УДК 004

Автоматизация управленческого учета и отчетности санаторно-курортной деятельности на платформе 1С

Трутнева Лариса Ивановна – кандидат технических наук, доцент кафедры Информатики, математики и общегуманитарных наук Новороссийского филиала Финансового университета при Правительстве Российской Федерации.

Аннотация: В статье рассматривается процесс автоматизации основных бизнес-процессов санатория на платформе 1С: Предприятие. Показан процесс бронирования и размещения гостей в программе 1С:Отель,, отслеживание состояния номерного фонда, подготовка и учет бланков строгой отчетности, аналитические и оперативные отчеты, осуществление миграционного и регистрационного учета гостей санатория с помощью программного обеспечения «Контур ФМС». Выявлено, что непрерывный сбор, обработка, анализ и агрегирование данных позволяет в информационной системе позволяет руководству предприятия индустрии гостеприимства достигнуть одной из своих основных целей – лучше понимать своих клиентов и взаимодействовать с ними.

Ключевые слова: информационная система, информационные технологии, 1С Предприятие, 1С:Отель, санаторий, автоматизация бизнес-процессов, фронт-офис, журнал бронирования, учет номерного фонда, миграционный учет, ФМС.Контур.

Санаторно-курортная индустрия в настоящее время является одной из наиболее динамично развивающихся отраслей экономики России. Среди факторов роста следует отметить следующие:

  • рост спроса на российский рынок оздоровительного туризма внутри страны со стороны потребителей услуг [1];
  • востребованность программ восстановления организма у людей с постковидным синдромом;
  • ориентация на оздоровительный отдых для всей семьи.

В число часто бронируемых здравниц в 2022 году вошли санатории Краснодарского края. На выбор оказывают влияние мягкий климат, морское побережье, а также сформированное качественное предложение в оздоровительном сегменте.

Развитие санаторно-курортной индустрии оказывает большое влияние на другие сектора экономики такие как транспорт, торговля, производство продуктов потребления, связь, строительство, аграрное производство, сфера услуг и др.

Главным фактором успешной работы и развития санатория является максимальное удовлетворение потребностей клиентов в части предоставления услуг. Внедрение информационных технологий и автоматизация процесса управления санаторием является неотъемлемой частью современной технологии обслуживания. Автоматизация затрагивает все основные бизнес-процессы:

  • работа с номерным фондом и бронирование;
  • планирование медицинских услуг;
  • планирование питания;
  • ведение статистической отчетности в соответствии с Российским законодательством и др.

Программное решение российских разработчиков 1 С: Предприятие 8. Отель является одним из лучших и наиболее распространённых [2] отраслевых решений автоматизации управления отелем любого размера. Широкий функционал программы делает ее универсальным инструментом, позволяющим организовать на предприятии единую информационную систему, обеспечивающую финансово-хозяйственную деятельность санатория.

Комплексная информационная система «1С: Отель. Управление отелем, редакция 9.0» имеет интуитивно-понятный интерфейс и широкий функционал. Ключевые показатели санатория отражаются на главном экране сразу после загрузки программы (рисунок 1).

1

Рисунок 1. Стартовая страница программы 1 С: Предприятие 8. Отель.

Основные функциональные блоки программы [3]:

  • Служба бронирования.
  • Служба размещения.
  • Администрирование.
  • Управление взаиморасчетами.
  • Учет питания.

Журнал размещения программы (фронт-офис) предназначен для группы подразделений организации (рисунок 2), отвечающих за непосредственную работу с клиентами и заказчиками (специалисты по бронированию, администраторы отдела размещения, кассир). Все операции фронт-офиса доступны из одного окна. В любой момент можно получить оперативную информацию:

  • о планируемом заезде;
  • о планируемом выезде;
  • списке размещенных гостей;
  • номерном фонде;
  • контрагентах и др.

2

Рисунок 2. Фронт-офис.

Бронирование санаторно-курортных путевок осуществляется службой бронирования санатория по телефону или по электронной почте. На данном этапе в информационную систему вносятся сведения о госте, желаемые сроки пребывания в санатории и категория номера.

Благодаря модулю «Онлайн бронирование», синхронизированному с программой 1С:Отель, гость имеет возможность самостоятельно в режиме онлайн забронировать путевку на официальном сайте санатория. Информация о бронировании будет выгружена в информационную систему.

Независимо от формы бронирования вся информация отражается в журнале бронирования. Администратор службы размещения при заезде гостя в соответствии с журналом брони на указанную дату размещает гостя в номере согласно оплаченной категории, вносит персональную информацию о госте в информационную систему.

Внесенная в информационную систему информация о госте сразу становится доступной работника медицинской регистратуры санатория. Модуль «Медицина» отвечает за учет медицинских услуг, расписание пациента, электронную историю болезни, проведение лабораторных исследований, контроль загруженности медицинского персонала.

Обязательным полем для заполнения является уникальный номер санаторно-курортной путевки или курсовки. Данные документы являются бланками строгой отчетности. Заполнение и печать путевок (курсовок) на типографских бланках осуществляется в среде программы. В программе же осуществляется учет оборота бланков путевок (курсовок) от момента выпуска до отработки по выезду гостя. Номер бланка строгой отчетности указывается во всех отчетных документах. Отрывная часть бланка выдается гостю.

Бланки строгой отчетности подлежат обязательному учету. Информационная система предусматривает формирование отчёта по путёвкам. В программе можно увидеть отчёт по путевкам, в который выводятся данные по уже использованным, находящимся на размещении и аннулированным путёвкам за указанный период, а также в разрезе размещений, гостей или сумм.

Автоматически при заселении номер в зависимости от количества дней пребывания гостя в санатории осуществляется расчет суммы курортного сбора, подлежащей оплате.

Все действия по заселению, выселению, переселению и другим операциям доступны в разделе «Проживающие гости». Панель фильтров журнала Фронт-офис содержит основные параметры отбора, дополнительные параметры отбора, набор вкладок и переключатель режима отображения списка размещений. Для получения оперативных данных о проживающих гостях возможна сортировка по различным критериям: по дате заезда и выезда, по фамилии гостя, номеру проживания и др. (рисунок 3). 

3

Рисунок 3. Панель фильтров журнала Фронт-офис.

Вкладка «Архив» (см. рисунок 3) позволяет просмотреть данные о гостях, пребывавших в санатории ранее. Поиск в архиве доступен по всем вышеперечисленным критериям. Таким образом решается проблема с долговременным хранением информации о госте, хранением связанных с гостем документов и лицевых счетов, а также проблема долгосрочного хранения другой юридически значимой информации.

Все документы, создаваемые в программе 1С:Отель, можно распечатать. Это относится как к актуальным документам, так и находящимся в архиве (рисунок 4). По умолчанию документ предлагается распечатать в формате *.pdf, однако есть возможность экспортировать в Excel, Word. Предусмотрена печать как одного документа для одного гостя, так и нескольких документов для указанной группы.

4 1

Рисунок 4. Пункт меню печать.

Одной из важнейших функций информационной системы является автоматизированный учет номерного фонда. Учет состояния номерного фонда можно проводить в разрезе номеров и спальных мест, управлять взаимоотношениями с гостями, регулировать загрузку номеров. В любой момент можно получить актуальную информацию о состоянии номерного фонда Сортировку можно производить по статусу: грязный, чистый, занят, забронирован, а также по категории – стандарт, повышенной комфортности, люкс, полулюкс и т.д.

Имеется возможность визуально оценить загрузку номеров с использованием интерактивной графической карты номерного фонда. Этот инструмент позволяет в режиме drag&drop переносить брони и оптимизировать загрузку номерного фонда (рисунок 5).

5

Рисунок 5. Интерактивная графическая карта номерного фонда.

В программе предусмотрены отчеты для всех уровней пользователей - от оперативных отчетов для персонала до итоговых и аналитических отчетов для руководства. 1С:Отель позволяет легко формировать отчеты и анализировать работу отеля в различных разрезах (рисунок 6):

  • «СПиР»;
  • «Аналитика»;
  • «Путевки и курсовки»;
  • «Бронирование»;
  • «Бухгалтерские» и др.

Ежедневные отчеты в разделе службы приема и размещения (СПиР) отражают оперативное состояние дел по следующим категориям: по гостям, по номерам, заезд/выезд.

Отчеты в разделе «Аналитика» позволяют оценить состояние дел по контрагентам, по услугам, по номерам. Отчет «планируемый заезд» формируется как по дате, так и по другим критериям: по номерам, по алфавиту, по группе. Отчет «планируемый выезд» формируется как на конец текущего дня, так и другую дату. План/фактный анализ брони, обороты продаж по контрагентам, регионам, дням. Отчеты можно распечатать (формат *.pdf), экспортировать данные отчета в другие программы (MS Excel). Есть возможность графического представления анализируемых данных в виде диаграммы.

6 1

Рисунок 6. Раздел отчеты.

Обязанность владельцев и работников санатория – информировать территориальный орган МВД о прибытии иностранного или российского гражданина в течение 1 рабочего дня, следующего за днём прибытия. А также уведомлять об убытии иностранного гражданина не позднее 12 часов дня, следующего за днём убытия иностранного гражданина, а российских граждан – в день убытия [3].

Если эти требования нарушаются, в отношении организации предусмотрена административная ответственность. Исходя из этих обстоятельств, оперативное заполнение сведений о гостях санатория и своевременная передача данных в Федеральную миграционную службу (ФМС) является первостепенной.

Для осуществления миграционного и регистрационного учета гостей в санатории установлено программное обеспечение «Контур ФМС». Это веб-сервис, интегрированный с информационной системой 1С. Отель. Программа позволяет осуществить экспорт данных иностранных граждан и граждан Российской Федерации в систему ФМС.Контур в формате *.csv на указанную дату и временной интервал (рисунок 7).

7 1

Рисунок 7. Экспорт данных иностранных граждан и граждан Российской Федерации в систему ФМС.Контур.

Для передачи сведений в ФМС нужно войти в программу Контур ФМС по ключу электронной подписи. Загрузить данные из файла, сформированного во внутренней информационной системе. Программа произведет проверку загруженных данных, которые отобразятся на главной странице. В случае наличия ошибок или неточностей сервис выдаст соответствующее сообщение и позволит отредактировать уведомление или произвести другие доступные действия. Уведомления о снятии с регистрационного учета формируется сервисом так же автоматически.

В среде программы «Контур ФМС» возможно производить следующие действия:

  • заполнять уведомления о постановке на регистрационный учет средствами сервиса;
  • распечатывать заполненные бланки уведомлений о прибытии иностранных граждан и анкет при регистрации граждан России;
  • отправлять документы для постановки гостей на регистрационный учет в УВМ МВД (круглосуточно) как списком, так и индивидуально;
  • направлять уведомления о снятии с учета уезжающих гостей (как списком, так и индивидуально);
  • просматривать сведения о ранее переданной информации;
  • использовать различные фильтры для просмотра уведомлений;
  • отображать актуальный статус гостя: поставлен на учет, снят с учета, проблемы с постановкой или снятием с учета; 
  • продлить проживание гостя без повторной отправки данных;
  • обеспечивать защиту персональных данных, так как для отправки используются защищенные каналы связи.

Для постановки на миграционный учет в территориальный орган ФМС России иностранного гражданина кроме бланка уведомления по установленной форме прилагаются копия документа, удостоверяющего личность иностранного гражданина и копия миграционной карты. Данные документы прикрепляются как вложения к бланку уведомления благодаря интуитивно понятному интерфейсу программы ФМС.Контур

При регистрации иностранных граждан информационная система автоматически формирует бланк-уведомление, который заверяется организацией и передается иностранному гражданину в день выезда из санатория. Отрывной бланк нужен для того, чтобы иностранный гражданин мог подтвердить факт проживания в санатории.

ФМС.Контур гарантирует эффективную помощь по вопросам миграционного и регистрационного учета в круглосуточном режиме. Для получения квалифицированной помощи достаточно сформулировать вопрос и направить сообщение в службу технической поддержки. Специалисты подготовят и направят ответ в течение нескольких минут.

Информационная система содержит встроенные средства защиты информации от несанкционированного доступа к информации, находящейся в базе данных. Для доступа к информационной системе используется разграничение доступа. Вход в систему осуществляется по индивидуальному паролю и логину с учетом отведенной роли.

Выводы

Программа 1С.Отель позволяет повысить эффективность работы отеля, предоставляя владельцам и руководителям широкий спектр инструментов для управления и анализа, а сотрудникам новые возможности для продуктивной работы.

Непрерывный сбор, обработка, агрегирование данных, их хранение данных, позволяет руководству предприятий индустрии гостеприимства достигнуть одной из своих основных целей – лучше понимать своих клиентов и взаимодействовать с ними [5].

Сервис позволяет службам бронирования, приема и размещения сокращать временные трудовые затраты на бронирование, рационально использовать номерной фонд. Экономия составляет до 50 % времени, затрачиваемого на регистрацию прибывающих в отель.

Программа обладает разнообразными инструментами для анализа данных, позволяет вести единую базу учета, эффективно координирует работу всех подразделений здравницы.

Использование программы повышает ответственность сотрудника и трудовую дисциплину, так как осуществляется контроль над действиями персонала в информационной системе: ведется подробный лог всех действий пользователя в базе данных, регистрация корректировок по операциям создания/изменения/удаления записей в основных справочниках и документах, сохраняется информация о дате, времени, авторе изменений, значениях до и после изменений.

Список литературы

  1. Федеральная служба государственной статистики. - Режим доступа: http://xn----7sbba3baosaik3achebc7td.xn--p1ai/tourism. Дата обращения: 12.06.2023.
  2. Прудникова Н. Г., Панасенко А. Н. Автоматизация гостиничного бизнеса // Наука и туризм: стратегии взаимодействия. 2016. № 5 (3). С. 49-53.
  3. 1С Отель. Управление отелем на базе 1С Предприятие 8 [Электронный ресурс] Режим доступа: http://tqm.com.ua/sectors/1c-otel. Дата обращения: 19.06.2023.
  4. ФЗ от 18.07.2006 № 109-ФЗ «О миграционном учете иностранных граждан и лиц без гражданства в Российской Федерации».
  5. Воронова О.В., Харёва В.А. Основные тенденции в применении современных технологий на предприятиях индустрии гостеприимства в условиях цифровизации экономики. − Научный вестник Южного института менеджмента. № 4. С. 98-102.

Интересная статья? Поделись ей с другими: