УДК 004.912
Система электронного документооборота как элемент цифровизации предприятия
Потехина Елена Витальевна – профессор кафедры информационных технологий, искусственного интеллекта и общественно-социальных технологий цифрового общества Российского государственного социального университета
Купцова Ксения Михайловна – магистрант Российского государственного социального университета
Аннотация: Одним из направлений реализации цифровой трансформации выступает построение корпоративных автоматизированных документных систем, составной частью которых являются системы электронного документооборота. В статье рассмотрены преимущества внедрения и использования систем электронного документооборота на предприятиях как элемента глобального тренда на цифровизацию экономики.
Ключевые слова: электронный документооборот, системы электронного документооборота, цифровая экономика, цифровизация предприятия.
На смену информатизации и компьютеризации пришел новый тренд – цифровизация. Как новый шаг развития информационных технологий, цифровизация настаивает на развитии новых технологических, технических подходов и применении современных программных продуктов для работы на предприятиях.
Переход к электронным документам и данным есть источник цифровой трансформации для управления компанией, а также основа в государственном управлении, при обеспечении кооперации общества и государства в рамках цифровой экономики.
Правительством Российской Федерации утверждена программа «Цифровая экономика Российской Федерации» (распоряжение от 28.07.2017 № 1632-р), которая должна обеспечить продвижение современных информационных технологий в значимых для экономики и общества отраслях. Намеченный курс так же окажет воздействие на многие бизнес-процессы: оптимизируют старые и создаст новые, что в свою очередь коснется работы с документами, как неизменного атрибута множества бизнес-процедур.
Цифровая экономика предполагает трансформацию правоотношений коммерческих структур между собой, а также между ними и государством в полностью электронный вид там, где это возможно. И с электронным документооборотом такой переход тесно связан.
В современных условиях цифровой экономики важным аспектом становится юридически значимый электронный документооборот (ЮЗЭДО) и технический функционал СЭД по защищенному хранению в электронном виде свидетельств взаимоотношений между контрагентами, документов и других данных, имеющих юридическую силу.
Решением Президиума Правительственной комиссии по цифровому развитию, использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности (протокол от 25.12.2020 № 34) была утверждена Концепция электронного документооборота в хозяйственной деятельности, разработанная Федеральной налоговой службой совместно с причастными органами власти и заинтересованными представителями бизнес-сообщества.
На сайте ФНС размещен «Калькулятор эффективности внедрения электронного документооборота в компании», который на основе введенных данных по организации помогает рассчитать основные финансовые и экономические показатели на ЮЗЭДО как с внешними контрагентами, так и внутри организации, а также эффект от внедрения СЭД.
На сегодняшний день в Российской Федерации все органы государственной власти различных уровней, а так же многие коммерческие структуры перешли на использование систем электронного документооборота, которые позволяют автоматизировать документооборот на всех стадиях жизненного цикла документа: от момента его создания до списания в архив. Такая масштабная трансформация подтверждает общепризнанный факт, что системы электронного документооборота упрощают доступ ко всем документам и необходимым данным, обеспечивают их надежное хранение, а также позволяют достичь более высокого уровня эффективности операционной деятельности в мире информационных технологий и передовых коммуникаций.
Еще одним импульсом (с 2019 года) ускорения цифровизации послужила пандемия новой коронавирусной инфекции с дистанционным взаимодействием людей и обществ. За очень короткий промежуток времени привычным в деловом обиходе стал дистанционный формат работы, значительно расширился набор услуг в электронном виде, в т.ч. государственных, в оборот вошло множество бизнес-приложений и цифровых решений, позволяющих на расстоянии эффективно коммуницировать внутри общества, то есть без физического взаимодействия. Теперь все это стало неотъемлемой частью нашей жизни.
По состоянию на конец 2022 года собраны сведения о 7,3 тыс. проектов внедрения СЭД/ECM-систем, по которым можно сделать выводы об отраслевом распределении проектов. На Рисунке 1 видно, что на лидирующих позициях находятся государственные структуры (более 14% от всех внедрений); также весомое количество приходится на отрасль строительства и финансовых услуг (доля каждой превышает 8%) [4].
Рисунок 1. Отраслевое распределение проектов внедрения СЭД/ЕСМ-систем, в %.
По итогам 2021 года для отечественного рынка СЭД оказались довольно результативным. Развертывание проектов по внедрению СЭД/ECM-систем происходило активно, важным импульсом в росте стал тренд на импортозамещение. Рынок показал подъем, о чем свидетельствуют финансово-экономические результаты [5].
Аналитики оценивают рост показателей российского рынка СЭД/ECM - систем в 2022 и 2023 годах в 10%, что представлено на Рисунке 2.
Рисунок 2. Объем российского рынка СЭД/ECM-систем, в 2018-2023 годах, в млрд рублей.
На практике отождествляют два термина ЭДО (электронный документооборот) и СЭД (система электронного документооборота), под которыми объединяют сразу нескольких понятий:
- внутренний документооборот, организованный в пределах компании. Отдельно выделяют бухгалтерский, управленческий, архивный, кадровый (примеры систем: Directum, Docsvision, 1С:Документооборот и пр.);
- межкорпоративный (внешний) документооборот, который обеспечивает отправку и получение от контрагентов цифровых договоров, закрывающих документов и т.д. (примеры: Контур, Тензор и пр.);
- электронный документооборот с государственными органами, например, для подачи отчетности в ФНС, взаимодействия с Федеральным казначейством и другими регуляторами.
Более подробно рассмотрим системы электронного документооборота для организации внутреннего документооборота на предприятиях.
Стоит отметить, что нормативной базы, регулирующей разработку данного вида систем недостаточно, и разработчики СЭД, в свою очередь ориентируются на регламентирующие документы для «классического» делопроизводства, а именно:
- Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ, Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ, Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ и т.д.;
- письма Минюста РФ, Минфина РФ, приказы Росстандарта и Росархива, а также отраслевые правила и требования, других государственных органов;
- постановления правительств федерального и региональных уровней;
- стандарты и ГОСТы по делопроизводству, архивам, системам распорядительной документации – Р 7.0.8-2013, ГОСТ Р 7.0.97-2016 и другие.
Стоить отметить, что некоторые нормативные акты «конфликтуют» друг с другом, а ГОСТы носят рекомендательный характер, при этом разработчики системы стараются делать ее адаптивной, гибкой и готовой к изменениям. Кроме того, следует брать в расчет регулярные новации в работе с электронными подписями (далее – ЭП), которые имеют принципиальное значение для ЮЗЭДО. Документооборот – сложноорганизованная и трудоёмкая сфера деятельности предприятий.
Если объединить обмен документами, актуальный для бухгалтерских и юридических подразделений, территориально-распределенных участков предприятия, в единой системе, то формируется цифровая экосистема, в которой данные передаются без искажений и утраты, в цифровом виде, что делает максимально прозрачными все процессы обработки и обмена информацией. ЮЗЭДО упрощает и ускоряет внутрикорпоративное согласование, обмен документами с внешними партнерами, процессы подготовки и предоставления отчётности в контролирующие службы.
У отечественного рынка систем электронного документооборота уникальная черта – срастание понятий СЭД и ECM/EDMS-систем. Вполне возможно, что при употреблении понятия «система электронного документооборота», подразумевают функциональные характеристики ECM-системы.
Основной компонент в СЭД является – документ, состоящий из набора информации и реквизитов, а функционал системы состоит из учета, регистрации и контроля над результатами организационно-распорядительной деятельности предприятия. С течением развития СЭД дополнился отдельными функциями по работе с договорами, первичными учетными документами, обращениями и пр.
Этот функционал имеется и в ECM-системах (Enterprise Content Management), при этом сверхцель иная – этот класс систем обеспечивает формирование единого информационного пространства предприятия. В отличие от СЭД, которая работает только с документами, ECM работает со всем корпоративным контентом, образующийся в результате деятельности компании: документы, переписка медиафайлы, записи нормативно-справочной информации и т.д. Помимо того, появляется инструмент по управлению потоками работ (Work Flow), формированию бизнес - процессов и управлению доступом к данным.
Нередко СЭД так же называют EDMS (Electronic Document Management System), которая представляет собой взаимосвязанный механизм по сбору, хранению, поиску, просмотру и доступу к электронным документам. Однако EDMS является составляющей принципа управления корпоративным контентом или вышеназванной ЕСМ-системы, но эти термины все же шире, чем «классический» СЭД.
Представленные системы электронного документооборота на современном российском рынке фактически являются ECM-системами, просто термин СЭД более привычен.
В процессе развития СЭД постепенно освоила логику всего жизненного цикла документа и следом автоматизировала кросс-функциональные бизнес-процессы, взаимосвязанные с документооборотом, и как результат отчасти приняла на себя функции BPM-систем (Business Process Management).
BPM подход в свою очередь позволяет выстроить бизнес-процессы и настроить маршрутизацию документа в соответствии со стратегией предприятия, что приводит к достижению целевой производительности, финансово-экономических показателей за счет повышения качества работ на уровне отдельного подразделения, предприятия в целом и на стыках между организациями.
Такое разнообразие систем, подход к данным и документам требуют переосмысления методов работы в области документационного обеспечения.
Происходящая трансформация СЭД стала частью стратегического развития государственных структур и коммерческих организаций необходимой для успешной реализации стратегических задач цифровизации. Эта модернизация значительно повышает эффективность предприятий, снижает финансовые издержки на обеспечение их деятельности и позволяет подняться на новый уровень предоставления товаров и услуг.
Список литературы
- Указ Президента Российской Федерации от 21.07.2020 № 474 «О национальных целях развития Российской Федерации на период до 2030 года».
- Распоряжение Правительства РФ № 1632-р, утверждающее программу «Цифровая экономика Российской Федерации».
- Концепция развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности (утверждена решением президиума Правительственной комиссии по цифровому развитию, использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности (протокол от 25.12.2020 № 34).
- Российский рынок СЭД, ECM и CSP-систем: Оценки и итоги // TAdviser URL: https://www.tadviser.ru/index.php/%D0%A1%D0%AD%D0%94 (дата обращения: 08.05.2023).
- Отраслевая специфика внедрений СЭД/ECM // TAdviser URL: https://clck.ru/QXAg2 (дата обращения: 08.05.2023).