УДК 65.011.56
К вопросу об автоматизации деятельности предприятий общественного питания
Горшков Евгений Александрович – кандидат технических наук, доцент кафедры Информационного и документационного обеспечения управления Балаковского филиала Российской академии народного хозяйства и государственной службы при президенте Российской Федерации.
Колесников Кирилл Эдуардович – студент кафедры Информационного и документационного обеспечения управления Балаковского филиала Российской академии народного хозяйства и государственной службы при президенте Российской Федерации.
Аннотация: В статье проводится анализ требований к предприятиям общественного питания в целом и их автоматизации в частности. Выявляется проблема - отсутствие автоматизации деятельности «Кафе» ИП Гусева Л.К. и предлагается эффективное решение – база данных «Кафе», разработанная с применением инструментального средства MS Access.
Ключевые слова: Предприятия общественного питания, «Кафе» ИП Гусева Л.К., MS Access, автоматизация.
Автоматизация деятельности предприятий общественного питания определяет одним из ключевых требований к системам управления их высокую эффективность, широкие функциональные возможности и низкую стоимость решения. Кроме того, определяющим критерием выбора системы автоматизации предприятий, работающих на доставку блюд, включающей прием заказа оператором, назначение курьера и отслеживание доставки заказчику, приоритетной является скорость обслуживания, как фактор эффективного ведения бизнеса.
Данные предприятия, и, в частности, кафе, рассматриваются в составе ресторанного бизнеса и как к любому виду бизнеса, к ним предъявляет ряд важных требований со стороны общества и государства, включающий: наличие необходимых лицензий, установленных законом; сертификация продукции общепита; санитарно-гигиенические правила; правила оказания услуг общественного питания.
Требования к деятельности предприятий общественного питания в целом и кафе в частности определяются ГОСТ 30389-2013 [1]. Помимо данного ключевого стандарта открытие такого предприятия любого масштаба сопровождается массой сопроводительных и согласовательных документов, наличие которых должно быть обязательно у каждого кафе, бара, ресторана.
И говоря о автоматизации предприятия общественного питания, имеется ввиду затрагивание не производственных процессов, а учет, продажи, документооборот и другие процессы, связанные с обработкой данных.
Основными задачами которой являются: анализ деятельности и дальнейшего развития; повышение эффективности работы персонала; активная маркетинговая деятельность; внедрение программ лояльности и системы скидок для активных постоянных и клиентов; повышение качества и скорости обслуживания клиентов; рост прибыли и снижение издержек предприятия; постоянный мониторинг и повышение эффективности деятельности предприятия; предупреждение нарушения трудовой дисциплины и предотвращение хищений со стороны персонала предприятия.
Анализ поставленных выше задач позволяет говорить о том, что они частично пересекаются, а их эффективное решение возможно с применением узкоспециализированных систем автоматизации, являющихся частным случаем систем планирования ресурсов предприятия (Enterprise Resource Planning) и автоматизированных систем управления.
Для построения эффективной программно-аппаратной системы управления предприятием общественного питания, необходимо учитывать: продажи – это все процессы, связанные с обслуживанием клиентов, включающие прием заказа, отправка его на кухню, формирование счета, оплата и выдача чека клиенту с применением различных механизмов стимулирования активных и постоянных клиентов, учет различных маркетинговых акций; бухгалтерский учет, контроль за приходом и расходом продуктов, доставки блюд клиентам; руководство и контроль, включающий автоматизированные системы учета персонала и интеграции с другими автоматизированными системами.
Но если для крупных предприятий общественного питания приобретение и обслуживание такой системы не является финансовой проблемой, то небольшие кафе, к которым относится «Кафе» ИП Гусева Л.К., могут себе позволить только стандартизированные информационные решения, зачастую не всегда дешёвые и подходящие под условия данного бизнеса или собственные разработки, базирующиеся на локальных программных решениях и базах данных.
Поэтому, для улучшения информационного обеспечения «Кафе» ИП Гусева Л.К. было принято решение разработать локальную базу данных, которая работает в режиме адресной доставки заказов. Формат заведения общественного питания выбран с учетом современных вызовов, которые диктует мировая пандемия COVID-19. В качестве инструментального средства разработки было выбрано MS Access как достаточно недорогое и эффективное средство управления базами данных. С учетом поставленных задач были выделены следующие сущности: клиенты, сотрудники, заказы, блюда, продукты, поставщики, банк (финансовые операции), рецепты, детали заказов и типы блюда (см. табл. 1).
Таблица 1. Определение типов связей.
|
Таблица 1 |
Тип связей |
Таблица 2 |
|
Клиенты |
1:N |
Заказы |
|
Клиенты |
1:N |
Платежи |
|
Заказы |
1:N |
Детали заказа |
|
Детали заказа |
1:N |
Блюда |
|
Блюда |
1:N |
Рецепты |
|
Блюда |
1:N |
Типы блюда |
|
Рецепты |
N:N |
Продукты |
|
Поставщики |
N:N |
Продукты |
|
Заказы |
N:1 |
Работники |
|
Платежи |
N:1 |
Поставщики |
Для удобства сотрудников, осуществляющих прием заказа, была создана главная кнопочная форма, изображенная на рисунке 1, которая представляет собой интерфейс для ввода данных в таблицы, вывода результатов запросов и отчетов, просмотра и изменения таблиц.
Рисунок. 1. Главная кнопочная форма базы данных «Кафе».
Некоторые запросы удобно реализовать в виде отчетов. Так, например, отчет по деталям определенного заказа, представленный на рисунке 2 содержит помимо суммы за каждое блюдо еще и итоговую сумму по заказу. Такой отчет может использоваться для печати чека. В качестве примера на рисунке 3 приведены Форма Заказы и подчиненная форма Детали заказа.
Рисунок 2. Отчет «Детали заказа».
Рисунок 3. Форма «Заказы» и подчиненная форма «Детали заказа».
Таким образом, разработанная база данных «Кафе» ИП Гусева Л.К., может являться эффективным инструментом автоматизации предприятий общественного питания подобного масштаба и формы собственности, позволяющим осуществить хранение, быстрый доступ и поиск необходимой сотрудникам информации.
Список литературы
- ГОСТ 30389-2013. Межгосударственный стандарт. Услуги общественного питания. Предприятия общественного питания. Классификация и общие требования» (вместе с «Минимальными требованиями к предприятиям (объектам) общественного питания различных типов») (введен в действие Приказом Росстандарта от 22.11.2013 N 1676-ст). Дата введения 01.01.2016.
- Разработка баз данных: учебное пособие / А. С. Дорофеев, Р. С. Дорофеев, С. А. Рогачева, С. С. Сосинская. — Саратов: Ай Пи Эр Медиа, 2018. — 241 c. — ISBN 978-5-4486-0114-9. — Текст: электронный // Электронно-библиотечная система IPR BOOKS: [сайт]. — URL: http://www.iprbookshop.ru.ezproxy.ranepa.ru:3561/70276.html (дата обращения: 10.06.2020).