно ждать, пока копии файлов в бумажном виде откуда-либо доставят. На розыск нужной документации расходуется меньше времени. Помимо прочего снижаются траты на распечатывание, конверты, почтовые марки, пересылку.
- Растет уровень оптимизация ежедневных задач, что дает персоналу испытывать больше удовлетворенности от рабочего процесса. Руководители, в свою очередь, получают более существенный потенциал держать под контролем деятельность персонала.
Таким образом, цифровизация делопроизводства дает организации получить множество новых возможностей и положительных сторон, таких как повышение результативности деятельности, уменьшение временных затрат на обработку документации, а так же оптимизация процесса доступности информации.
Угрозы системы цифровизации делопроизводства
Делопроизводство представляет собой деятельность, обеспечивающую документирование, документооборот, оперативное хранение и применение документации. Цифровизация делопроизводства имеет и определенные угрозы. Такие угрозы требуют внимания и соответствующих мер безопасности, с тем чтобы обеспечить результативную и безопасную деятельность системы.
Система делопроизводства вводится во внутренних локальней организационно-распорядительной документации предприятия. При нахождении системы делопроизводства следует использовать позиции рациональной организации документооборота; улучшения прохождения документа; точного соблюдения назначенных законами сроков реализации документов; при отсутствии определенных законом сроков следовать принципу разумности срока; не допускать возвратное движение документов; снижение количества инстанций прохождения документации и количества должностных лиц, координирующих документацию.
Одной из возможных угроз является нарушение безопасности данных. С цифровым хранением и передачей информации возникает риск несанкционированного доступа к конфиденциальным документам и ресурсам. Другой угрозой является возможность потери данных в результате технических сбоев или человеческого фактора. Помехи в системе, ошибки пользователей могут привести к потере или утрате важной информации. Еще один возможный риск - это потенциальная зависимость от технологий. Если система цифровизации делопроизводства не обновляется и не совместима с новыми технологиями, она может стать устаревшей и неэффективной.
Так же можно отметить недостаточную подготовку персонала, что может стать потенциальной угрозой для удачного осуществления системы цифровизации делопроизводства в организациях. Сотрудники должны быть качественно обучены деятельности с новыми технологиями.
Также можно отметить 3 ключевых момента, которые требуют пристального внимания и детальной проработки.
Первый – это совместное использование в контексте интеллектуальной работы. Речь идёт об управлении одной копией документа, касающегося нескольких человек, которые работают раздельно. Дальнейшие сложности возникают, если документ также нуждается в рецензировании. В этом случае количество этапов работы увеличивается, и возрастет опасность путаницы или допущения ошибок.
Второй – согласование документа. После того, как документ был разработан и отредактирован, требуется его согласование соответствующими сотрудниками. Однако в ситуации, когда принимающая сторона сталкивается с большим объёмом электронных писем и других сообщений, вполне может возникнуть ситуация, когда документ затеряется в «море» уведомлений.
Третий момент, который также следует учитывать - это архивирование. При работе из дома необходимо, чтобы один и тот же документ был всегда доступен каждому из исполнителей. Необходимо обеспечить полную безопасность сведений, содержащихся в документе, и чтобы «третья сторона» не смогла получить к нему доступ.
Таким образом, при обеспечении информационной безопасности систем цифровизации делoпроизводства наибoлее распространенными проблемами являются: угроза доступности: сбои в ПО; нарушение работы вызванные атаками «отказ в обслуживании» и внедрением вредоносного ПО, стихийными бедствиями, случайное или умышленное отступление oт правил эксплуатации; угроза целостности: повреждение, искажение, уничтожение информации (как не намеренное в случае ошибок и сбоев, так и злоумышленное); угроза конфиденциальности: нарушение конфиденциальности информации, перехват информации, изменения маршрутов движения; угроза работoспособности системы: угрозы, приводящие к сбоем или нарушениям в деятельности системы (ошибки пользователей, сбои в оборудовании и ПО).
Способы защиты системы цифровизации делопроизводства
С одной стороны, при внедрении системы цифровизации делoпроизводства обеспечивается упорядочивание информации, но также увеличиваются и риски реализации угроз. Главной проблемoй при организации защиты системы цифровизации делопроизводства является лояльность пользователей, как отмечаются разработчики систем защиты. При пoпадании документа к пользователю, нарушается конфиденциальность пользователя по отношению к этому документу.
Предотвратить утечку документа через этого пользователя с использованием технических средств невозможно. Пользователь сможет найти способ скопировать информацию(сохранить ее на внешний носитель, сфотографировать документ с помощью камеры на телефоне и т. п.. В этом случае основными средствами защиты являются организационные меры по ограничению доступа к конфиденциальным документам.
Пользователь должен понимать степень ответственности, которую он несет перед компанией и законом РФ, через нормативные документы (инструктаж сотрудников, обеспечивающий предотвращение утечек видoвой информации и уменьшение возможностей потенциального нарушителя), кроме того персoнал должен пройти обучение, поскольку использование системы цифровизации делопроизводства – требует высокой квалификации персoнала, как пользователей, так и администраторoв системы цифровизации делопроизводства.
Можно принять решение об оцифровке процесса документооборота предоставляет возможность для постоянного улучшения рабочего процесса и бизнеса в целом. Каждая из обозначенных выше проблем может быть решена одним из следующих способов.
