Совершенствование учета материальных запасов и контроля их сохранности, движения и использования в учреждениях правоохранительных органов

Лагутин Даниил Сергеевич – студент Волгоградского государственного университета.

Аннотация: В статье анализируется система учета движения материальных запасов в учреждениях правоохранительных органов. Рассмотрены базовые элементы внутреннего контроля сохранности, движения и использования материальных запасов. Рассмотрены основные направления совершенствования не только учетной системы, но и системы внутреннего аудита. Эффективность деятельности учреждений зависит не только от системы поставок материалов, но и от правильного и целесообразного использования материалов для решения задач организации.

Ключевые слова: материальные запасы, материальный учет, внутренний контроль, документооборот, использование материалов.

Повышение качества охраны безопасности общества, личности и государства учреждениями правоохранительных органов возможно при соответствующем развитии не только боевого и оперативного потенциала, но и развитии финансового и материально-технического обеспечения. Развитие тылового снабжения учреждений сферы безопасности производится с помощью нормативно-правовой базы, совершенствования методов и средств материального учета, улучшения внутреннего аудита. К основным компонентам материально-технического снабжения можно отнести номенклатуру вооружения, специальную технику, одежду, средства хранения, комплектующие, ГСМ и пр.

Для правильного анализа системы учета материальных запасов необходимо определить сущность материальных запасов. В экономической теории под материальными запасами принято понимать различные вещественные элементы, которые участвуют в процессе производства. В отношении учреждений государственных органов, материальные запасы участвуют в процессе осуществления деятельности по поддержанию законности и правопорядка в государстве, защите прав и свобод человека. Материальные запасы в бухгалтерском учете – это материальное имущество, которое относится к оборотным активам и подлежит обязательному отражению в бухгалтерском учете.

Для большинства предприятий материальные запасы выступают основным оборотным активом, поскольку на материалах строится производственный процесс. Причем материалы во многом формируют себестоимость конечного продукта потребления. Однако материалы в учреждениях органов правопорядка не несут производственной функции, что делает их с одной стороны лишенными коммерческой составляющей, а с другой стороны без материальных запасов в качестве оборотных активов учреждения невозможно выполнение охранных функций. Важно отметить, что материальные запасы могут выступать в качестве индикатора эффективности управления организацией, поскольку материальный учет отражает операционную эффективность деятельности учреждения. [4]

На данный момент времени в учреждениях ведется несколько методов учета материальных запасов. К первому методу можно отнести аналитический учет материальных запасов. Этот метод в основном применяется на крупных складах, поскольку материалам присваивают карточки складского учета. Все материалы в свою очередь разделяются по техническим группам в электронной картотеке в соответствии с номенклатурой. Группировка дает возможность формировать аналитические счета по месту хранения материалов, по группам материалов, по материально ответственным лицам. Аналитические счета можно построить по синтетическим счетам и субсчетам.

Полученные данные из аналитических счетов можно обобщить в оборотно-сальдовую ведомость. На данный момент времени практически во всех организациях складской учет ведется на базе конфигураций 1С, что позволяет формировать ведомость в автоматическом режиме. Аналитические счета можно использовать для контроля сохранности материалов, их движения, использования, выбытия. Этот инструмент широко используется при проведении плановой и внеплановой инвентаризации.

Нужно понимать, что действующие методики учета материальных запасов все еще базируются на ручном труде и часто требуют одновременно ручного и электронного отражения в учетной системе. Совершенствование учета материальных запасов заключается на применении исключительно электронных средств учета. Электронные средства учета позволяют всем участникам бухгалтерского учета работать в единой информационной среде, что повышает эффективность контроля материалов. Так же это облегчает документооборот не только внутри учреждения, но и с вышестоящими ведомствами. Снижение трудоемкости ведения материального учета – это фундаментальная задача развития всего бухгалтерского учета.

Вторым методом учета материальных запасов выступает сортовой метод. При поступлении материалов в учреждение на каждый вид вещественных компонентов заводится карточка аналитического учета. Данные карточки отражают как денежную стоимость группы материалов, так и натуральное количество материалов. Оборотная ведомость обычно составляется за отчетный период, при этом сравниваются обороты материалов, их остатки и физическое наличие.

Данный вид учета целесообразен, когда материалы необходимо сортировать по сортам и наименованиям без привязки ко времени приемки и цены. Совершенствование данного метода заключается в автоматизации группировки расходных и приходных первичных документов для составления сводной оборотной ведомости и электронным сопоставлением с карточками складского учета.

Третьим методом учета материалов в учреждениях правоохранительных органов выступает партионный метод. Этот метод по своему характеру схож с сортовым методом, однако учет ведется не по группе материалов, а по каждой партии материалов. Метод включает перманентный учет материалов в бухгалтерском и складском учете. Специфика этого метода заключается в том, что партия в складском учете понимается как набор однотипных вещественных предметов, которые поступили по одной накладной. Соответственно бухгалтерский учет отражает партию материалов с помощью партионной карточки. Партию в бухгалтерском учете невозможно разделять на отдельные материалы, поэтому сохранность, движение и использование партии можно отражать по акту на всю партию. [2]

Данный метод учета материальных запасов используется в тех случаях, когда учреждению нужно контролировать учет партии без инвентаризации отдельно материалов. За счет неделимости партии улучшается контроль их сохранности, что в свою очередь исключает возможность потерь материалов. Этот метод обычно используется на распределительных складах, когда необходимо распределять большие объемы материалов и поставок их в структурные подразделения учреждения. Минусом такого способа выступает невозможность оперативного управления материальными запасами.

Четвертым методом учета материальных запасов выступает сальдовый метод или оперативно-бухгалтерский метод. Данный метод основывается на работе с регистрами аналитического учета карточек складского учета. При этом бухгалтерия может в ежедневном или еженедельном режиме проверять проводки по поступлению и выбытию материалов. Результаты сверяются с карточками учета материальных запасов на складе и заверяются подписью бухгалтера. При этом раз в месяц необходимо фиксировать остаток материальных запасов по каждому номенклатурному номеру и заносить в ведомость учета остатков запасов.

При бухгалтерском учете можно не фиксировать обороты поступления и выбытия материалов. Важно отметить, что на базе сальдовых ведомостей бухгалтерия составляет сводную сальдовую ведомость. При этом она может формироваться по субсчетам, синтетическим счетам и группа материалов. При этом учреждение может одновременно применять и оборотные ведомости, и сальдовые ведомости в зависимости от назначения складов.

Важным направлением совершенствования оперативно-бухгалтерского метода выступает детализация групп материалов. Любую группу материалов целесообразно разбивать на подгруппы, при этом количество номенклатурных наименований в подгруппе не должно превышать 70-80 штук. Это позволит обеспечить оперативный внутренний аудит движения материалов внутри учреждения. Этот механизм позволит автоматически формировать отчеты аналитического учета в разрезе подгрупп и групп материалов, а так же в разрезе вида товаров за любой отчетный период.

Необходимо отметить, что процесс бухгалтерского учета и складского хранения нуждается в дальнейшем совершенствовании не только в средствах и технологиях хранения материалов, но и в совершенствовании механизмов и методов учета материалов. Современное складское хозяйство учреждения имеет сложное строение. Оно включает в себя не только программное обеспечение складского учета, но и специальные устройства, и технику по перемещению материалов и выгрузке. Так же склады оборудованы средствами хранения, к которым относится измерительное оборудование, весовое оборудование и пр.

В частности совершенствование складского хозяйства, внедрение автоматизации передвижения материалов, автоматизация учета поступивших материалов влияет и на бухгалтерский учет. Практика показывает, что своевременное предоставление информации из программного обеспечения складского хозяйства в программу бухгалтерского учета повышает эффективность оперативного управления запасов. В идеале необходимо использовать программное обеспечение, которое позволяет дублировать информацию от поступления, хранения и выбытия материалов в программный комплекс склада и бухгалтерии или использовать единую учетную среду для склада и бухгалтерии. [1]

Важным трендом в совершенствовании системы учета и хранения материальных запасов выступает электронный формат оформления первичных документов. Причем это оформление касается не только самого учреждения, но и контрагентов, которые поставляют материалы в учреждение. В современном бухгалтерском учете уже ведется электронный документооборот в различных вспомогательных системах, типа Сбис или CRM, при этом первичная документация должна заверяться квалифицированной электронной подписью. Первичная документация без электронной подписи не может быть проверена учреждением, что влечет ее учетную ничтожность.

Дальнейшее развитие и совершенствование учетной системы материалов заключается в повсеместном переходе на электронный документооборот в системе бухгалтерского учета. Каждый сотрудник должен иметь индивидуальную усиленную квалифицированную электронную подпись, что позволит бухгалтерам не только оперативно передавать документы о движении материалов, но и оперативно вести бухгалтерский учет. Работа в единой системе электронного документооборота позволит моментально передавать первичную документацию структурным подразделениям и контрагентам в режиме реального времени.

Важным фактором обеспечения сохранности и использования материальных запасов выступает качественный внутренний аудит. Внутренний аудит как система проверки материальных запасов включает в себя ряд компонентов. К ним относится контрольная среда, которая подразумевает, что все сотрудники учреждения осведомлены о системе контроля и проверки сохранности материальных запасов. Вторым компонентом выступает учетная система, которая предоставляет бухгалтерскую и финансовую отчетность для проверки.

Третий компонент – это контрольные действия, которые производятся через процедуры и аудиторскую политику учреждения, они позволяются провести сверку через установленный бюрократический механизм. Четвертым компонентом выступает анализ и подведение итогов аудита. Проведение процедур должно либо подтвердить соответствие материалов отчетным документам или определить избыток или недостачу материалов относительно отчетным документам. Итоги внутреннего аудита должны отображаться в акте инвентаризации за подписью комиссии. [3]

Информационной базой для проведения внутреннего аудита материальных запасов выступают:

1. Приказ учреждения об учетной политике;
2. Нормативные документы в сфере учета, приема, хранения и выбытия материальных запасов;
3. Первичная документация по всей номенклатуре материальных запасов;
4. Бухгалтерская отчетность и регистры учета материальных запасов.
5. Инвентаризационные акты прошлых отчетных периодов и пр.

Совершенствование в области внутреннего аудита материальных запасов в учреждениях может вестись в трех направлениях. Первое направление заключается в систематизации выводов аудиторской проверки материалов. Задача внутреннего аудита материалов заключается в определении достоверных данных о состоянии запасов материалов относительно первичной документации. Однако мировой тенденцией аудита является системно-ориентированный подход, при котором руководству предоставляется доклад о недостатках в учете материалов и пути их преодоления.

Вторым направлением по улучшению контроля материалов выступает совершенствование рабочей аудиторской документации. При проведении внутреннего аудита материалов основным документов выступает опросный лист. Включение в него дополнительной бухгалтерской, управленческой информации позволит комплексно оценивать не только состояние материальных запасов, но и проанализировать эффективность управления материальными запасами.

Третьим направлением выступает улучшение аудиторских доказательств. Основная идея расширения аудиторских доказательств заключается в том, что аудитор должен ориентироваться не только на информацию бухгалтеров, но и на информацию от работников склада. Именно работники склада во многом знают о недостатках хранения материалов. Таким образом, аудитор сможет составить ряд предложений по улучшению качества хранения и движения материалов.

Операционный контроль производится при учете материальных запасов, при этом бухгалтер может обеспечить внутренний аудит в трех направлениях. Первое направление заключается в правовой базе операций с материальными запасами. Бухгалтер может проверить соответствие поступления и выбытия материалов заключенным договорам с контрагентами. Второе направление – это определение экономической сути материалов и отображение их на счетах бухгалтерского учета. Третье направление заключается в правильности и полноте отображения материальных запасов в управленческом и финансовом учете.

Таким образом, мы рассмотрели основные элементы учета и проверки материальных запасов в учреждениях правоохранительных органов. Учреждение должно выбирать метод учета материальных запасов исходя из специфики деятельности учреждения и специфики работы склада. У каждого метода учета есть свои сильные стороны, которые могут улучшить операционное управление материальными запасами, их сохранности, движения и использования. У представленных методов есть свой потенциал для дальнейшего развития в рамках учетной системы. Совершенствование не только системы учета, но и системы контроля использования материальных запасов в учреждениях позволит более эффективно осуществлять охрану безопасности общества, личности и государства

Список литературы

1. Буткова, О.В. Совершенствование бухгалтерского учета материально-производственных запасов / О.В. Буткова, Р.В. Колесников // Инновационная наука. -2017. - №2. - С. 171-173.
2. Керимов В.Э. Бухгалтерский учет: учебник. - 8-е изд. - М.: Дашков и К°, 2019. -583 с.
3. Практический аудит: Учебное пособие / Мишанова Е.В., Грачева А.А. - Рязань: Академия ФСИН России, 2018. - 164 с.
4. Хахонова, Н.Н. Бухгалтерский учет и отчетность: учебник / Н.Н. Хахонова, ИВ. Алексеева, А.В. Бахтеев [и др.]. - М.: ИОР: ИНФРАМ, 2018. - 552 с.