УДК 65.011.56

Перспективные направления развития информационного обеспечения деятельности торговых компаний

Горшков Евгений Александрович – кандидат технических наук, доцент кафедры Информационного и документационного обеспечения управления Балаковского филиала Российской академии народного хозяйства и государственной службы при президенте Российской Федерации.

Шагинян Нарек Каджикович – студент кафедры Информационного и документационного обеспечения управления Балаковского филиала Российской академии народного хозяйства и государственной службы при президенте Российской Федерации.

Аннотация: В статье приводится классификация предприятий розничной торговли, рассматривается схема документопотоков информационной системы торговой компании, проводится анализ требований и предлагаются программно-технические решения в сфере автоматизации и информатизации торгового бизнеса.

Ключевые слова: Предприятия розничной торговли, автоматизация, «1С: Торговля и склад», информационные системы, информационные технологии, документооборот.

В настоящее время информатизация в Российской Федерации находится на таком уровне, что под его требования изменяется и сфера торговли. 

Использование информационных систем с базами и хранилищами данных в настоящее время представляют перспективное направление для ведения торгового бизнеса.

Торговое предприятие или компания - имущественный комплекс, используемый организацией для купли-продажи товаров и оказания услуг торговли. 

Основной задачей таких предприятий является обеспечивание возможности купить тот или иной товар с соответствующим качеством обслуживания при покупке.

Предприятия розничной торговли классифицируются, в том числе, по виду ассортимента товаров (Рис. 1).

Рисунок 1. Классификация предприятий розничной торговли.

В настоящее время широкое распространение получили другие нетрадиционные формы торговли (Рис. 2).

Рисунок 2. Нетрадиционные формы торговли.

Для торгового предприятия или компании внешними связями являются взаимодействие с поставщиками, покупателями и посредниками.

Информационные потоки и содержание информации в них закреплено типовыми инструкциями или локальными нормативными актами. Документооборот торговой компании включает помимо договоров на организацию поставки товаров накладные, фиксирующие перемещение товаров со складов, акты о переоценке или списании товара, счета на получение или поставку товаров, а также акты учета товаров и отчеты об их движении и наконец, отчеты о поступлении и реализации в торговой точке товаров.

Ключевым для торгового предприятия является оборот товаров и финансов, а автоматизация данной деятельности позволяет рассматривать различные варианты закупок и схем торговли, упростить и адаптировать информационные системы под различные потребности торгового предприятия, например работа со складом, кассовое обслуживание, учет и контроль движения денежных средств (Рис. 3).

Рисунок 3. Схема документопотоков информационной системы торговой компании.

Современные информационные технологии радикально изменяют методы ведения бизнеса на предприятиях, занятых в торговой сфере. В частности, активно развиваются технологии передачи информации через различные каналы связи, например, Интернет, а также онлайн-применение банковских карт для произведения оплаты товаров. Кроме того, благодаря активному внедрению CRM-систем, меняется структура систем заказа и поставки товара, включающая различные промоакции и системы скидок для активных покупателей.

Тем не менее, из-за различных по роду причин, автоматизация сферы торговли проходит сравнительно медленно, однако неизбежно путь информатизации различных торговых компаний напрямую определяет эффективность работы отдельной торговой единицы, позволяя получать и анализировать оперативную информацию и корректировать торговую деятельность в соответствии с изменениями внешней среды, а значит, сохранять конкурентоспособность.

Для крупных сетевых торговых компаний характерным является работа центрального офиса с периферийными торговыми точками посредством сети Интернет (Рис.4).

От последних исходит информация о продаже товара из кассы, а центральный офис в торговые точки передает данные о составе товаров и их ценах и различного рода акциях и скидках на них, тем самым осуществляя централизованное управление ассортиментом, ценами и акциями на товары, а также «разгружая» информационные системы последних и как следствие приводя к снижению затрат на обслуживание торговых точек и предприятия торговли в целом.

Для крупных сетевых торговых компаний характерно применение специализированных решений, например, холдинги «Эльдорадо» и «Копейка» используют «SAP Retail», компания «Патерсон» пользуется решением «1С», торговая сеть «Перекресток» внедрила решение от «Х5 Retail Group» и т.д.

