УДК 004.4

В каких направлениях возможна цифровизация офисной деятельности учебного отдела деканата образовательного учреждения на примере РТУ МИРЭА

Трушин Степан Михайлович – ассистент кафедры математического обеспечения и стандартизации информационных технологий МИРЭА – Российского технологического университета

Ахмедова Хамида Гаджиалиевна – доцент кафедры практической и прикладной информатики МИРЭА – Российского технологического университета

Новичков Дмитрий Евгеньевич – ассистент кафедры математического обеспечения и стандартизации информационных технологий МИРЭА – Российского технологического университета

Аннотация: Цифровизация бизнес-процессов привела к необходимости цифровой трансформации офисной деятельности. В свою очередь, работа в условиях пандемии ускорила этот процесс. В статье рассматриваются основные направления цифровизации офисной деятельности, на примере документоведов учебного отдела деканата образовательного учреждения. Также представлены модели обработки документов и возможные направления цифровизации работы учебного отдела.

Ключевые слова: цифровизация, цифровая трансформация, офисная деятельность, образовательное учреждение, документооборот, единый облачный офисный продукт, виртуальный рабочий стол, технологии BYOD и BYOT, интеллектуальные рабочие пространства.

Введение

В настоящее время, цифровая трансформация является стратегическим подходом для эффективного перехода российской экономики и промышленности на новый уровень технологического развития. В результате ожидаются значительные изменения в структуре экономики и промышленности России, включающие повышение уровня планирования производства, переход к мелкосерийному производству, которое лучше соответствует потребностям заказчиков, а также улучшение уровня цифровизации и межотраслевой взаимосвязи.

Офисная деятельность, которая является важной составляющей организации и управления бизнесом, также будет затронута непрерывным процессом цифровой трансформации. Фигурирующая на Рис. 1 информация демонстрирует главные цели, направления и технологии, которые используются в цифровой трансформации офисной деятельности.

Согласно отчету компании Gartner, наиболее распространенными технологиями при цифровой трансформации организации офисных мест являются:

  • использование единого облачного офисного продукта (технология SaaS);
  • виртуальный рабочий стол (технология DaaS (Desktop as a service));
  • применение личных устройств в качестве рабочих инструментов (технологии BYOD (Bring Your Own Device) и BYOT (Bring Your Own Thing)), что уменьшает время переключения между различными техническими устройствами и позволяет работать без привязки к определенному месту;
  • использование интеллектуальных рабочих пространств (IoT, Smart Workspace) и инструментов искусственного интеллекта для обработки документов;
  • поддержка удаленного взаимодействия, таких, как виртуальные конференции, дистанционные собеседования и вебинары.

Традиционно компания Gartner представляет развитие технологий на графике "цикла востребованности" (Hype Cycle). Рассмотрим применение основных трендов цифровизации офисной деятельности, таких как ускоренный переход к облачным технологиям, развитие периферийных вычислений и создание интеллектуального цифрового рабочего пространства, на примере работы документоведа в учебном отделе (деканате) крупного российского университета.

image001

Рисунок 1. Основные цели, направления и инструменты, связанные с цифровой трансформацией офисной деятельности.

image002

Рисунок 2. Диаграмма Hype Cycle цифровой трансформации офисного пространства, составленная компанией Gartner в 2020 году.

Документооборот, связанный с работой учебного отдела деканата учебного заведения

Структура крупного российского университета представляет собой сложную организацию, которая разделена на подразделения в соответствии с функциональными и структурными принципами. Например, учебно-научные подразделения, такие как институты, факультеты, кафедры, учебные отделы и деканаты, отвечают за учебно-научную деятельность. Руководитель такого подразделения, например, директор института, имеет ряд обязанностей, таких как координация деятельности заведующих кафедрами, студентов и аспирантов института, руководство учебной, методической, воспитательной и научной работой, организация создания научно-методического и учебно-методического обеспечения учебного процесса, утверждение индивидуальных планов обучения, координация деятельности учебных и научных подразделений, организация работы и контроль над научно-методическим взаимодействием кафедр и других подразделений института с учебными заведениями, предприятиями и организациями, руководство подготовкой заседаний ученого совета института, руководство работой совета института, формирование кадровой политики и организация повышения квалификации персонала.

В крупном российском университете директор Института имеет заместителей, которые отвечают за основные направления деятельности Института, такие как учебная работа, общие вопросы, учебно-методическая работа, воспитательная работа и методическая работа. Учебный отдел является связующим звеном между кафедрами, учащимися и дирекцией, и состоит из документоведов и диспетчеров. Документоведы учебного отдела выполняют базовые функции, такие как ведение, учет и хранение документов, подготовка и передача отчетности по подразделению, оформление и выдача справок обучающимся, участие в организации итоговой аттестации обучающихся, а также прием и оформление документов из других подразделений учебного заведения (приемной комиссии, военно-учетного стола и т.д.).

В системах управления учебными заведениями автоматизация рабочего места документоведа является типичной задачей. Рисунок 3 демонстрирует основные стандартные операции, выполняемые документоведом в учебном отделе.

image003

Рисунок 3. Основные действия, которые выполняет документовед учебного отдела при работе с документами.

Иллюстрация на рисунке 4 демонстрирует текущий процесс обработки документов с применением информационной системы.

image004

Рисунок 4. Бизнес-процесс обработки документа.

Алгоритм обработки заявки на составление документа:

  1. Открыть систему и нажать на оповещение о новой заявке.
  2. Заполнить шаблон документа.
  3. Нажать кнопку «Заполнено».
  4. Корректор получает оповещение и проверяет правильность заполненного документа.
  5. В случае нахождения проблем:
  6. Исправить исправления.
  7. Нажать кнопку «Выполнено».

Документоведу автоматически придет оповещение об изменениях. В случае не нахождении проблем:

  1. Нажать на кнопку «Проверено».
  2. Директор получает оповещение и заверяет документ.
  3. Нажать кнопку «Заверено».

Затем информационная система отправляет оповещение заявителю и отправляет ему заверенный документ.

  1. Обновить метку заявки на «Выполнено».

Алгоритм входа в систему:

  1. Открыть систему в окне браузера.
  2. Ввести логин.
  3. Ввести пароль.
  4. Войти в систему.

Алгоритм вывода документа на печать:

  1. Произвести вход в систему
  2. Выбрать нужный документ.
  3. Нажать кнопку «Печать».

Алгоритм сохранения документа:

  1. Произвести вход в систему
  2. Выбрать нужный документ.
  3. Выбрать нужный формат для сохранения.
  4. Сохранить файл.

Направления цифровизации деятельности документоведов учебного отдела

Пандемия COVID-19 активно стимулировала цифровизацию деятельности документоведов учебного отдела деканата Института. Из-за необходимости перевода сотрудников на удаленную работу в течение 2-3 недель, важно было сохранить эффективность работы сотрудников в период пандемии.

Давайте обсудим основные направления цифровизации:

  1. Быстрый переход к облачным технологиям, что позволяет пользователям получать доступ к рабочим инструментам (от личной почты до корпоративных информационных систем) в любом месте и в любое время. Эта технология обеспечивает безопасность и включает виртуальные рабочие столы, которые поддерживают виртуализацию рабочих приложений.
  2. Развитие моделей BYOD (Bring Your Own Device) и BYOT (Bring Your Own Technology), которые позволяют использовать личные или временно предоставленные портативные и стационарные компьютеры, мобильные телефоны и устройства IoT для выполнения рабочих задач. Несмотря на гибкость такой модели, она также представляет высокие риски нарушения информационной безопасности, что требует корпоративного мониторинга личных устройств.
  3. Создание интеллектуального рабочего пространства, также известного как Smart Workspace, который повышает эффективность труда и уменьшает непродуктивные операции. Это достигается за счет технологий Industry 4.0, таких как унификация виртуальных и физических рабочих мест, автоматический мониторинг состояния сотрудника, управление микроклиматом и социальное дистанцирование.

Заключение

Появление информационных технологий имело значительное влияние на организацию офисов и стиль работы. Процессы цифровизации и модификации офисного пространства ускорились из-за цифровой трансформации бизнеса и перехода к удаленной работе в связи с пандемией. Пример цифровизации учебного отдела деканата образовательного учреждения подтверждает, что технологические тренды оптимизации офисных процессов включают Big Data, роботизацию и искусственный интеллект

Список литературы

  1. Головин С., Лоцманов А., Позднеев Б. Стратегия информационного обеспечения эффективного вхождения промышленности России в современные условия // Стандарты и качество. № 7 (997). 2020. – с. 68-73.
  2. Цифровизация рабочего пространства: топ-3 тенденции 2020 https://www.bigdataschool.ru/blog/ workspace-digitalization-2020.html.
  3. Официальный сайт РТУ МИРЭА [Электронный ресурс] / Структура Университета. – Режим доступа: https://www.mirea.ru/about/the-structure-of-the-university/. Загл. С экрана. – Яз. рус.
  4. СБИС ПАРТНЕР [Электронный ресурс] / Основная информация. — Режим доступа: https://sbis-online.ru/. – Яз. рус.
  5. Программный центр [Электронный ресурс] / Продукты. – Режим доступа: https://pbprog.ru/products/programs.php?ELEMENT_ID=380. Яз. рус.

Интересная статья? Поделись ей с другими: