УДК 004.4
В каких направлениях возможна цифровизация офисной деятельности учебного отдела деканата образовательного учреждения на примере РТУ МИРЭА
Трушин Степан Михайлович – ассистент кафедры математического обеспечения и стандартизации информационных технологий МИРЭА – Российского технологического университета
Ахмедова Хамида Гаджиалиевна – доцент кафедры практической и прикладной информатики МИРЭА – Российского технологического университета
Новичков Дмитрий Евгеньевич – ассистент кафедры математического обеспечения и стандартизации информационных технологий МИРЭА – Российского технологического университета
Аннотация: Цифровизация бизнес-процессов привела к необходимости цифровой трансформации офисной деятельности. В свою очередь, работа в условиях пандемии ускорила этот процесс. В статье рассматриваются основные направления цифровизации офисной деятельности, на примере документоведов учебного отдела деканата образовательного учреждения. Также представлены модели обработки документов и возможные направления цифровизации работы учебного отдела.
Ключевые слова: цифровизация, цифровая трансформация, офисная деятельность, образовательное учреждение, документооборот, единый облачный офисный продукт, виртуальный рабочий стол, технологии BYOD и BYOT, интеллектуальные рабочие пространства.
Введение
В настоящее время, цифровая трансформация является стратегическим подходом для эффективного перехода российской экономики и промышленности на новый уровень технологического развития. В результате ожидаются значительные изменения в структуре экономики и промышленности России, включающие повышение уровня планирования производства, переход к мелкосерийному производству, которое лучше соответствует потребностям заказчиков, а также улучшение уровня цифровизации и межотраслевой взаимосвязи.
Офисная деятельность, которая является важной составляющей организации и управления бизнесом, также будет затронута непрерывным процессом цифровой трансформации. Фигурирующая на Рис. 1 информация демонстрирует главные цели, направления и технологии, которые используются в цифровой трансформации офисной деятельности.
Согласно отчету компании Gartner, наиболее распространенными технологиями при цифровой трансформации организации офисных мест являются:
- использование единого облачного офисного продукта (технология SaaS);
- виртуальный рабочий стол (технология DaaS (Desktop as a service));
- применение личных устройств в качестве рабочих инструментов (технологии BYOD (Bring Your Own Device) и BYOT (Bring Your Own Thing)), что уменьшает время переключения между различными техническими устройствами и позволяет работать без привязки к определенному месту;
- использование интеллектуальных рабочих пространств (IoT, Smart Workspace) и инструментов искусственного интеллекта для обработки документов;
- поддержка удаленного взаимодействия, таких, как виртуальные конференции, дистанционные собеседования и вебинары.
Традиционно компания Gartner представляет развитие технологий на графике "цикла востребованности" (Hype Cycle). Рассмотрим применение основных трендов цифровизации офисной деятельности, таких как ускоренный переход к облачным технологиям, развитие периферийных вычислений и создание интеллектуального цифрового рабочего пространства, на примере работы документоведа в учебном отделе (деканате) крупного российского университета.
Рисунок 1. Основные цели, направления и инструменты, связанные с цифровой трансформацией офисной деятельности.
Рисунок 2. Диаграмма Hype Cycle цифровой трансформации офисного пространства, составленная компанией Gartner в 2020 году.
Документооборот, связанный с работой учебного отдела деканата учебного заведения
Структура крупного российского университета представляет собой сложную организацию, которая разделена на подразделения в соответствии с функциональными и структурными принципами. Например, учебно-научные подразделения, такие как институты, факультеты, кафедры, учебные отделы и деканаты, отвечают за учебно-научную деятельность. Руководитель такого подразделения, например, директор института, имеет ряд обязанностей, таких как координация деятельности заведующих кафедрами, студентов и аспирантов института, руководство учебной, методической, воспитательной и научной работой, организация создания научно-методического и учебно-методического обеспечения учебного процесса, утверждение индивидуальных планов обучения, координация деятельности учебных и научных подразделений, организация работы и контроль над научно-методическим взаимодействием кафедр и других подразделений института с учебными заведениями, предприятиями и организациями, руководство подготовкой заседаний ученого совета института, руководство работой совета института, формирование кадровой политики и организация повышения квалификации персонала.
В крупном российском университете директор Института имеет заместителей, которые отвечают за основные направления деятельности Института, такие как учебная работа, общие вопросы, учебно-методическая работа, воспитательная работа и методическая работа. Учебный отдел является связующим звеном между кафедрами, учащимися и дирекцией, и состоит из документоведов и диспетчеров. Документоведы учебного отдела выполняют базовые функции, такие как ведение, учет и хранение документов, подготовка и передача отчетности по подразделению, оформление и выдача справок обучающимся, участие в организации итоговой аттестации обучающихся, а также прием и оформление документов из других подразделений учебного заведения (приемной комиссии, военно-учетного стола и т.д.).
В системах управления учебными заведениями автоматизация рабочего места документоведа является типичной задачей. Рисунок 3 демонстрирует основные стандартные операции, выполняемые документоведом в учебном отделе.
Рисунок 3. Основные действия, которые выполняет документовед учебного отдела при работе с документами.
Иллюстрация на рисунке 4 демонстрирует текущий процесс обработки документов с применением информационной системы.
Рисунок 4. Бизнес-процесс обработки документа.
Алгоритм обработки заявки на составление документа:
- Открыть систему и нажать на оповещение о новой заявке.
- Заполнить шаблон документа.
- Нажать кнопку «Заполнено».
- Корректор получает оповещение и проверяет правильность заполненного документа.
- В случае нахождения проблем:
- Исправить исправления.
- Нажать кнопку «Выполнено».
Документоведу автоматически придет оповещение об изменениях. В случае не нахождении проблем:
- Нажать на кнопку «Проверено».
- Директор получает оповещение и заверяет документ.
- Нажать кнопку «Заверено».
Затем информационная система отправляет оповещение заявителю и отправляет ему заверенный документ.
- Обновить метку заявки на «Выполнено».
Алгоритм входа в систему:
- Открыть систему в окне браузера.
- Ввести логин.
- Ввести пароль.
- Войти в систему.
Алгоритм вывода документа на печать:
- Произвести вход в систему
- Выбрать нужный документ.
- Нажать кнопку «Печать».
Алгоритм сохранения документа:
- Произвести вход в систему
- Выбрать нужный документ.
- Выбрать нужный формат для сохранения.
- Сохранить файл.
Направления цифровизации деятельности документоведов учебного отдела
Пандемия COVID-19 активно стимулировала цифровизацию деятельности документоведов учебного отдела деканата Института. Из-за необходимости перевода сотрудников на удаленную работу в течение 2-3 недель, важно было сохранить эффективность работы сотрудников в период пандемии.
Давайте обсудим основные направления цифровизации:
- Быстрый переход к облачным технологиям, что позволяет пользователям получать доступ к рабочим инструментам (от личной почты до корпоративных информационных систем) в любом месте и в любое время. Эта технология обеспечивает безопасность и включает виртуальные рабочие столы, которые поддерживают виртуализацию рабочих приложений.
- Развитие моделей BYOD (Bring Your Own Device) и BYOT (Bring Your Own Technology), которые позволяют использовать личные или временно предоставленные портативные и стационарные компьютеры, мобильные телефоны и устройства IoT для выполнения рабочих задач. Несмотря на гибкость такой модели, она также представляет высокие риски нарушения информационной безопасности, что требует корпоративного мониторинга личных устройств.
- Создание интеллектуального рабочего пространства, также известного как Smart Workspace, который повышает эффективность труда и уменьшает непродуктивные операции. Это достигается за счет технологий Industry 4.0, таких как унификация виртуальных и физических рабочих мест, автоматический мониторинг состояния сотрудника, управление микроклиматом и социальное дистанцирование.
Заключение
Появление информационных технологий имело значительное влияние на организацию офисов и стиль работы. Процессы цифровизации и модификации офисного пространства ускорились из-за цифровой трансформации бизнеса и перехода к удаленной работе в связи с пандемией. Пример цифровизации учебного отдела деканата образовательного учреждения подтверждает, что технологические тренды оптимизации офисных процессов включают Big Data, роботизацию и искусственный интеллект
Список литературы
- Головин С., Лоцманов А., Позднеев Б. Стратегия информационного обеспечения эффективного вхождения промышленности России в современные условия // Стандарты и качество. № 7 (997). 2020. – с. 68-73.
- Цифровизация рабочего пространства: топ-3 тенденции 2020 https://www.bigdataschool.ru/blog/ workspace-digitalization-2020.html.
- Официальный сайт РТУ МИРЭА [Электронный ресурс] / Структура Университета. – Режим доступа: https://www.mirea.ru/about/the-structure-of-the-university/. Загл. С экрана. – Яз. рус.
- СБИС ПАРТНЕР [Электронный ресурс] / Основная информация. — Режим доступа: https://sbis-online.ru/. – Яз. рус.
- Программный центр [Электронный ресурс] / Продукты. – Режим доступа: https://pbprog.ru/products/programs.php?ELEMENT_ID=380. Яз. рус.