УДК 330

Актуальность автоматизации бизнес-процесса оценки и выбора поставщиков

Батурина Ксения Евгеньевна – студент магистратуры Московского государственного педагогического университета

Аннотация: В статье рассмотрена возможность автоматизации бизнес-процесса по анализу и оценке поставщиков.

Ключевые слова: автоматизация, критерии, оценка, поставщики.

Актуальность автоматизации управленческих бизнес-процессов в современном мире продиктована быстрым темпом принятия решений и большим объемом информации, который необходимо классифицировать. Согласно одному из определений автоматизация бизнес-процессов – замена ручных повторяющихся операций автоматическими процессами с помощью технологий [1]. Данное определение отражает одну из задач автоматизации бизнес-процессов. Наряду с ускорением за счет автоматизации однотипных действий в хозяйственной жизни организации во многих организациях пришли к выводу о необходимости автоматизировать и прочие бизнес-процессы напрямую не влияющие на хозяйственную деятельность организации, но позволяющих подойти к организации деятельности более практично и уменьшить финансовые и репутационные риски. Таким образом автоматизация бизнес-процессов – это не только замена ручных повторяющихся операций автоматическими процессами, но и управление различными сферами деятельности компании с помощью технологий. К таким управленческим бизнес-процессам относятся процессы управления следующими сферами жизни предприятия:

  • взаимодействие с клиентами;
  • взаимодействие с поставщиками;
  • маркетинговые мероприятия;
  • разработка стратегии конкурентоспособности.

В данной статье будет рассмотрен вопрос автоматизации бизнес-процессов по работе с поставщиками в части оценки поставщиков перед заключением контракта. Согласно исследованиям, Контур.Маркета до 2021 года в автоматизации взаимодействия с поставщиками в части закупок был заинтересован только крупный бизнес, однако с 2022 года средний и малый бизнес в сфере общепита также ощутил потребность в развитии автоматизации в работе с закупками [2]. На 2023 год автоматизация взаимодействия с поставщиками становится востребованной не только в сфере общепита, но и в остальных сферах. Например, в сфере информационных технологий. 

В процессе анализа и выбора партнера необходимо ориентироваться на следующие основные понятия критерии:

  1. Обратная связь и заинтересованность в партнерские отношения.
  2. Деловая репутация и стабильность.
  3. Производственные либо торговые мощности для обеспечения потребностей.
  4. Качество товаров и услуг.
  5. Отлаженная логистика.
  6. Исполнение контрактных обязательств.

На основе данных критериев видно, что главная задача автоматизация работы с поставщиками – автоматизация принятия решения о работе с поставщиком на основе анализа надежности поставщика, его ценовой политики, лояльности к клиентам и прочим критериям, которые каждое предприятие устанавливает самостоятельно [3]. При исследовании бизнес-процесса выбора поставщика и заключения договора было выявлено, что менеджеры по закупкам чаще всего сравнивают ценовую политику, при этом редко ориентируясь на надежность поставщика по прошлым отгрузкам. Поставщик не рассматривается только в том случае, если грубо нарушил контракт. К грубым нарушениям, как правило, относятся:

  • срыв сроков поставок, что приводит к значительным убыткам;
  • Неоднократный брак при поставках;
  • отказ от поставки предоплаченного товара и возврата аванса.

Для более точного расчета и минимизации человеческого фактора используют автоматизированный процесс оценки партнеров. Можно воспользоваться как имеющимися средствами на рынке информационных технологий, так и разработать собственное приложение или модуль к имеющейся информационной системе. Такой модуль должен состоять из нескольких частей:

  1. Настройка с возможностью дополнения критериев оценки поставщика.
  2. Дополнительная вкладка «Критерии оценки» в карточке партнера с пометкой «Поставщик».
  3. Журнал планов закупок
  4. Журнал «Заказы поставщику».
  5. Раздел с отчетами для оценки поставщика.
  6. Раздел «Претензии», в данном разделе хранятся все претензии, а также приложенные к ним письма и сканы документов как основания создания претензии.

Бизнес-процесс заполнения оценки поставщика в будет строиться по цепочке указанной на Рисунке 1.

image001

Рисунок 1. Бизнес-процесс заполнения критериев оценки поставщика в процессе работы.

Если с поставщиком ранее не был заключен договор, то создается карточка Поставщика, в которую помимо основной информации вносится информации во вкладку «Критерии оценки» согласно тем критериям, которые выбраны в настройках. Если в процессе исполнения договора были нарушения исполнения обязательств, то это фиксируется претензией в системе. При наличии претензии с видом «Грубое нарушение» автоматически ставится отметка «Черный список».

На основании полученной информации можно произвести анализ оценки поставщиков, предлагающих одинаковые позиции и выбрать наиболее подходящего для заключения нового контракта или пролонгации уже имеющегося. 

Помимо действующих поставщиков можно внести информацию по новым партнерам, заполнив перед анализом вкладку «Критерии оценки» согласно тем критериям, которые выбраны в настройках и установить пометку «Кандидат в поставщики», которая после занесения договора в систему автоматически снимется.

 В анализ не попадает поставщик с пометкой «Черный список» либо имеющий более 3-х претензий. В анализе оценки можно будет отметить поставщика, который наиболее соответствует критериям или доверить выбор информационной системе задав по 10-ти бальной шкале ценность каждого критерия и программа самостоятельно вычислит наиболее подходящего поставщика. Таким образом исключается человеческий фактор при выборе.

 В случае одинаковых баллов информационная система выводит в отчет нескольких поставщиков с одинаковыми баллами и предоставляет расшифровку по баллам по каждому критерию.

Из отчета можно оформить договор и заказ поставщику отметив подходящего поставщика (предложенного системой либо выбранного самостоятельно). Полная схема такого бизнес-процесса на Рисунке 2.

image002

Рисунок 2. Полная схема бизнес-процесса автоматизации процесса выбора поставщика.

Согласно выше представленной информации можно сделать вывод, что автоматизация управленческих бизнес-процессов – неотделимая часть цифровой трансформации корпоративного управления организаций независимо от их сферы деятельности.

Анализ поставщиков информационной системой позволяет минимизировать риск человеческого фактора благодаря прозрачной оценке, которую можно проверить повторным формированием отчета и исключает попадание ненадежных поставщиков не исполняющих своих обязательств по прошлым контрактам в анализ. Также доверяя автоматическому выбору системы с уверенностью, можно сказать, что рассчитан наиболее оптимальный вариант на основе разных факторов. Автоматизация работы с закупками сокращает время принятия решения и исключает дальнейшего сотрудничества с неблагонадежными партнерами, что будет актуально как в современной экономической ситуации, так и в дальнейшем.

Список литературы

  1. Крицкая Марина. Автоматизация бизнес‑процессов: цели и этапы внедрения / Журнал Контур [Электронный ресурс]. – Режим доступа: URL: https://kontur.ru/articles/6288 (дата обращения 04.06.2023).
  2. Березовик Екатерина. Автоматизация работы с поставщиками как тренд 2023 года / Журнал Контур [Электронный ресурс]. – Режим доступа: URL: https://kontur.ru/market/spravka/37708-avtomatizaciya_raboty_s_postavshchikami (дата обращения 04.06.2023).
  3. Салимова Татьяна. Практические методы оценки возможностей поставщиков / Журнал Контур [Электронный ресурс]. – Режим доступа: URL: https://www.klerk.ru/boss/articles/283217/ (дата обращения 04.06.2023).

[social}