УДК 004.4

Организация учёта программного обеспечения технических средств информатизации: требования, особенности, перспективы

Горшков Евгений Александрович – кандидат технических наук, заведующий кафедрой Гуманитарных и естественно-научных дисциплин Балаковского филиала Российской академии народного хозяйства и государственной службы при президенте Российской Федерации.

Лушин Константин Андреевич – студент кафедры Гуманитарных и естественно-научных дисциплин Балаковского филиала Российской академии народного хозяйства и государственной службы при президенте Российской Федерации.

Калинина Анна Владимировна – кандидат физико-математических наук, преподаватель специальных дисциплин Балаковского политехнического техникума.

Аннотация: В статье приводится понятие программного обеспечения и организации его учета как при постановке на баланс предприятия, так без нее, а также проблемы и перспективы создания, внедрения и сопровождения специализированных инструментальных средств по его учету.

Ключевые слова: программное обеспечение, IT-инфраструктура, технические средства информатизации, исключительные и неисключительные права, IDEF1X-диаграмма.

Сегодня в каждой организации используется большой парк персональных компьютеров и компьютерной техники. Функционирование ПК и других технических средств информатизации возможно посредством использования, устанавливаемого на них программного обеспечения. Каждый вид программного обеспечения, который используется организациями для своего бизнеса, предоставляется вместе с лицензионным соглашением.

Любое предприятие, использующее компьютеры, уже имеет определенную IT-инфраструктуру. Однако функциональные возможности и организация таких систем зависит от масштабов и вложений предприятия в развитие собственной инфраструктуры информационных технологий [1].

Поэтому, для обеспечения бесперебойного функционирования программного обеспечения ПК и других технических средств информатизации в организациях особую важность приобретает процесс учета программного обеспечения технических средств информатизации.

На Федеральном уровне данный вопрос регламентируется Методическими указаниями по осуществлению учета информационных систем и компонентов информационно-телекоммуникационной инфраструктуры, по приказу Министерства связи и массовых коммуникаций РФ от 31 мая 2013 г. N 127[2].

К программному обеспечению, согласно этому документу, относят программы для электронных вычислительных машин, программные комплексы и компоненты, необходимые для обеспечения функционирования объектов учета. Регистрируемые в системе учета информационных систем средства ПО должны характеризоваться определенным объемом прав использования, передаваемых государственному органу.

Согласно ст. 1261 ГК РФ программой для ЭВМ является представленная в объективной форме совокупность данных и команд, предназначенных для функционирования ЭВМ и других компьютерных устройств в целях получения определенного результата, включая подготовительные материалы, полученные в ходе разработки программы для ЭВМ, и порождаемые ею аудиовизуальные отображения[3].

Исходя из п. 1 ст. 1268 ГК РФ, а также из п. 2 ст. 1270 ГК РФ под экземпляром программы для ЭВМ понимается копия программы, записанная на материальный носитель. В ГК РФ четко разграничены права на результаты интеллектуальной деятельности и средства индивидуализации (интеллектуальные права) и право собственности на материальный носитель (вещь), в котором выражены соответствующие объекты интеллектуальных прав (ст. 1227 ГК РФ).

Организация может приобрести программное обеспечение с исключительными, а также неисключительными правами на него.

При этом постановка на налоговый и бухгалтерский учет предполагает обязательное наличие лицензии или договора, в котором прописано отчуждение программного обеспечение покупателю с составление акта на передачу прав [4].

При налогообложении расходы, связанные с приобретением права на использование программ для ЭВМ и баз данных по договорам с правообладателем (по лицензионным и сублицензионным соглашениям), учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией [5].

Чтобы отнести программное обеспечение к категории нематериальных активов должны выполняться следующие условия: объект способен приносить учреждению экономические выгоды в будущем; у объекта отсутствует материально-вещественная форма; объект можно отожествлять, выделить его отдельно от другого имущества; объект предназначен для использования в течение длительного времени, то есть срок его полезного использования составляет свыше 12 месяцев; учреждение не предполагает перепродажу приобретенного программного обеспечения; существуют надлежащим образом оформленные документы, подтверждающие существование объекта; учреждение имеет исключительные права на данный программный продукт на основе лицензионных соглашений или иных документов [6].

Действия с применением неисключительных прав встречаются гораздо чаще, в связи с тем, что разработчик позволяет учреждению только использование копии программы, оставляя приоритетные права за собой.

Приобретая неисключительное право на использование программного обеспечения, учреждение может понести расходы в виде оплаты: затрат на приобретение неисключительного права; прочих издержек, связанных с оплатой услуг по внедрению программного продукта и доработке его стандартной версии с учетом требований учреждения [5].

