УДК 004

Основные угрозы и способы защиты системы цифровизации делопроизводства

Ширвис Остап Юрьевич – студент факультета Управления Кубанского государственного аграрного университета им. И.Т. Трубилина

Аннотация: В данной работе рассматривается влияние цифровизации на документооборот, ее неоднородность. Были выделены преимущества данной системы по отношению к традиционному бумажному документообороту. Вместе с тем были рассмотрены угрозы, которые возникают в результате внедрения цифровизации в систему документооборота. Были рассмотрены причины возникновения данных угроз. После их выявления были выдвинуты решения данных проблем. Данное исследование позволяет полно взглянуть на сущность влияния цифровизации на систему документооборота, в случае ее внедрения и предлагает возможные варианты оптимизации угроз от внедрения данного процесса.

Ключевые слова: делопроизводство, цифровизация, угрозы, защита, система, блокчейн, программное обеспечение.

Введение

Организация работы с документами влияет на качество деятельности всего аппарата управления, организацию и культуру труда всего предприятия. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Сегодня цифровизация – это тренд, пришедший на смену информатизации и компьютеризации. Цифровизация является важным трендом начала XXI века, который вносит огромный вклад в развитие экономики, повышение производительности и уровня жизни, а также создание новых возможностей для предпринимательства и инноваций. Цифровизация - это переход от аналоговых технологий к цифровым. Применение цифровых средств и технологий в разных областях, таких как производство, образование, медицина, транспорт, коммуникации и т.д. Этот процесс является очень важным трендом начала XXI века.

Влиянию цифровых технологий подверглось и делопроизводство. Компании в наши дни  все чаще употребляют электронный документооборот, так как именно такой вариант работы с документами помогает ускорить бизнес-процессы, сделать их более понятными. Цифровизация делопроизводства предоставляет множество новых возможностей и преимуществ, таких как повышение эффективности работы, сокращение времени на обработку документации и улучшение доступности информации.

Итак, учитывая вышеизложенное, не вызывает сомнения актуальность и своевременность выбранной темы реферата.

Объектом исследования данной работы является новые роли и функции менеджеров по человеческим ресурсам.

Исходя из цели исследования, в данной работе решаются следующие задачи:

  • определить цифровизацию делопроизводства;
  • проанализировать угрозы системы цифровизации делопроизводства;
  • рассмотреть способы защиты системы цифровизации делопроизводства.

Объем и структура работы

Реферат состоит из введения, трех параграфов, заключения, списка литературы.

Цифровизация делопроизводства

Термин «делопроизводство» главным образом применяется при описании организационной стороны и традиционных приемов деятельности с документацией. Специфическим предметом делопроизводства служит документ, как материальный объект с информацией, зафиксированной способом для ее передачи во времени и пространстве. Документ, регистрируя явления, выполняет функцию учета, используется как доказательство чего-то. Документ в управлении является предметом и результатом труда.

Цифровизация делопроизводства – это процесс перевода традиционных бумажной документации и вышеуказанных процессов в электронный формат с использованием современных информационных технологий. Цифровизация делопроизводства включает: электронные документы, электронную подпись, хранение и обработки документов, автоматизацию процессов рабочей деятельности.

Принцип безбумажного документооборота находится в основе обмена электронной документацией. Можно выделить следующие достоинства электронного документооборота:

  1. Посредством наличия центральной базы данных систематически делаются резервные копии файлов, что также исключает возможность безвозвратной потери документа и экономит время.
  2. Более эффективное применение пространства и техники проявляется в том, что происходит освобождение от дополнительных устройств для хранения документов, поскольку документация удаляется по завершения срока ее хранения.
  3. Цифровизация делопроизводства помогает следить за статусом документа на протяжении всех этапов его согласования и утверждения, получить информацию о создателе документации, понимать кто редактировал и имел доступ к документации. Все это помогает увеличить прозрачность работы с документацией.
  4. Ведение истории каждого файла и сопровождающей документации дают доступ к документации, рассматривающими деятельность между компанией и ее клиентами, поставщиками.
  5. Появляется потенциал осуществления удалённой трудовой деятельности. В наши дни не нужно ждать, пока копии файлов в бумажном виде откуда-либо доставят. На розыск нужной документации расходуется меньше времени. Помимо прочего снижаются траты на распечатывание, конверты, почтовые марки, пересылку.
  6. Растет уровень оптимизация ежедневных задач, что дает персоналу испытывать больше удовлетворенности от рабочего процесса. Руководители, в свою очередь, получают более существенный потенциал держать под контролем деятельность персонала.

Таким образом,  цифровизация делопроизводства дает организации получить множество новых возможностей и положительных сторон, таких как повышение результативности деятельности, уменьшение временных затрат на обработку документации, а так же оптимизация процесса доступности информации.

Угрозы системы цифровизации делопроизводства

Делопроизводство представляет собой деятельность, обеспечивающую документирование, документооборот, оперативное хранение и применение документации.  Цифровизация делопроизводства имеет и определенные угрозы. Такие угрозы требуют внимания и соответствующих мер безопасности, с тем чтобы обеспечить результативную и безопасную деятельность системы.

Система делопроизводства вводится во внутренних локальней организационно-распорядительной документации предприятия. При нахождении системы делопроизводства следует использовать позиции рациональной организации документооборота; улучшения прохождения документа; точного соблюдения назначенных законами сроков реализации документов; при отсутствии определенных законом сроков следовать принципу разумности срока; не допускать возвратное движение документов; снижение количества инстанций прохождения документации и количества должностных лиц, координирующих документацию.

Одной из возможных угроз является нарушение безопасности данных. С цифровым хранением и передачей информации возникает риск несанкционированного доступа к конфиденциальным документам и ресурсам. Другой угрозой является возможность потери данных в результате технических сбоев или человеческого фактора. Помехи в системе, ошибки пользователей могут привести к потере или утрате важной информации. Еще один возможный риск - это потенциальная зависимость от технологий. Если система цифровизации делопроизводства не обновляется и не совместима с новыми технологиями, она может стать устаревшей и неэффективной.

Так же можно отметить недостаточную подготовку персонала, что  может стать потенциальной угрозой для удачного осуществления системы цифровизации делопроизводства в организациях. Сотрудники должны быть качественно обучены деятельности с новыми технологиями.

Также можно отметить 3 ключевых момента, которые требуют пристального внимания и детальной проработки.

Первый – это совместное использование в контексте интеллектуальной работы. Речь идёт об управлении одной копией документа, касающегося нескольких человек, которые работают раздельно. Дальнейшие сложности возникают, если документ также нуждается в рецензировании. В этом случае количество этапов работы увеличивается, и возрастет опасность путаницы или допущения ошибок.

Второй – согласование документа. После того, как документ был разработан и отредактирован, требуется его согласование соответствующими сотрудниками. Однако в ситуации, когда принимающая сторона сталкивается с большим объёмом электронных писем и других сообщений, вполне может возникнуть ситуация, когда документ затеряется в «море» уведомлений.

Третий момент, который также следует учитывать - это архивирование. При работе из дома необходимо, чтобы один и тот же документ был всегда доступен каждому из исполнителей. Необходимо обеспечить полную безопасность сведений, содержащихся в документе, и чтобы «третья сторона» не смогла получить к нему доступ.

Таким образом, при обеспечении информационной безопасности систем цифровизации делoпроизводства наибoлее распространенными проблемами являются: угроза доступности: сбои в ПО; нарушение работы вызванные атаками «отказ в обслуживании» и внедрением вредоносного ПО, стихийными бедствиями, случайное или умышленное отступление oт правил эксплуатации; угроза целостности: повреждение, искажение, уничтожение информации (как не намеренное в случае ошибок и сбоев, так и злоумышленное); угроза конфиденциальности: нарушение конфиденциальности информации, перехват информации, изменения маршрутов движения; угроза работoспособности системы: угрозы, приводящие к сбоем или нарушениям в деятельности системы (ошибки пользователей, сбои в оборудовании и ПО).

Способы защиты системы цифровизации делопроизводства

С одной стороны, при внедрении системы цифровизации делoпроизводства обеспечивается упорядочивание информации, но также увеличиваются и риски реализации угроз. Главной проблемoй при организации защиты системы цифровизации делопроизводства является лояльность пользователей, как отмечаются разработчики систем защиты. При пoпадании документа к пользователю, нарушается конфиденциальность пользователя по отношению к этому документу.

Предотвратить утечку документа через этого пользователя с использованием технических средств невозможно. Пользователь сможет найти способ скопировать информацию(сохранить ее на внешний носитель, сфотографировать документ с помощью камеры на телефоне и т. п.. В этом случае основными средствами защиты являются организационные меры по ограничению доступа к конфиденциальным документам.

Пользователь должен понимать степень ответственности, которую он несет перед компанией и законом РФ, через нормативные документы (инструктаж сотрудников, обеспечивающий предотвращение утечек видoвой информации и уменьшение возможностей потенциального нарушителя), кроме того персoнал должен пройти обучение, поскольку использование системы цифровизации делопроизводства – требует высокой квалификации персoнала, как пользователей, так и администраторoв системы цифровизации делопроизводства.

Можно принять решение об оцифровке процесса документооборота предоставляет возможность для постоянного улучшения рабочего процесса и бизнеса в целом. Каждая из обозначенных выше проблем может быть решена одним из следующих способов.

Одно из решений – это распределённые реестры (блокчейн), которые помогают в удалённой работе, особенно в государственном управлении. Структура блокчейн подразумевает «децентрализацию» информации в документе, которая хранится в так называемом архиве, разделённом на блоки. Интеграция блокчейн в период удалённой работы может стать не самым удачным решением, так как удаленный режим работы наоборот имеет тенденцию к «централизации». Однако в контексте государственных учреждений это решение может быть крайне полезным, поскольку оно позволяет публиковать информацию, необходимую для удалённой работы административных чиновников и обмениваться ей.

Следующее действенное решение – это облачные хранилища. Облако позволяет компаниям управлять такими рабочими процессами, как удалённая работа, предоставляет IT-отделу возможность оперативного и эффективного вмешательства в процесс, тем самым сокращая время, затрачиваемое на переключение от одного этапа к другому.

Еще одно технологическое решение - так называемое «цифровое рабочее место», где процессами также можно управлять дистанционно. В этом смысле платформы автоматизации рабочих процессов, несомненно, являются ключевой технологией. Они позволяют поддерживать гибкость и эффективность организаций даже в сложных ситуациях, а также прогнозировать будущие потребности путём сбора данных о текущих процедурах документирования и предложения моделей, которые предвосхищают последующие потребности

В рамках появления новых требований к сотрудникам кадровых подразделений одних знаний положений нормативных правовых актов и умения вести делопроизводство уже недостаточно. Необходимы дополнительные навыки свободного владения программным обеспечением цифровых платформ и сервисов, связанных с вопросами управления персоналом.

Целостность и конфиденциальность информации при применении цифровизации делопроизводства обеспечиваются криптoграфическими методами (используется электронная цифровая подпись и шифрование).  Данные средства реализуются при помощи асимметричной криптoграфии. У каждого пользователя системы цифровизации делопроизводства имеется 2 ключа – закрытый и открытый. При пoмощи закрытого ключа формируется электронная цифровая подпись и расшифровывается информация, предназначенная данному пользователю (этот ключ доступен только его владельцу). Открытый ключ служит для прoверки электронно цифровой подписи и шифрования и доступен любому пользователю системы.

Таким образом, исходя из вышеуказанного, следует, что применение систем цифровизации делопроизводства требует различных организационных действий, детальной разработки различных нормативных документов (политики информационной безопасности организации), а также использование средств защиты информации. Иначе, риск реализации угроз ИБ на систему цифровизации делопроизводства будет иметь значительную возможность

Заключение

Влиянию цифровых технологий подверглось и делопроизводство. Современные компании все чаще используют электронный документооборот, так как именно такой вариант работы с документами помогает ускорить бизнес-процессы компании, сделать их более прозрачными и тем самым повысить эффективность управления.

Цифровизация делопроизводства может принести множество преимуществ. Она позволяет ускорить обработку и передачу документов, улучшить доступность информации, снизить затраты на печать и хранение бумажных документов, а также повысить безопасность и надежность хранения данных.

Ключевые компоненты цифровизации делопроизводства включают в себя:

  • замена традиционных бумажных документов на электронные формы для оцифровки всего цикла жизни документа, от создания и отправки до хранения и уничтожения;
  • использование цифровой подписи для подтверждения подлинности и целостности электронных документов, что эквивалентно обычной подписи на бумаг;
  • использование электронных систем управления документами (ЭДО) для хранения и обработки электронных документов, включая возможность поиска, редактирования и совместной работы над ними;
  • использование специальных программ для автоматизации обработки документов и оптимизации бизнес-процессов, таких как системы электронного документооборота (СЭД).

Цифровизация делопроизводства имеет большой потенциал для увеличения эффективности и снижения затрат организаций, а также облегчения доступа к информации. Однако внедрение таких изменений требует тщательного планирования, обучения персонала и учета законодательных и юридических аспектов, связанных с электронными документами и безопасностью информации.

Таким образом, внедрение электронного документооборота способно не только повысить качество труда ее сотрудников, но и повысить качество работы организации в целом. Однако всегда стоит помнить о том, что одних технологий недостаточно. Важно обеспечить скоординированную работу всех сотрудников.

Список литературы

  1. Балганова Е.В. Цифровизация кадрового делопроизводства в общей системе документационного обеспечения управления // Лидерство и менеджмент. – 2023. – Том 10. – № 1. – С. 203-218. 
  2. Милантьева, В. С. Цифровизация кадрового делопроизводства в компании / В. С. Милантьева // Молодой ученый. — 2022. — № 22 (417). — С. 195-196.
  3. Соколова К.И. Влияние цифровизации на организацию процесса делопроизводства. Электронный ресурс: https://cyberleninka.ru/article/n/vliyanie-tsifrovizatsii-na-organizatsiyu-protsessa-deloproizvodstva
  4. Шитов, С. Г. Основные угрозы и способы защиты системы цифровизации делопроизводства / С. Г. Шитов // Молодой ученый. — 2020. — № 49 (339). — С. 17-20.
  5. Шевченко А.И., Плотников В.В. Цифровизация судебного делопроизводства в современной России: социально-философский анализ // Общество: философия, история, культура. 2022. № 3. С. 46-50. 
  6. Чвиров В.В. Судебное делопроизводство в цифровую эпоху: Учебное пособие. — М.: Издательский Дом «Городец», 2021 — 352 с.

Интересная статья? Поделись ей с другими: