"Научный аспект №2-2019" - Гуманитарные науки
Методы автоматизации работы визовых центров
Корягин Антон Дмитриевич – студент магистратуры Московского автомобильно-дорожного государственного технического университета.
Аннотация: В данной статье проводится анализ и описание основные методов автоматизации работы визовых центров.
Ключевые слова: Автоматизация, визовый центр, электронная очередь.
В настоящее время туризм – очень популярный продукт, который приносит компаниям впечатляющие доходы. Выделяют два основных типа туризма: внешний и внутренний. В данной статье сфокусируемся на внешнем туризме.
Одним из важных аспектов при внешнем туризме является взаимоотношение стран из которой выезжает турист и которую планирует посетить. Если между данными странами не подписано соглашение о безвизовом режиме, то туристу необходимо для посещения заграницы получить визу, которая оформляется непосредственно в консульстве. Получение визы чаще всего долгий процесс, который требует сбора большого количества документов.
Существуют компании, которые взаимодействуют с консульствами и помогают гражданам в сборе документов, дают комментарии о правильности заполнения анкет и так далее.
На визовые центры ложится большая нагрузка по взаимоотношению с клиентами, контролю качества их обслуживания. Каждый визовый центр заинтересован в увеличении скорости обработки заявки от каждого клиента, так как чем быстрее заявка обрабатывается, тем больше за день сотрудник сможет их обработать и тем продуктивнее консульство заграничной страны сможет их рассмотреть и дать окончательное решение о возможности или не возможности въезда в данную страну для каждого туриста.
Системы автоматизации для визовых центров можно разделить на три группы:
- автоматизация приема документов (электронные очереди);
- авторизация процесса работы с документами и работы с клиентами;
- автоматизация процесса приема и обработки документов (совокупность первого и второго варианта).
Электронные очереди – программно-аппаратный комплекс, который позволяет распределять потоки клиентов по операторам, в зависимости от типа их заявки. Данные системы состоят из нескольких элементов и бывают разной степени сложности.
Основные элементы систем:
- основной терминал, в котором клиент выбирает тип услуги, которую он хочет получит;
- информационная панель, на которой отображается номер талона того клиента, чья очередь подошла;
- главное табло, на котором отображается текущий порядок очереди и ее прогресс;
- пульты операторов (может быть, как аппаратным, так и виртуальным);
- сеть организации, к которой подключена система электронной очереди и в которой находится сервер, на котором хранятся настройки системы.
Такие системы могут быть разной сложности, и в зависимости от стоимости и способов их внедрения могут позволять производить запись на прием через интернет, выгружать отчеты по эффективности работы того или иного оператора, отслеживать динамику загрузки визового центра и так далее.
Такие системы позволяют:
- снизить количество конфликтных ситуаций;
- улучшить качество обслуживания;
- уменьшить время ожидания приема клиентом;
- снизить нагрузку на сотрудников визовых центров;
- проводить аналитику по работе сотрудников и выявлять наиболее востребованные услуги.
Другой тип автоматизации – автоматизация работы сотрудников (автоматизация работы с документами и с клиентами). В данном случае чаще всего реализуется единая система, которая позволяет генерировать анкеты, автоматически их заполнять, прикреплять необходимые документы к заявке и так далее.
В случае с визовым центром такая система состоит из следующих основных блоков:
- блок работы с заявками;
- блок работы с анкетами заявителей;
- блок уведомления заявителя;
- блок формирования уникальных идентификаторов пакетов документов;
- блок формирования настроек для расчета стоимостей;
- блок расчета стоимости услуги и предоставления документа об оплате;
- блок контроля стадии обработки документов;
- блок формирования отчетов.
Для работы данных блоков используются внешние устройства, которые необходимо интегрировать с системой. Такими устройствами обычно являются:
- сканер штрих-кодов;
- принтер штрих-кодов;
- принтер;
- принтер для печати чеков;
- сканер для паспортов.
Подобного рода системы могут быть разработаны на уже существующей платформе, могут быть реализованный как отдельная и уникальная система. В большинстве случаев стоимость зависит от предоставляемого функционала и от возможности масштабирования данной системы.
Такие системы позволяют:
- увеличить прозрачность работы и информированности клиента;
- улучшить качество обслуживания;
- уменьшить время обработки каждой из заявок;
- повысить эффективность труда сотрудников;
- получать полную информацию по статистике работы сотрудников;
- формировать финансовые отчетности.
Список литературы
- Разработка комплекта СБИС радиочастотной идентификации для паспортно визовых документов [Электронный ресурс] URL: https://elibrary.ru/item.asp?id=12228086 (Дата обращения: 20.04.19).
- Разработка визового сервиса для компании ПАКС [Электронный ресурс] URL: https://www.telemark-it.ru/portfolio/razrabotka-vizovogo-servisa-dlja-kompanii-paks/ (Дата обращения: 20.04.19).
- Сканеры документов визовых центров Москвы [Электронный ресурс] URL: http://ecm.ict-online.ru/news/n102472/ (Дата обращения: 20.04.19).
- Автоматизация визового центра Республики Польша [Электронный ресурс]URL: http://www.kkc.by/o-kompanii/news/490-avtomatizatsiya-vizovogo-tsentra-respubliki-polshi (Дата обращения: 27.04.19).
- Tourcontrol GRM для турагентств [Электронный ресурс] URL: http://tourcontrol.net/попробовать-и-купить-турконтрол (Дата обращения: 27.04.19).
- Автоматизация деятельности отдела паспортно-визовых поддержек пребывания иностранных граждан российских высших учебных заведений [Электронный ресурс URL: https://elibrary.ru/item.asp?id=30479337 (Дата обращения: 08.05.19).
- Visa Centre Richbrains [Электронный ресурс] URL: http://richbrains.net/cases/visa-centre/ (Дата обращения: 08.05.19).