Методы оптимизации плана закупок в условиях ограниченных финансовых ресурсов
Никифорова Марина Сергеевна – кандидат технических наук, заместитель генерального директора АО «Агентство Прямых Инвестиций».
Аннотация: Целью настоящей статьи является описание возможных методов оптимизации плана закупок организации, их преимуществ и недостатков. Статья содержит рекомендации по применению данных методов, однако выбор конкретного метода зависит от структуры плана закупок, его объема, а также целей конкретной организации.
Ключевые слова: План закупок, оптимизация, бюджет.
Для эффективной деятельности предприятия любой формы собственности, реализации стратегии развития и решения актуальных задач необходима организация рационального и эффективного расходования бюджетных средств [1]. В связи с этим критически важно обеспечить формирование плана закупок, обеспечивающего выполнение целевых показателей деятельности, и соответствующего финансовым возможностям организации.
Одновременно в ряде случаев возникает ситуация, когда план закупок сформирован и согласован, но организации требуется оптимизации в связи с недостатком финансирования.
Как правило, многие управляющие структуры предприятия наиболее быстрым и эффективным методом снижения издержек видят несколько иные пути, такие как, например, сокращение персонала либо экономия на вознаграждении работающим сотрудникам [2, c. 109].
Однако, на практике возможно также применить следующие методы оптимизации плана закупок:
- Пропорциональное снижение плана закупок по всем позициям. Применение данного метода означает сокращение финансирования всех закупок пропорционально общему снижению плана закупок.
- Пропорциональное снижение плана закупок по всем заказчикам. Как правило, в крупных организациях присутствует закрепление отдельных статей закупок за ответственными подразделениями, так называемыми заказчиками. Таким образом, возможно снижение общего финансирования плана закупок для заказчика, который самостоятельно определяет возможность снижения по конкретной закупке.
- Ранжирование закупок по приоритетности для компании и снижение лимитов в зависимости от приоритета закупки. Уже на стадии планирования организацией может быть определен приоритет закупок и их ранжирование. Ранжирование может быть осуществлено на основе системы критериев или методом экспертных оценок.
- Категорирование закупок и установление процента снижения в зависимости от категории. Все закупки организации могут быть распределены по категориям. Например, по шкале, приведенной в таблице 1 от «обязательной» до «в случае наличия финансирования». Тогда процент снижения по конкретной закупке зависит от ее приоритета и заранее определен.
Таблица 1. Пример категоризации закупок.
|
Категория закупки |
Описание |
Процент снижения в случае оптимизации |
|
Обязательная |
Направлена на исполнение надзорных органов, обеспечивает технологический процесс или обеспечивает законодательные требования к деятельности организации |
Невозможно |
|
Стратегическая |
Непосредственно обеспечивает достижение стратегических показателей развития организации |
До 10% |
|
Социальная |
Направлена на выполнение социальных обязательств перед сотрудниками и содержание непрофильных объектов социальной сферы |
До 20% |
|
Текущая |
Регулярная закупка, связанная с деятельностью организации |
от 5 до 50 % по возможности сохранение объемов предыдущего года |
|
Инновационная |
Направлена на развитие организации, в том числе путем внедрения инновационных методов и технологий |
До 50 % |
|
В случае наличия финансирования |
Закупка товаров или услуг за счет прибыли организации, не носящая обязательный характер и не направленная на исполнение социальных обязательств |
До 100% |
- Индивидуальный пересмотр каждой закупки и определение потенциального резерва снижения. В отдельных случая организация может осуществлять детальный анализ каждой закупки и индивидуально определять возможности по ее снижению.
Рисунок 1. Методы оптимизации плана закупок.
Далее рассмотрим преимущества и недостатки перечисленных методов оптимизации, а также область их применения.
Таблица 2. Пример категоризации закупок.
|
Категория закупки |
Преимущества |
Недостатки |
Область применения |
|
Пропорциональное снижение плана закупок по всем позициям |
Относительная простота для организатора закупки |
Не учитывает стратегической значимости и приоритета закупок |
В условиях повторяющихся закупок |
|
Пропорциональное снижение плана закупок по всем заказчикам |
Заказчик может сам отрегулировать финансирование отдельных закупок в рамках выделенного бюджета |
Отсутствие централизованного контроля процесса оптимизации, возможность злоупотреблений и коррупции заказчика |
При расширенной номенклатуре закупок, когда детальный контроль каждой позиции невозможен |
|
Ранжирование закупок по приоритетности для компании и снижение лимитов в зависимости от приоритета закупки |
Высокий контроль за процессом оптимизации, максимальное обеспечение приоритетов организации |
Выставленные на этапе планирования приоритеты могут не соответствовать реальной значимости для организации, необъективность экспертов |
При высоком уровне автоматизации, наличии штата независимых экспертов |
|
Категорирование закупок и установление процента снижения в зависимости от категории |
Распределение закупок по целям и соответствию целям организации |
Необъективность при определении категории закупки или рекомендуемого процента снижения |
При наличии четких приоритетов для категорирования и обоснованных процентах снижения |
|
Индивидуальный пересмотр каждой закупки и определение потенциального резерва снижения. |
Индивидуальный подход к закупке. Детальное рассмотрение закупок |
Высокая трудоемкость |
При незначительной номенклатуре закупок или большом штате службы закупок |
Таким образом, в случае ограниченного финансирования организация может применять методы оптимизации плана закупок. Выбор конкретного метода зависит от структуры плана закупок, его объема, а также целей конкретной организации. Кроме того, возможно комбинирование описанных в статье методов.
Список литературы
- Е.С. Балашова, С.Р. Шарипова. Закупочная деятельность предприятий промышленности в рамках стратегии устойчивого развития. Санкт-Петербургский политехнический университет Петра Великого, Санкт-Петербург, Российская Федерация, Научно-технические ведомости СПбГПУ. Экономические науки. Том 11, № 6, 2018.
- Лопастейская Л.Г., Бикучева Г.М. Оптимизация плана закупок товарно - материальных ценностей на предприятии. Современные проблемы и перспективные направления инновационного развития науки, сборник статей по итогам Международной научно-практической конференции. 2018, Издательство: Общество с ограниченной ответственностью "Агентство международных исследований" (Уфа).