УДК 004.416.6
Анализ использования специализированного программного обеспечения для автоматизации деятельности менеджера по закупкам российской компании-разработчика средств связи
Дроздова Валерия Александровна – студент магистратуры МИРЭА – Российского технологического университета.
Научный руководитель Акатьев Ярослав Алексеевич – ассистент кафедры Практической и прикладной информатики МИРЭА – Российского технологического университета.
Аннотация: В данной статье рассмотрена актуальность специализированного программного обеспечения для автоматизации процесса деятельности менеджера по закупкам в компании по разработке средств связи. На основании проведенного обзора и построенной модели существующей технологии выполнения процесса закупочной деятельности, выявлены недостатки текущего выполнения процесса и потребность менеджера по закупкам в наличии специализированного программного обеспечения для осуществления закупочной деятельности, в результате чего предложено решение в рамках проектирования автоматизированного рабочего места менеджера по закупкам с описанными функциональными требованиями.
Ключевые слова: менеджер по закупкам, автоматизированное рабочее место, автоматизация, комплектующие изделия, компания по разработке средств связи, закупка.
Начиная с 2014 года Россия живет под санкциями, которые поставили перед предприятиями задачу импортозамещения. Это напрямую коснулось и компаний, занимающихся разработкой средств и комплексов связи [1].
Импортозамещение телекоммуникационного оборудования стало серьезным вызовом для операторов связи после ухода из России крупнейших мировых производителей. Операторы связи ждут отечественные базовые станции, и сейчас значимость этой задачи существенно выросла.
При разработке российского оборудования для строительства сетей связи большое внимание уделяется закупке элементной базы и выбору поставщиков.
Поскольку в рамках проведения опытно-конструкторских работ у разработчиков появляется необходимость в покупных комплектующих изделиях с целью создания макетов для отработки технических решений и последующего изготовления опытных образцов базовых станций, менеджеру по закупкам требуется контролировать наличие комплектующих изделий на складе, а также своевременно осуществлять закупки необходимых изделий.
В связи с тем, что в процессе разработки осуществляется большой объем закупок, автоматизация процесса закупочной деятельности позволит в целом повысить производительность компании.
В реализации процесса деятельности менеджера по закупкам можно выделить следующие подпроцессы в общем виде [2]:
- Формирование заказа на закупку.
- Согласование заказа с генеральным директором.
- Выбор поставщика.
- Заключение договора с поставщиком.
- Отслеживание выполнения договора.
- Формирование отчетной документации.
В данном процессе непосредственно участвует менеджер по закупкам, который на определенных этапах взаимодействует с генеральным директором, разработчиком, сотрудником склада и поставщиком.
На Рисунке 1 можно увидеть общую схему взаимодействия участников процесса с поставщиками входной информации и потребителями результата выполнения совокупности работ рассматриваемого процесса.
Рисунок 1. Общая схема взаимодействия участников процесса с поставщиками входной информации и потребителями результата выполнения совокупности работ.
Рассмотрим существующую технологию выполнения закупочной деятельности в виде модели, построенной в нотации BPMN 2.0 (Рисунок 2) [3].
Рисунок 2. Модель процесса «Деятельность менеджера по закупкам».
В первую очередь, получив закупочную ведомость, менеджер отправляет запрос на получение информации о наличии комплектующих изделий на складе сотруднику склада по электронной почте.
Получив информацию в виде таблицы в формате MS Excel, он производит сравнительный анализ позиций закупочной ведомости и складских остатков, в результате чего, на основании полученной информации, составляет список комплектующих изделий с учетом остатков на складе и формирует заказ на закупку.
После формирования заказа менеджер по закупкам относит заказ на согласование генеральному директору.
Получив согласованный заказ на закупку, менеджер формирует запросы коммерческих предложений, и используя информацию о рынке поставщиков, формирует список возможных поставщиков в виде таблицы MS Excel. Подготовив список, он отправляет потенциальным поставщикам запросы коммерческих предложений по электронной почте, после чего, получив от них коммерческие предложения, производит анализ и отбор предложений по наиболее выгодной цене.
Выбрав подходящего поставщика, менеджер заключает с ним договор, сформировав его в MS Excel и отправив по электронной почте, после чего производит отслеживание выполнения договора.
В ходе анализа выполнения процесса «Деятельность менеджера по закупкам» были выявлены следующие недостатки бизнес-процесса:
- Отсутствие доступа к информации о складских остатках вынуждает менеджера по закупкам отправлять запрос на получение информации об остатках комплектующих изделий на складе через электронную почту. Получив список изделий в виде таблицы в формате MS Excel, он проводит сравнительный анализ складских остатков и позиций закупочной ведомости, на основании чего формирует заказ на закупку. Это значительно увеличивает время формирования заказа на закупку и приводит к возможному возникновению ошибок и потере данных.
- Отсутствие интеграции с почтой вынуждает менеджера по закупкам лично относить заказ на закупку генеральному директору на согласование, что значительно увеличивает время выполнения процесса. Поскольку согласование заказа на закупку происходит в формате свободного согласования и не требует заверения подписью генерального директора, достаточно будет получить его одобрение по электронной почте.
- Отсутствие реестра поставщиков вынуждает менеджера по закупкам выполнять поиск поставщиков в интернете и формировать список возможных поставщиков в виде таблицы в формате MS Excel, что значительно увеличивает срок выполнения процесса. Необходимо ввести реестр поставщиков, который будет хранить информацию о поставщиках, у которых менеджер производил закупки, а также позволит выгружать список возможных поставщиков по наименованию изделия из реестра закупок с функцией отправки поставщикам коммерческих предложений.
Чтобы устранить выявленные недостатки процесса «деятельность менеджера по закупкам» и минимизировать влияние перечисленных выше факторов на рассматриваемый процесс, можно предложить спроектировать автоматизированное рабочее место [4] менеджера по закупкам, в котором будут реализованы следующие технические возможности [5]:
- формирование заказа на закупку комплектующих изделий на основании закупочной ведомости;
- возможность отправить заказ на согласование генеральному директору по электронной почте;
- возможность устанавливать и менять статус заказа;
- наличие доступа к информации об остатках комплектующих изделий на складе и возможность зарезервировать необходимые изделия для проекта перед созданием заказа на закупку посредством автоматической отправки уведомления на склад о резерве;
- автоматический расчет необходимого количества изделий в заказе на основании остатков на складе;
- возможность создания закупки по каждой категории комплектующих изделий из заказа;
- возможность установить статус закупки;
- формирование списка возможных поставщиков по наименованию изделия в закупке;
- формирование запроса коммерческого предложения;
- рассылка запросов коммерческих предложений поставщикам;
- формирование реестра закупок;
- формирование договора на поставку комплектующих изделий;
- возможность отправить договор поставщику по электронной почте;
- возможность загрузки закрывающей документации по отношению к произведенной закупке (счет на оплату, товарная накладная, счет-фактура);
- формирование реестра поставщиков;
- формирование отчетности в режиме конструктора.
Таким образом, с целью автоматизации процесса деятельности менеджера по закупкам российской компании-разработчика средств связи, представляет целесообразным рассматривать вариант разработки специализированного программного обеспечения (автоматизированного рабочего места) по требованиям конкретной организации с учетом специфики ее функционирования.
Список литературы
- РИА Новости : [сайт] / учредитель МИА «Россия сегодня». – Москва, 2013. – Обновляется в течение суток. – URL: https://ria.ru (дата обращения: 12.10.2021). – Текст : электронный.
- Обязанности менеджера по закупкам [Электронный ресурс] – Режим доступа: https://enjoy-job.ru/professions/manager-po-zakupkam.
- Зуева, А. Н. Моделирование бизнес-процессов в нотации BPMN0 : учебное пособие / А. Н. Зуева. – Москва : РТУ МИРЭА, 2021. – 105 с. – Текст : электронный // Лань : электронно-библиотечная система. – URL: https://e.lanbook.com/book/176564 (дата обращения: 06.11.2021). – Режим доступа: для авториз. пользователей.
- Автоматизированное рабочее место [Электронный ресурс] – Режим доступа: https://sites.google.com/site/prikladnye/materialy/2-glava/1.
- Вигерс Карл. Разработка требований к программному обеспечению / Пер, с англ. – М.: Издательско-торговый дом «Русская Редакция», 2004. – 576с.