УДК 004.01

Перевод на электронный документооборот бизнес-процесса по командированию работников в бюджетных организациях

Ганапольская Мария Вячеславовна – ассистент Высшей школы административного управления Санкт-Петербургского политехнического университета Петра Великого.

Аннотация: Ключевым моментом при использовании внутреннего электронного документооборота является создание ролевой модели и формирование бизнес-процессов. Для внедрения электронного документооборота должны быть утверждены локальные нормативные акты по использованию деловых регламентов и бизнес-процессов. Согласно Приказу Минфина России от 15 апреля 2021 г. № 61н [5], бюджетные организации обязаны согласовывать и подписывать документы, связанные с командированием работников, по утвержденным унифицированным формам с 1 января 2023 года. В научной статье предложен алгоритм по переводу бизнес-процесса по командированию работников в крупных бюджетных организациях с разрозненной управленческой структурой на ЭДО (электронный документооборот).

Ключевые слова: электронный документооборот, бизнес-процесс, командирование, работник, бюджетная организация.

За последние годы все большее внимание уделяют терминам «автоматизация», «цифровизация», «искусственный интеллект», «большие данные», «трансформация». В научной литературе ежегодно растет число публикаций по теме электронного документооборота. Публикации отражают проблемную законодательную сторону электронного документооборота, а также концентрируются на технических сторонах программного обеспечения СЭД (системы электронного документооборота). В крупных бюджетных организациях существует полная неопределенность протекающих бизнес-процессов, которая слабо формализована и регламентирована. В бюджетных организациях выстраиваются следующие процессы: создаются печатные регламенты, производится обмен файлов в форматах Microsoft Word или Excel, которые пересылаются посредством электронной почты.

Становится нерационально использовать бумажные носители для первичного бухгалтерского учета [1]. Очевидны преимущества ведения электронного документооборота в виде унификации всех форм документов; сокращении времени на поиск и подписание документов; сокращении расходов на печать.

Крупные бюджетные организации сталкиваются с серьезными трудностями в случае необходимости проведения глобальных изменений, к которым относится внедрение системы электронного документооборота.

Отсутствие четких правил, регламентирующих деятельность структурных подразделений, порождает установление собственных норм и правил в каждом отдельно взятом подразделении. В результате, заключение договоров может затягиваться на недели или даже месяцы.

Электронный документооборот может подразделяться на внутренний и внешний. ВЭДО (внутренний электронный документооборот) – система, которая позволяет маршрутизировать документы, отправлять их следующему подписанту. ВЭДО должна иметь возможность воссоздать те процессы, которые происходят в данный момент в бумажном документообороте. То есть, если рассматривается крупная бюджетная организация со сложным бизнес-процессом с разветвлением, выбором ответственных лиц, назначением этих лиц, заполнением общих сведений в документах, то система внутреннего электронного документооборота должна реализовывать все эти шаги. Вся рутинная работа по передаче следующему согласующему лицу, систематизации или хранению документов должна быть настроена во внутреннем ЭДО (электронном документообороте). Автоматизация процессов через подобную систему позволяет определить подразделения, которые не справляются с нагрузками или несвоевременно реагируют на запросы.

В теории нет ограничений на те процессы, которые могли бы быть созданы в электронном виде. Важным аспектом является использование электронной подписи.

Электронная подпись – ключевой артефакт электронного документооборота, аналог собственноручной подписи физического лица или должностного лица в организации. В электронной подписи находится вся информация, позволяющая идентифицировать физическое или юридическое лицо. Этой информации является достаточно, чтобы эта подпись была признана повсеместно, что утверждено в Федеральном законе «Об электронной подписи» № 63-ФЗ [2]. Открытие нового бизнеса с помощью электронной подписи обойдется дешевле, чем традиционным способом через нотариуса. Юридическое лицо и индивидуальные предприниматели освобождаются от уплаты государственной пошлины в случае, если заявление на регистрацию было подписано с помощью электронной подписи.

