gototopgototop

УДК 005.92

Сравнительная характеристика российской и зарубежной концепций организации электронного документооборота

Калимуллина Асия Рамилевна – студент магистратуры Национального исследовательского ядерного университета «МИФИ».

Матросова Елена Васильевна – кандидат экономических наук, Национального исследовательского ядерного университета «МИФИ».

Аннотация: В наше время, в эпоху развития новых информационных технологий в различных сферах жизни общества, наиболее эффективным способом оптимизации документооборота в организации признана его автоматизация, переход на электронный документооборот. Многие компании, столкнувшись с вопросом оптимизации документооборота посредством его автоматизации, делают выбор в пользу западной концепции СЭД- ECM (Enterprise Content Management)- Управление корпоративным контентом.

При разработке любой системы электронного документооборота особое внимание уделяется соответствию ее функционала требованиям делопроизводства, преобладающим в той среде, в которую данную систему предполагается в дальнейшем внедрять. Целью работы является сравнительный анализ российской и зарубежной организации электронного документооборота и выявление из них наиболее эффективной.

Ключевые слова: Документооборот, электронный документооборот, система электронного документооборота (СЭД).

В наше время, в эпоху развития новых информационных технологий в различных сферах жизни общества, наиболее эффективным способом оптимизации документооборота в организации признана его автоматизация, переход на электронный документооборот.

Организация электронных документов возможна различными способами- созданием общего файлового хранилища на сервере, использованием внутренней электронной почты в организации или же других корпоративных коммуникационных систем. Однако эти способы не смогут обеспечить электронный документооборот в полной мере и на должном уровне. Основным средством организации и ведения документооборота предприятия в электронном виде является система электронного документооборота.

Система электронного документооборота (СЭД) представляет собой информационную систему, целью которой является организация создания электронных документов (документов, информация которых представлена в электронной форме), их движения и контроля их исполнения.

На сегодняшний день многие компании, столкнувшись с вопросом оптимизации документооборота посредством его автоматизации, делают выбор в пользу западной концепции СЭД- ECM (Enterprise Content Management)- Управление корпоративным контентом.

При разработке любой системы электронного документооборота особое внимание уделяется соответствию ее функционала требованиям делопроизводства, преобладающим в той среде, в которую данную систему предполагается в дальнейшем внедрять. В данной работе речь пойдет о двух концепциях организации документооборота: зарубежной и отечественной.

На данный момент на отечественном рынке СЭД существует два направления развития и внедрения систем автоматизации документооборота – традиционное российское и западное.

Из основных особенностей отечественной концепции организации электронного документооборота можно выделить следующие:

1. Жесткая регламентация движения документов в соответствии с должностной иерархией.

В российских организациях чаще всего преобладает строго вертикальный тип документооборота. К сожалению, данный тип документооборота ведет к увеличению времени обработки документа из – за необходимости его прохождения по всей иерархичной структуре организации: руководитель – заместитель руководителя – ответственный исполнитель – исполнитель и т.д.

2. Централизованная регистрация документов.

Процесс управления документами начинается с их централизованной регистрации, которой в отечественных организациях занимается отдельно выделенный для выполнения делопроизводственных операций отдел (Отдел ДОУ) либо сотрудник (Секретарь – референт). Централизованная система регистрации документов позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

3. Централизованный контроль делопроизводственных операций.

Для отечественной концепции организации документооборота также свойственно ведение специальных регистрационных журналов, регистрационно – контрольных карточек (РК), в которых регистрируются все делопроизводственные операции, проводимые в отношении документов организации. Для мониторинга и контроля за исполнительской дисциплиной формируются различные отчеты об исполнении документов. Посредством использования регистрационных журналов и карточек, отчетов об исполнительской дисциплине обеспечивается мониторинг и контроль всех делопроизводственных операций, проводимых к каждому документу организации.

4. Распространенное использование систем электронного документооборота параллельно с ведением традиционного бумажного делопроизводства.

Главной проблемой документационного обеспечения управления компаний в России является неполная автоматизация делопроизводственных процессов, либо полное отсутствие элементов электронного документооборота. Данное явление особенно часто встречается в государственных организациях. Причиной неполного перехода к электронному документообороту в большинстве случаев является высокая степень консерватизма сотрудников и недоверие к СЭД: сотрудники привыкли вести документооборот в бумажном виде и не желают переобучаться, либо не верят, что система обеспечивает безопасную обработку документированной информации организации. В результате в российских компаниях зачастую документооборот абсолютно не автоматизирован, либо частично автоматизирован и все сотрудники вынуждены выполнять одни и те же делопроизводственные операции дважды: в СЭД и бумажном виде.

Основываясь на вышеперечисленных особенностях отечественной концепции, можно сделать вывод, что российская практика электронного делопроизводства на сегодняшний день имеет существенные недостатки: отсутствие комплексности автоматизации делопроизводства и вертикальный характер документооборота приводят к снижению производительности труда в связи с увеличением объема выполняемых сотрудниками задач. У российской практики организации документооборота также есть и свое специфическое преимущество – обеспечение на разных уровнях управления максимального контроля выполнения процессов, протекающих в организации, за счет централизованной регистрации документов посредством использования специальных журналов и карточек.

