УДК 005-92

Проблемы и возможности автоматизации документооборота в современных ВУЗах

Горшков Евгений Александрович – кандидат технических наук, заведующий кафедрой Гуманитарных и естественно-научных дисциплин Балаковского филиала Российской академии народного хозяйства и государственной службы при президенте Российской Федерации.

Калинина Анна Владимировна – кандидат физико-математических наук, преподаватель специальных дисциплин Балаковского политехнического техникума.

Аннотация: В статье рассмотрены особенности организации документационного обеспечения деятельности ВУЗов, обозначен ряд проблем автоматизации документооборота в современных ВУЗах, проанализированы программное обеспечение СЭД/ECM, представленное на современном рынке, рассмотрено программное решение для автоматизации документооборота и делопроизводства в государственных ВУЗах на примере деканата Балаковского филиала РАНХиГС.

Ключевые слова: документационное обеспечение управления, системы электронного документооборота, высшие учебные заведения, комплексная автоматизированная система.

Качественные показатели управления учреждениями высшего образования находятся в прямой зависимости от уровня организации документационного обеспечения. При этом вопрос об эффективной организации документационного обеспечения работы образовательных учреждений высшего образования с использованием систем электронного документооборота в ней является актуальным.

Чтобы повысить эффективность и качество управления образовательным учреждением и уровень предоставляемых им образовательных услуг, следует совершенствовать делопроизводство. В настоящее время организация документационного обеспечения работы образовательных учреждений неразрывно связана с использованием средств автоматизации и систем электронного документооборота. В связи с этим основными принципами организации современного делопроизводства в образовательном учреждении становятся широкое применение технологий электронного документооборота.

В образовательных организациях высшего образования формируется огромное количество управленческих документов, направленных на создание условий для качественного освоения учащимися образовательных программ, управления и мониторинга академической и финансовой информации о студентах (оценки, успеваемость, оплата обучения, и т.д.), а также данными о персональных достижениях последних.

Составление расписания в электронной форме, фиксирование проведённых занятий, заданий к выполнению студентами в ходе текущей и промежуточной аттестации, работа структурных подразделений между собой и участниками образовательного процесса, взаимодействие студентов с преподавателями через электронную образовательную среду создает внушительные массивы информации, требующие анализа, мониторинга для принятия управленческих решений.

Помимо управленческой деятельности, связанной с реализацией образовательных программ обучающимися, в образовательной организации обязательно должен функционировать кадровый документооборот, ориентированный на деятельность по работе с персоналом, оформление документов по лицензированию образовательных программ и аккредитации учреждения в целом [1].

Все вышеизложенные проблемы требуют организации системы по эффективному управлению ВУЗом, которая объединит в себе подсистемы работы с деканатом, бухгалтерией, библиотекой, отделом кадров и другими структурными подразделениями образовательного учреждения. 

Документы, обеспечивающие управление образовательной деятельностью в образовательном учреждении высшего образования, разнородны, обширны и утверждаются на различных уровнях. Это обуславливает соблюдение целого ряда условий, связанных с документированием деятельности образовательного учреждения. Порядок и особенности работы с документами, организация документооборота и эффективное направление документопотоков в указанной организации напрямую связан с организацией управления и зависит от структуры, компетенции и функций управляющих структур.

Поэтому вопрос информационно-документационного обеспечения управлением в образовательном учреждении высшего образования состоит из ряда взаимоувязанных систем, которые, в свою очередь регламентированы перечнем утвержденных организационно-нормативных документов.  

На текущий момент времени система документов определена по функциям и задачам внутриорганизационных процессов.

Ключевым документом, на который опирается образовательная деятельность ВУЗа, является Федеральный государственный образовательный стандарт, устанавливающий единообразие образовательного процесса на территории нашей страны.  

Согласно 273-ФЗ, образовательное учреждение высшего образования при разработке образовательной программы высшего образования  (ОПВО) имеет возможность самостоятельно определить распределение дисциплин по семестрам, их объем, последовательность, повышать интенсивность обучения до определенных значений и т.д.

Таким образом, можно сказать, что документы образовательных программ и управления образовательным процессом являются достаточно специфическими.

В последние годы значительно возрос интерес к рациональной организации документационного обеспечения управления образовательных учреждений высшего образования, посредством использования современных программных продуктов и автоматизации информационных систем.

И этому есть логичное объяснение: грамотно организованная система электронного документооборота существенно снижает нагрузку на специалистов по работе с документацией, уменьшает количество ошибок при заполнении документов, снижает количество бумажных копий документа, позволяет значительно ускорить процесс поиска и согласования электронного документа [2].

Таким образом, перспективным является постепенное внедрение СЭД/ECM с обязательным обучением сотрудников, позволяющее оптимизировать и ускорить рутинные бизнес-процессы, обеспечить единообразие документов. При выполнении таковых возможно существенно сократить расходы на документооборот, а также повысить конкурентные качества ВУЗа [3].

Особенностью включения СЭД в деятельность ВУЗа является то, что она либо должна быть внедрена повсеместно, на всех рабочих местах, связанных с созданием, редактированием и хранением информации, либо эффективность от ее использования будет минимальной. Отмеченные выше специфические особенности, образуют ряд проблем автоматизации документооборота в образовательных учреждениях высшего образования, представленных на рисунке 1.

Рисунок 1. Проблемы автоматизации документооборота в современных ВУЗах.

В настоящее время на рынке СЭД/ЕСМ существует достаточно большое разнообразие решений для автоматизации делопроизводства, начиная с приложений узкого профиля использования, заканчивая корпоративными информационными системами (КИС) со встроенными аналитическими инструментами.  

В качестве примера можно выделить несколько отечественных решений, применяемых в государственных ВУЗах - «Дело», «Ефрат» и «A-Delo», как лидирующие по числу применений.

Зарубежные решения также имеют место быть, однако применяются они в гораздо меньшей степени. Проблема в слабой локализации таких систем и возможностей адаптации под особенности российской системы образования, экономической и политической конъюнктурой [4].

На современном отрезке времени можно выделить несколько подходов к автоматизации документооборота высшего учебного заведения, в частности применение КИС, внедрение приобретенного готового решения СЭД, аренда сервисов с применением аутсорсинга в Интернет, использование облачных технологий, разработка СЭД, учитывающей специфику образовательного учреждения [5]. 

На практике выявлено, что использование типовых, приобретенных решений, не учитывающих специфические особенности конкретного образовательного учреждения высшего образования, не могут в полной мере обеспечить качественный документооборот, поэтому стратегически важным становиться разработка, внедрение, постоянная поддержка собственных систем, учитывающих особенности ВУЗа. Такой, в частности, является Корпоративная автоматизированная система (КАС), реализованная РАНХиГС, некоторые особенности работы которой будут рассмотрены далее.

Особенности документационного обеспечения структурного подразделения высшего образовательного учреждения рассмотрим на примере деканата Балаковского филиала РАНХиГС.

В Балаковском филиале РАНХиГС установлен общий порядок в организации работы с документами и ведение делопроизводства, что позволяет обеспечивать единую систему делопроизводства в структурных подразделениях.

Документооборот является неотъемлемой частью обеспечения эффективного делопроизводства в Балаковском филиале РАНХиГС, так как он не только учитывает документопотоки, но и их скорость движения.

В деканате БФ РАНХиГС можно выделить внешний и внутренний документооборот (Рис.2).

Рисунок 2. Схема документооборота деканата БФ РАНХиГС.

Информационные потоки присутствует как внутри деканата БФ РАНХиГС, так и во взаимодействии с другими подразделениями БФ РАНХиГС.

Деканат, в процессе реализации своих задач, взаимодействует со следующими структурными подразделениями по вопросам, касающихся его деятельности:

• с кафедрами – в соответствии со своими функциями;
• с учебно-методическим отделом – по вопросам учебного процесса;
• с отделом по правовой и кадровой работе – по вопросам делопроизводства и документооборота, оформления и заключения договоров на обучение со студентами.

Анализ процесса работы с приказами позволяет увидеть проблемы документационного обеспечения деканата БФ РАНХиГС, а именно:

• необходимость постоянного составления большого количества различных приказов;
• возможные проблемы правильного оформления приказов;
• необходимость правильной и своевременной регистрации приказов;
• сложность поиска информации по приказам, а также документов, являющихся основанием приказов.

Эффективное управление ВУЗом трудно представить без грамотно налаженного делопроизводства. Правильно составленный документ является индикатором управленческой культуры. Требования правил делопроизводства и оформления документов должны выполняться, иначе эффективность управления резко снижается, возрастает количество управленческих и юридических ошибок [6].

При этом рост объемов документов и информации в управлении ВУЗом является одним из важных факторов, учитываемым при принятии решения по совершенствованию документационного обеспечения в БФ РАНХиГС.

Кроме того, активно развиваются электронные системы управления ВУЗом, а также электронного обучения, что, в свою очередь, требует разработки и постоянного качественного улучшения стандартов, определяющих среду взаимодействия между участниками образовательных отношений, обеспечивающих возможность оперативного управления траекторий обучения студентов, возможности оперативного контроля успеваемости и достижений последних.

Приказ 1327 Министерства образования и науки РФ от 12.11.15 определят требования, предъявляемые к организации учебного процесса в ВУЗах, в частности, необходимость доступа к учебным планам, электронным библиотечным системам и электронным образовательным ресурсам, а также возможности доступа к показателям освоения образовательной программы, а также личным достижениям студента в виде электронного портфолио, обеспечение выбора дисциплины по выбору и практик.

Требования данного приказа обязывает образовательные учреждения высшего образования внедрять автоматизированные системы управления ВУЗом. Модуль электронного портфолио (далее Модуль) является неотъемлемой частью такой системы. В свою очередь, разработанный и внедренный в работу в Российской академии народного хозяйства и госслужбы при Президенте Российской Федерации модуль электронного портфолио обучающегося может считаться одним из лучших [7].

Данный модуль направлен на загрузку данных в личный кабинет (ЛК) студента, а также выгрузки документов и данных, введенных в ЛК назад в Модуль. Рассмотрим более подробно функциональные блоки Модуля:

• Профиль. Включает актуальную информацию о студенте, ФИО, место обучения, направление подготовки, специальность, курс, группа, форма обучения и т.д.
• Анкета. Содержит первичную информацию, сформированную при поступлении в образовательное учреждение, такую как место жительства, персональные достижения, сведения о предыдущем образовании и т.д.
• Зачётная книжка. Включает актуальные данные об успеваемости студента за все время обучения.
• Практики и стажировки. В базовой версии включает отчеты по уже пройденным практикам, которые должен вводить сам студент.
• ВКР и курсовые работы. Важный раздел портфолио, в который студенты в обязательном порядке согласно приказу о распределении тем курсовых проектов/работ и выпускных квалификационных работ обязаны выкладывать в определенные сроки полнотекстовые pdf-файлы с работами, отзывами преподавателя на работу и комментариями о заимствованиях к антиплагиату.
• НИР. Данный раздел включает сведения, загружаемые студентом о статьях, участии в круглых столах и конференциях, патентах и т.д.
• Индивидуальные достижения. Заполняемые студентом в свободной форме сведения о персональных достижениях.
• Помощь. Важный раздел Модуля, включающий инструкцию по работе с системой, а также форму для подачи заявки на корректировку ошибочной информации и данных, с возможностью отслеживания ее статуса в режиме реального времени.
• Оплата обучения. Содержит данные по графику платежей, их статусам (с доступом к печатным формам), а также возможность оплаты по нажатию кнопки.
• Учебный план. Включает актуальный план обучения в зависимости от места обучения студента.
• Документы. Содержит приказы, касающиеся студента.

Также можно:

• получать уведомления от деканата - общая информация и та, что касается лично студента (отчисление, напоминание об оплате, благодарность и т.д.).
• узнать средний балл и успеваемость - при возникновении сомнений в правильности выставленных оценок, студент может через форму на сайте её оспорить.
• воспользоваться модулем «СДО» - системой дистанционного обучения.
• войти в электронную библиотеку РАНХиГС.
• воспользоваться системой Антиплагиат - проверить тексты курсовых и ВКР на уникальность.

Представленный модуль и его программная реализация является только часть большой системы, которая обеспечивает возможность доступа и управления отдельными возможностями образовательного процесса студентом, например, ввода информации об учебном процессе, а также обработке запросов к порталу по выбору дисциплины для освоения из учебного плана.

«Данные результаты успешной практики полезно использовать в развитии стандартов, относящихся к системам управления вузом в части электронного портфолио и интерфейса их эффективного взаимодействия модулей АСУ ВУЗ для использования в последующих внедрениях при автоматической стыковке этих систем, справки и прочее» [7].

В заключении к вышеизложенному можно сделать следующие выводы:

• современный документооборот в образовательной организации высшего образования является многообразным, многопоточным, специфичным;
• объемы документооборота достаточно велики и требуют внедрения СЭД/ЕСМ для обеспечения эффективности управления ВУЗом;
• связи различных уровней между документами, поддерживаемые современными СЭД, позволяют организовать более глубокий анализ документов и принимать эффективные решения;
• на примере процесса работы с приказами, реализуемого специалистом факультета по работе со студентами и деканом структурного подразделения Балаковского филиала РАНХиГС были проанализированы проблемы документационного обеспечения деканата и выявлена необходимость применения КАС;
• на примере Модуля Портфолио показана эффективная реализация обмена документами между участниками образовательного процесса в системе КАС.

Таким образом, положительный опыт автоматизации документооборота в РАНХиГС является перспективным и может быть полезным для образовательных учреждений высшего образования.

Список литературы

1. Рябчун Н. И., Дмитриева Е.Е. Документационное обеспечение управления образовательным процессом в сфере высшего образования // Проблемы современного педагогического образования. -2019.-№2.- С.142-145
2. Оринина С. В. Специфика внедрения электронного документооборота в образовательную структуру современного вуза // Научный Вестник Крыма, № 4 (39) 2022. С. 1-7
3. Клишин А. П., Волкова Н. Р., Еремина Н. Л., Мытник А. А., Клыжко Е. Н. Подходы к автоматизации документооборота в вузе // Вестн. НГУ. Серия: Информационные технологии. 2017. Т. 15, № 1. С. 36–46.
4. Линев А. А. Импортозамещение СЭД: возможности и риски // Делопроизводство. 2015. № 3. С. 35–38
5. Соколов С. А., Середа С. Н. Информационный сервис электронного документооборота вуза // Современные проблемы науки и образования. № 5. URL: http://www.scienceeducation. ru/ru/article/view?id=7031 (дата обращения 11.05.2023)
6. Делопроизводство в образовательных организациях // Управление образовательной организацией, 2019, N 1 URL: https://wiseeconomist.ru/poleznoe/114405-deloproizvodstvo-obrazovatelnykh-organizaciyakh?ysclid=lhip44ipw6569429118 (дата обращения 10.05.2023)
7. Котов А.В. Вопросы стандартизации при разработке и внедрении электронного портфолио в системах управления ВУЗом – Режим доступа: http://journal.tc22.ru/ (дата обращения 29.06.2023).