Организация работы с конфиденциальными документами и делами

"Научный аспект №6-2024" - История

УДК 930.251

Наранова Иляна Юрьевна – студентка гуманитарного факультета кафедры истории России, документоведения и архивоведения Калмыцкого государственного университета им. Б. Б. Городовиков.

Аннотация: В данной статье рассматриваются ключевые аспекты организации работы с конфиденциальными документами в современных условиях. Рассмотрены подходы к обеспечению конфиденциальности электронных документов. Сделан вывод, что комплексное соблюдение данных мер позволяет эффективно минимизировать риски утраты или утечки конфиденциальной информации, обеспечивая ее безопасное хранение и использование.

Ключевые слова: документ, конфиденциальные документы, дело, информация, конфиденциальные материалы, защита информации, информационная безопасность.

Работа с конфиденциальными документами и делами является одной из ключевых задач архивов, призванных обеспечивать сохранность и безопасность особо ценной и чувствительной информации. Строгий режим доступа, физическая защита материалов и надежные системы учета - все это позволяет архивистам соблюдать необходимые правила и нормы при организации работы с секретными и ограниченного пользования документами.

Действующее законодательство Российской Федерации, а именно Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и защите информации" [1] , непосредственно не содержит определения понятия "конфиденциальная информация". Тем не менее, данное определение может быть сформулировано на основе комплексного анализа положений данного нормативного акта. Так, согласно ст. 2 указанного закона, информация рассматривается как любые сведения, сообщения или данные, представленные в различных формах. В свою очередь, в п. 7 той же статьи конфиденциальность информации определяется как обязательное для лица, получившего доступ к определенным сведениям, требование не передавать их третьим сторонам без согласия правообладателя.

Таким образом, конфиденциальная информация может быть охарактеризована как сведения, данные или сообщения, доступ к которым ограничен и передача которых третьим лицам возможна только с согласия их владельца. Данная трактовка позволяет сформировать четкое понимание сущности конфиденциальной информации, выступающей объектом особой правовой охраны.

Важнейшим аспектом является система допуска и контроля доступа к конфиденциальным фондам. Вход в специальные архивохранилища, где размещаются такие документы, строго регламентирован: посетители должны иметь специальные пропуска, а их приход и уход фиксируется в журналах посещений. [4, 49 с.] Ответственность за работу с секретными материалами персонально возлагается на сотрудников архива.

Конфиденциальные документы и дела размещаются в специально оборудованных хранилищах - металлических шкафах, сейфах, в опечатываемых помещениях. Применяются также системы электронного контроля и видеонаблюдения для обеспечения надежной физической защиты. Выдача секретных материалов производится только по специальным запросам с регистрацией в учетных документах.

Принципы хранения конфиденциальной документации:

Защита конфиденциальной документации - первостепенная задача для любого предприятия. Для этого, как правило, разрабатывается специальный регламент, четко прописывающий порядок работы с такими бумагами.

Среди основных принципов организации хранения и использования конфиденциальных документов можно выделить следующие:

- Установление системы маркировки (грифы «секретно») для документов разных степеней важности.

- Определение ответственных лиц, а также круга сотрудников, допущенных к работе с конфиденциальными бумагами.

- Регламентация процедур обращения с секретными документами (использование, вынос за пределы офиса, передача и т.д.).

Особого внимания требует защита электронных конфиденциальных документов. Для этого внедряются технические решения:

- Ограничение доступа к файлам для строго определенного круга лиц.

- Блокирование возможности копирования, распечатки или пересылки документов.

- Ведение журнала доступа к секретным данным, регулярно проверяемого службой безопасности.

Таким образом, организация четкой системы мер по охране как бумажных, так и электронных конфиденциальных документов является эффективным способом минимизации рисков их утечки или утраты. [7, 26 с.]

Отдельного внимания требует информационная безопасность. При передаче конфиденциальной информации используются средства криптографической защиты, электронные базы данных оборудуются надежными системами доступа. Сотрудники архива регулярно проходят инструктажи и обучение правилам работы с секретными документами.

Регулирование деятельности с документами ограниченного доступа осуществляется посредством разработки внутренних ведомственных инструкций и положений, а также неукоснительного соблюдения требований действующего законодательства о государственной, служебной и коммерческой тайне [5, 25 с.] . Данный комплексный подход позволяет архивам и организациям эффективно обеспечивать сохранность и защищенность секретных материалов в соответствии с установленными нормами и правилами.

Коммерческая тайна представляет собой особый режим конфиденциальности информации, дающий ее владельцу возможность увеличить доходы, сократить расходы, удержать позиции на рынке или получить иную коммерческую выгоду [3, 16 с.]. Таким образом, конфиденциальная документированная информация, включая коммерческие секреты, требует защиты не только от физической утраты, но и от несанкционированной утечки.

Основной целью защиты конфиденциальной информации, в том числе коммерческой тайны, выступает предотвращение ее овладения конкурентами. Особое значение также приобретает защита коммерческих секретов, доверенных предприятию сторонними лицами или организациями. Уязвимость защищаемой документированной информации, то есть неспособность самостоятельно противостоять нарушающим воздействиям, повышает риски ее утраты и утечки.

Особое значение работа с конфиденциальными материалами приобретает в современных условиях, когда информационная безопасность становится одним из ключевых факторов, определяющих эффективность управленческих, экономических и общественных процессов. Утечка или неправомерное использование секретной информации может нанести серьезный ущерб интересам государства, предприятий, организаций и граждан. [2, 36 с.]

Архивы, в силу специфики своей деятельности, нередко становятся хранителями документов, содержащих конфиденциальные сведения. Это могут быть материалы правоохранительных органов, спецслужб, оборонных предприятий, личные дела государственных и муниципальных служащих, а также документы с грифами ограниченного доступа, коммерческая тайна и прочее. Поэтому от качества организации работы с такими документами во многом зависит национальная безопасность страны.

Неукоснительное соблюдение установленных правил и норм при обращении с конфиденциальными материалами является обязанностью каждого архивиста. [6, 49 с.] Малейшее нарушение режима доступа или несанкционированная утечка информации могут повлечь за собой самые серьезные последствия - от значительных финансовых и репутационных потерь до уголовной ответственности.

Важно подчеркнуть, что организация работы с секретными и ограниченного доступа документами - это системная задача, требующая комплексного подхода. Она включает в себя целый комплекс взаимосвязанных мероприятий по физической защите материалов, организации доступа, учету и хранению, информационной безопасности, правовому регулированию и подготовке персонала. Только слаженная и грамотная реализация всех этих направлений в совокупности позволяет архивам обеспечить надежную сохранность конфиденциальных документов и дел, минимизировать риски их утраты или незаконного использования. Это, в свою очередь, является важным вкладом в укрепление национальной безопасности и общественного доверия к государственным институтам.

Таким образом, обеспечение сохранности и защиты конфиденциальной документации является ключевой задачей для любого предприятия. Комплексный подход к организации режима хранения и использования таких документов позволяет свести к минимуму риски их утраты или утечки.

Список литературы

1. Федеральный закон РФ от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
2. Данилов Ю.М. Защита и обработка конфиденциальных документов // Делопроизводство. - 2008. - №1. - С. 78.
3. Кузнецов И.Н. Защита деловой информации. - М.: Экзамен, 2008.
4. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления. - М.: «Издательство Проспект», 2008.
5. Сопкина П.Л. Конфиденциальное документы // Секретарское дело. - 2005. - № 4. - С. 25.
6. Степанов Е.А. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. - 3-е изд., - М.: Проспект, 2011.
7. Янковая В.Ф. Нормативная база работы с конфиденциальными документами // Секретарь-референт. -2008. - №4. - С. 27.