Небольшие торговые компании, чтобы выжить на рынке и укрепиться в своём сегменте продаж, также вынуждены использовать в своей торговой деятельности универсальные программные средства и технологии.

Рисунок 4. Схема информационной системы крупной торговой компании.

Ключевыми процессами отдельных торговых точек, подлежащими автоматизации являются операции заказа и приемки товара, осуществление инвентаризаций и ревизий (Рис.5). Также усложняет задачу информационного обеспечения применение дополнительного оборудования для торговли: POS – терминал (кассовый аппарат на основе ПЭВМ); сканеры штрих кода; электронные весы; принтеры этикеток штрих кодов; терминалы сбора данных; специализированные системы упаковки товара.

В связи с этим ужесточаются требования к качеству и скорости обработки информации, а также ведению финансовой и бухгалтерской отчетности. Поэтому данному виду отчетности отводится особое место в процессе автоматизации торгового предприятия.

Рынок программного обеспечения в свою очередь предлагает актуальные специализированные решения для автоматизации торгового бизнеса. Флагманом данного рынка является информационная система «1С: Торговля и склад», представляющая собой компоненту «Оперативный учет» системы «1С: Предприятие» с типовой конфигурацией для автоматизации складского учета и торговли.

Рисунок 5. Схема информационной системы торговой точки.

Широкое использование в информационном обеспечении торговых компаний возможностей информационных систем с базами и хранилищами данных предоставляет удобные инструменты для обработки информации, а также современные механизмы управления процессами деятельности торговых компаний, что в свою очередь, существенно повышает качество ведения торгового бизнеса, также при этом увеличивается эффективность деятельности торговой компании в целом.

Базы данных с интерфейсами ввода-вывода обеспечивают следующие основные возможности в составе информационной системы:

• позволяют определять, какие данные будут храниться в базе данных, тип данных (например, текст или число) и связи между ними;
• обеспечивают обработку и манипулирование данными, в том числе позволяют выбирать необходимые поля данных, фильтровать и сортировать данные, вычислять и выводить итоговые данные;
• обеспечивают управление и защиту данных, позволяют разграничить доступ к данным, определить порядок совместного использования и обновления, просматривать, обновлять и добавлять информацию.

Но если для крупных торговых компаний приобретение и обслуживание специализированной под особенности торговой деятельности информационной системы со специальной базой данных не является финансовой проблемой, то мелкие торговые компании могут себе позволить только стандартизированные информационные решения, зачастую не всегда дешёвые и подходящие под условия торгового бизнеса или собственные разработки, базирующиеся на локальных программных решениях и базах данных.

Поэтому для улучшения информационного обеспечения небольшой торговой компании целесообразным будет разработка специальной базы данных, которая будет учитывать специфику торговой деятельности конкретной компании, особенность ассортимента товаров и ведения торгового бизнеса, позволяющую проводить определение окончания срока годности товара, а также автоматизировать отчетность по результатам изъятия товара с истекшим сроком годности [4]. Такая база данных должна быть разработана специально под имеющееся в торговой компании аппаратное и программное обеспечение.

Список литературы

1. Виды предприятий розничной торговли. [Электронный ресурс] Режим доступа: http://www.marketingweek.ru/10.html.
2. Зайцева, С. В., Савченко, Н. К., Мартыненко, О. В., Клюева, Е. Г. Информационные технологии в торговле // Молодой ученый. — 2017. — №15. — С. 6-8. [Электронный ресурс] Режим доступа: https://moluch.ru/archive/149/41972.
3. Котляров, И. Д. Эволюция форм торговли: от традиционной к электронной // Экономический журнал. — 2014. [Электронный ресурс] Режим доступа: https://cyberleninka.ru/article/n/evolyutsiya-form-torgovli-ot-traditsionnoy-k-elektronnoy-1.
4. Очкур Г.В. Реинжиниринг бизнес-процессов компании // Актуальные проблемы современности: наука и общество. — №1 (22). — С. 23-27.