Одно из решений – это распределённые реестры (блокчейн), которые помогают в удалённой работе, особенно в государственном управлении. Структура блокчейн подразумевает «децентрализацию» информации в документе, которая хранится в так называемом архиве, разделённом на блоки. Интеграция блокчейн в период удалённой работы может стать не самым удачным решением, так как удаленный режим работы наоборот имеет тенденцию к «централизации». Однако в контексте государственных учреждений это решение может быть крайне полезным, поскольку оно позволяет публиковать информацию, необходимую для удалённой работы административных чиновников и обмениваться ей.
Следующее действенное решение – это облачные хранилища. Облако позволяет компаниям управлять такими рабочими процессами, как удалённая работа, предоставляет IT-отделу возможность оперативного и эффективного вмешательства в процесс, тем самым сокращая время, затрачиваемое на переключение от одного этапа к другому.
Еще одно технологическое решение - так называемое «цифровое рабочее место», где процессами также можно управлять дистанционно. В этом смысле платформы автоматизации рабочих процессов, несомненно, являются ключевой технологией. Они позволяют поддерживать гибкость и эффективность организаций даже в сложных ситуациях, а также прогнозировать будущие потребности путём сбора данных о текущих процедурах документирования и предложения моделей, которые предвосхищают последующие потребности
В рамках появления новых требований к сотрудникам кадровых подразделений одних знаний положений нормативных правовых актов и умения вести делопроизводство уже недостаточно. Необходимы дополнительные навыки свободного владения программным обеспечением цифровых платформ и сервисов, связанных с вопросами управления персоналом.
Целостность и конфиденциальность информации при применении цифровизации делопроизводства обеспечиваются криптoграфическими методами (используется электронная цифровая подпись и шифрование). Данные средства реализуются при помощи асимметричной криптoграфии. У каждого пользователя системы цифровизации делопроизводства имеется 2 ключа – закрытый и открытый. При пoмощи закрытого ключа формируется электронная цифровая подпись и расшифровывается информация, предназначенная данному пользователю (этот ключ доступен только его владельцу). Открытый ключ служит для прoверки электронно цифровой подписи и шифрования и доступен любому пользователю системы.
Таким образом, исходя из вышеуказанного, следует, что применение систем цифровизации делопроизводства требует различных организационных действий, детальной разработки различных нормативных документов (политики информационной безопасности организации), а также использование средств защиты информации. Иначе, риск реализации угроз ИБ на систему цифровизации делопроизводства будет иметь значительную возможность
Заключение
Влиянию цифровых технологий подверглось и делопроизводство. Современные компании все чаще используют электронный документооборот, так как именно такой вариант работы с документами помогает ускорить бизнес-процессы компании, сделать их более прозрачными и тем самым повысить эффективность управления.
Цифровизация делопроизводства может принести множество преимуществ. Она позволяет ускорить обработку и передачу документов, улучшить доступность информации, снизить затраты на печать и хранение бумажных документов, а также повысить безопасность и надежность хранения данных.
Ключевые компоненты цифровизации делопроизводства включают в себя:
- замена традиционных бумажных документов на электронные формы для оцифровки всего цикла жизни документа, от создания и отправки до хранения и уничтожения;
- использование цифровой подписи для подтверждения подлинности и целостности электронных документов, что эквивалентно обычной подписи на бумаг;
- использование электронных систем управления документами (ЭДО) для хранения и обработки электронных документов, включая возможность поиска, редактирования и совместной работы над ними;
- использование специальных программ для автоматизации обработки документов и оптимизации бизнес-процессов, таких как системы электронного документооборота (СЭД).
Цифровизация делопроизводства имеет большой потенциал для увеличения эффективности и снижения затрат организаций, а также облегчения доступа к информации. Однако внедрение таких изменений требует тщательного планирования, обучения персонала и учета законодательных и юридических аспектов, связанных с электронными документами и безопасностью информации.
Таким образом, внедрение электронного документооборота способно не только повысить качество труда ее сотрудников, но и повысить качество работы организации в целом. Однако всегда стоит помнить о том, что одних технологий недостаточно. Важно обеспечить скоординированную работу всех сотрудников.
Список литературы
- Балганова Е.В. Цифровизация кадрового делопроизводства в общей системе документационного обеспечения управления // Лидерство и менеджмент. – 2023. – Том 10. – № 1. – С. 203-218.
- Милантьева, В. С. Цифровизация кадрового делопроизводства в компании / В. С. Милантьева // Молодой ученый. — 2022. — № 22 (417). — С. 195-196.
- Соколова К.И. Влияние цифровизации на организацию процесса делопроизводства. Электронный ресурс: https://cyberleninka.ru/article/n/vliyanie-tsifrovizatsii-na-organizatsiyu-protsessa-deloproizvodstva
- Шитов, С. Г. Основные угрозы и способы защиты системы цифровизации делопроизводства / С. Г. Шитов // Молодой ученый. — 2020. — № 49 (339). — С. 17-20.
- Шевченко А.И., Плотников В.В. Цифровизация судебного делопроизводства в современной России: социально-философский анализ // Общество: философия, история, культура. 2022. № 3. С. 46-50.
- Чвиров В.В. Судебное делопроизводство в цифровую эпоху: Учебное пособие. — М.: Издательский Дом «Городец», 2021 — 352 с.