Следует отметить, что системы, разработанные в России, как правило, удовлетворяют исторически сложившуюся специфику системы российского делопроизводства, описанную выше.

Принципы ведения делопроизводства зарубежных стран значительно отличаются от российских и в основном опираются на высокий уровень исполнительской дисциплины сотрудников. Среди основных особенностей западной традиции организации управления документами можно выделить следующие:

1. Горизонтальный характер движения документов.

В западных компаниях в основном преобладает функциональная структура управления. Функциональная структура управления – это структура, сформированная в соответствии с основными направлениями деятельности организации, где подразделения объединяются в блоки, каждый из которых отвечает за определенное направление деятельности организации. Данная управленческая структура базируется на горизонтальном разделении управленческого труда, для которого в части делопроизводства характерен переход документа сразу к непосредственному исполнителю, миную цепочку руководства всей организации. Таким образом, необходимость согласования документа всеми «звеньями» цепочки руководства отсутствует.

2. Проведение экспертизы ценности документа на первых этапах его обработки.

Процесс управления документами в западных компаниях начинается не с их регистрации, а с проведения экспертизы ценности документов и определения сроков их хранения. Последующая после определения сроков хранения документов регистрация проходит не централизованно. Каждый документ регистрируется отдельно соответствующим непосредственным исполнителем по документу, а не специально отведенным для регистрации документов отделом либо сотрудником.

3. Отсутствие централизованного контроля выполняемых делопроизводственных операций.

Для западной концепции организации документооборота особенно характерна децентрализация прав и ответственности за исполнение документа. Эта также обусловлено функциональной структурой управления – документ зачастую контролируется лишь в рамках определенного функционального блока, к которому не относится.

4. Высокий уровень автоматизации делопроизводства в организациях.

Большинство стран ЕС уже осуществило полный переход от бумажного делопроизводства к электронному. Документооборот в европейских компаниях протекает в системах электронного документооборота, без дублирования на бумажные носители. Легкость перехода на электронный документооборот в европейских странах в том числе обусловлен комплексом разработанной нормативно – правовой базой, регулирующей работу с электронными документами и их обработку. Зарубежная концепция организации документооборота предоставляет предприятию такие преимущества, как оперативность обработки и исполнения документов и сокращение затрат предприятия на организацию документооборота за счет его полной автоматизации.

Однако у нее также есть и существенный минус – отсутствие централизованного контроля делопроизводственных операций, выполняемых в организации, что влечет за собой снижение качества документооборота.

Исходя из результатов проведенного анализа отечественных и зарубежных принципов организации работы с документами, можно сделать вывод, что в области автоматизации документооборота зарубежная концепция эффективнее российской, т.к. она предусматривает полную автоматизацию документооборота.

Список литературы

  1. Авдеев А.Н., Ларин М.В. Об организации электронного документооборота // Документация в информационном обществе: проблемы оптимизации документооборота : докл. и сообщ. на XVIII Междунар. науч.-практ. конф., 26-27 окт. 2011 г. / Федер. арх. агентство (Росархив), Всерос. науч.-исслед. ин-т документоведения и арх. дела (ВНИИДАД). – М.: ВНИИДАД, 2012. – с. 389-404.
  2. Цифровые платформы управления жизненным циклом комплексных систем. Под общ. ред. д.э.н., проф. ТупчиенкоВ.А./ Гусева А.И., Киреев В.С.,Кузнецов И.А., Бочкарёв П.В., Тупчиенко В.А., Аликова О.П., Путилов А.В., Харитонов В.В., Крянев А.В., Юшков Е.С., Силенко А.Н., Смирнов Д.С., Ростовский Н.С. – М.: Издательство «Научный консультант», 2018. – с. 440.
  3. Яроцкая Л.В. Электронный документооборот в российских и зарубежных компаниях: учебник английского языка. - М.: Изд-во ТРИУМФ, 2017. – с. 116.
  4. Платко А.Ю., Калужина Е.С. Современные тенденции развития российского рынка систем электронного документооборота ДОУ – М.: Делопроизводство, 2018 - №1.
  5. Храмцовская Н.А. Международные стандарты делопроизводства и документооборота – М: Делопроизводство и документооборот на предприятии, 2004. – № 8.

Интересная статья? Поделись ей с другими:

Внимание, откроется в новом окне. PDFПечатьE-mail

Отправить статью

...

Форма оплаты

Номер статьи, присвоенный редакцией
Количество страниц в статье
Количество экземпляров журнала
Доставка: РФСНГ
Скидка (%)
Заказать свидетельство о публикации
1. Стоимость публикации каждой страницы статьи составляет 200 рублей.
2. Стоимость каждого экземпляра журнала, включая его печать и доставку, составляет 300 рублей для России и 500 рублей для стран СНГ.
3. Стоимость свидетельства о публикации составляет 100 рублей

Реквизиты для оплаты через банк