При составлении лицензионного соглашения в нем указывается пункт о сроках использования программы, причем возможность ее обновления регламентируется отдельным документом. При этом программное обеспечение ставиться на баланс учреждения по его исходной стоимости, включающей расходы на приобретении лицензии на продукт [4].

В настоящее время многие организации используют внутренне-организационный учет технических средств информатизации в виде закрепления средств информатизации за конкретными сотрудниками или конкретными отделами.

Такой учет позволяет не только учитывать время обновлений установленных версий программного обеспечения на персональные компьютеры, в случае если ПО поставляется вместе с техническим средством, но и закрепить персональную ответственность сотрудников за техническими средствами информатизациями в целях обеспечения сохранности технических средств информатизации.

Для автоматизации процесса учета программного обеспечения технических средств информатизации в организации, в том числе для учета лицензий ПО, используются различные автоматизированные информационные системы. Такие программные продукты позволяют проводить инвентаризацию купленных лицензий программного обеспечения технических средств информатизации.

Также разрабатываются программные продукты, которые позволяют учитывать программное обеспечение в числе прочих функций, в том числе в числе инвентарного учета компьютеров и компьютерных сетей в организациях.

Виды программного обеспечения для учета программного обеспечения технических средств информатизации в организации представлены на рисунке 1.

Рисунок 1. Виды программного обеспечения для учета программного обеспечения технических средств информатизации.

На сегодняшний день программы для учета программного обеспечения технических средств информатизации не получили широкого распространения в отделах информационно-технического обслуживания организаций и их использование предполагают сложность внедрения и эксплуатации.

Поэтому в отделах информационно-технического обслуживания организаций так необходимо осуществлять внедрение эффективных и современных программ автоматизации учета программного обеспечения технических средств информатизации с возможностью учета закрепления ПК за конкретными сотрудниками организации.

Использование данного вида программ деятельности отделов информационно-технического обслуживания позволит: вести инвентаризационный учет компьютеров и других средств информатизации, а также отслеживать их закрепление средств информатизации за конкретными сотрудниками и отделами; оперативно обновлять базу данных по учету программного обеспечения, которое установлена на компьютерах; иметь возможность для оперативного просмотра установленного программного обеспечения, а также контролировать текущее его состояние и состояние лицензий на обновление; обеспечивать поиск информации об установленных ОС, обновлениях, программах, используемых лицензиях и так далее; планировать время обновление ПО, установки новых лицензий; автоматизировать отчетность с детальной информацией о программном обеспечении рабочих станций.

В ходе инфологического моделирования ИС для учета ПО предприятия была разработана ER- модель «Сущность-связь» в нотации IDEF1X (рис. 2).

Рисунок 2. Диаграмма «Сущность-связь» ИС для учета ПО предприятия.

Таким образом, разработка и внедрение специализированного программного средства для учета программного обеспечения технических средств информатизации с возможностью учета закрепления компьютеров за конкретными сотрудниками организации позволит в режиме реального времени получить актуальную информацию о состоянии программного обеспечения, а также повысить внутренне-организационный учет технических средств информатизации и, как следствие, качество предоставляемых отделом информационно-технического обслуживания услуг.

Список литературы

1. Горшков, Е. А. Подходы и стандарты к формированию и совершенствованию IT-инфраструктуры предприятия / Е. А. Горшков, Е. С. Саяпин, А. В. Калинина — Текст: непосредственный // Научный аспект. -2018. - Выпуск №2, Том 2. Самара: Изд-во «Аспект» c. 215-222. ISSN: 2226-5694
2. Об утверждении методических указаний по осуществлению учета информационных систем и компонентов информационно-телекоммуникационной инфраструктуры Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций РФ от 31 мая 2013 г. N 127 [Электронный ресурс] Режим доступа: https://base.garant.ru/70500106/#friends
3. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть четвертая) от 18.12.2006 N 230-ФЗ (ред. от 11.06.2021) [Электронный ресурс Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_64629/ce1359ed5b9bd99896d7a496c7887e7c223a2cbc/
4. Как осуществляется учет программного обеспечения [Электронный ресурс] Режим доступа: https://assistentus.ru/buhuchet/programmnogo-obespecheniya/
5. Учет расходов на программное обеспечение [Электронный ресурс] Режим доступа: https://www.buhgalteria.ru/article/uchet-raskhodov-na-programmnoe-obespechenie
6. Учёт программного обеспечения [Электронный ресурс] Режим доступа: https://www.4dk.ru/news/d/20220204110000-uchet-programmnogo-obespecheniya-v-byudzhetnom-uchrezhdenii