Иной нормативный документ (Приказ Минфина России от 30.03.2015 г. № 52н [3] с последней редакцией документа в виде Приказа Минфина России от 15 июня 2020 г. № 103н [4]) включает электронные унифицированные формы для оформления командировок и формы электронной кассовой книги. Именно по утвержденным Министерством финансов Российской Федерации формам рассматриваемые бюджетные организации должны подписывать документы.

Для автоматизации и управления бизнес-процесса необходимо прежде всего определиться с языком моделирования бизнес-процессов. Для моделирования бизнес-процессов бюджетной организации была выбрана нотация BPMN. На рисунке 1 отображено графическое представление бизнес-процесса «Командирование» в нотации BPMN.

1

Рисунок 1. Бизнес-процесс «Командирование».

Поэтапный бизнес-процесс командирования работников на территории Российской Федерации представлен на рисунке 2. Для того, чтобы ввести в эксплуатацию предложенный алгоритм, необходимо уточнить и согласовать с каждым структурным подразделением на схеме его роль и задачи при согласовании командировок в бумажном документообороте и при переходе на ЭДО, утвердить рабочую группу из числа работников структурных подразделений, задействованных в процессе согласования.

2

Рисунок 2. Бизнес-процесс «Решение о командировании на территории Российской Федерации».

В быстро изменяющихся условиях бюджетные организации вынуждены адаптироваться и становиться гибкими. Поэтому при внедрении систем все чаще стала популярной методология Agile. На рисунке 3 представлен алгоритм для руководителя структурного подразделения, направляющего подчиненного в командировку. В анализируемой бюджетной организации используется СЭД «Директум». Руководитель структурного подразделения должен зайти в систему проверить заполненные данные командируемым и принять решение: согласовать (подписать) документ или направить на доработку с комментарием. В комментариях могут быть указаны причины отказа в командировании.

3

Рисунок 3. Подписание формы руководителем структурного подразделения.

После согласования требований по всему бизнес-процессу командирования работников с техническим заказчиком и разработчиком начинается предварительное тестирование реализации процесса командирования. Учитывая сжатые сроки по реализации данного проекта, тестирование проводится и апробируется на членах рабочей группы и отдельных сотрудниках, постепенно оптимизируя процесс и учитывая все потребности реальных пользователей. Следующими этапами являются приемочное тестирование и ввод в эксплуатацию, на которых дорабатывается и упрощается бизнес-процесс командирования работников при использовании системы электронного документооборота. Завершающим этапом является утверждение локального нормативного акта по использованию деловых регламентов и бизнес-процессов. Параллельно с созданием регламентов для успешного перевода бизнес-процесса по командированию работников бюджетных организаций на ЭДО должны быть созданы инструкции для пользователей по работе в СЭД, а также проведен обучающий семинар по работе в системе электронного документооборота.

Список литературы

  1. Адаменко, А. А. Особенности осуществления электронного документооборота в современных условиях / А. А. Адаменко, Т. Е. Хорольская, А. А. Корчагина // Деловой вестник предпринимателя. – 2022. – № 7(1). – С. 6-9. – DOI 10.24412/2687-0991-2022-1-7-6-10. – EDN GSCPRG.
  2. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». – 2011.
  3. Приказ Минфина России от 15.04.2015 г. № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению». – Доступ из справочно-правовой системы КонсультантПлюс. – Текст: электронный. (дата обращения: 11.10.2022).
  4. Приказ Минфина России от 15.06.2020 г. № 103н «О внесении изменений в приложения № 1-5 к приказу Министерства финансов Российской Федерации от 30 марта 2015 г. № 52н. – Доступ из справочно-правовой системы Гарант. – Текст: электронный. (дата обращения: 10.10.2022).
  5. Приказ Минфина России от 15.04.2021 г. № 61н «Об утверждении унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета, применяемых при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений, и Методических указаний по их формированию и применению» (с изменениями и дополнениями). – Доступ из справочно-правовой системы КонсультантПлюс. – Текст: электронный. (дата обращения: 12.10.2022).

Интересная статья? Поделись ей с другими: