gototopgototop

Значение автоматизации в управлении документооборотом

Абдуллина Анжелика Рамилевна – магистр Казанского государственного энергетического университета, ведущий инспектор филиала ГКУ «ЦЗН г. Казани» по Советскому району.

Аннотация: В статье проведен анализ необходимости автоматизировать процессы в деятельности организации и в управлении документами с оценкой перспектив применения в практике автоматизации делопроизводства. Статья освещает проблемы автоматизации документооборота на отечественном предприятии и основные трудности внедрения систем электронного документооборота.

Ключевые слова: Документооборот, автоматизация, делопроизводство, управление документооборотом, система электронного документооборота.

В результате интенсивного роста информационных потоков по подразделениям предприятий, усложнения организационных структур и схем управления формируется потребность по применению комплексных средств автоматизации для повышения оперативности, гибкости и мобильности принятия управленческих решений.

В настоящее время разрабатывается и внедряется широкий ассортимент программ для автоматизации управления документооборотом с постоянным активным развитием отрасли [2, с. 197]. Следует отметить, что электронным документооборотом называют систему автоматизированных процессов обрабатывания электронных документов, которые реализуют концепцию «безбумажного делопроизводства» [1, с. 109].

Развитие документооборота от бумажного до электронного определяется важнейшей и актуальной задачей автоматизации в управлении предприятием. Также в рамках масштабной структуризации бизнес-процессов нынешних организаций существуют требования оптимизации деятельности структурных подразделений с целью увеличения конкурентоспособности в условиях совершенствования и усложнения организационных структур, а также предпосылками являются трудности взаимодействия отделов при налаживании коммуникационных связей и оперативности принятия управленческих решений.

Современные предприятия становятся системами с весьма сложной структурой и управлением, в таком случае определяются рядом технических и организационных особенностей с точки зрения формирования информационных технологий. Наряду с общими задачами делопроизводства, документооборот отечественных предприятий имеет свою специфику, а именно большое число бумажных документов, сопровождающих производственную, торговую и управленческую деятельность. Они формируются в различных структурных подразделениях как в ручном виде, так и с использованием информационных систем. В современных условиях хозяйствования отечественных предприятий популярными являются такие методы хранения и обработки документации как: распечатка и хранение в бумажном виде, хранение в персональных папках, сохранение на сетевых общих ресурсах, фиксация по информационным системам.

Актуальность автоматизации документооборота не вызывает сомнений, данный процесс предполагает формирование большого количества направлений деятельности, формирования как внутренних, так и внешних видов деятельности, что требует оперативной координации, обеспечения безопасности деятельности; унификации требований к информационной системе, созданию условий для успешной реализации внутренних проектов, повышению эффективности процессов планирования [3, с. 9].

Специалисты выделяют определенные характеристики документооборота на современных отечественных предприятиях: высокий процент дифференциации информационных систем, что определяется гетерогенной информационной средой, обособленность данных и документов разных отделов, начальный этап перехода от традиционного документооборота к электронному, когда все еще более 80 % документов формируются и применяются в бумажной форме, наличие специфических объектов документооборота (проекты, отчеты и пр.). Особенности, которые были отмечены выше, являются причинами ряда недостатков автоматизации в управлении документооборотом, что сводится к таким последствиям, как:

  • дублирование информации в различных информационных системах;
  • несвоевременные и неактуальные данные, часто двойственность информации;
  • некомпетентность персонала, ошибки в результате человеческого фактора;
  • высокий уровень бюрократизации в делопроизводстве с большим количеством согласований на разных инстанциях, т.е. опосредованность для принятия решений,
  • стабильные структурные преобразования в организации со слабой формализацией и высокой неопределенностью бизнес-процессов [4, с. 35].

Таким образом, наблюдается тенденция к автоматизации управления документооборотом всех уровней управления в российских организациях. Создание современного документооборота в качестве основного структурного элемента функционирования предприятия определяет повышение эффективности деятельности отечественных организаций при внедрении СЭД/ECM, а также оптимизирует бизнес-процессы, обеспечивает потенциал применения данных в соответствии нормативными требованиями и снижает сроки исполнения управленческих решений за счет минимизации операций по обработке документации. Выполнение данных требований определяется снижением общих издержек по обработке документации, а также высоким влиянием на повышение конкурентоспособности организации.

Список литературы

  1. Гладий Е. Документационное обеспечение управления: учебное пособие. М.: Инфра-М, 2016. 256 с.
  2. Иванова Е.В. Электронный документооборот как форма современного делопроизводства // Гуманитарий Юга России. 2017. Т. 23. № 1. С. 196-206.
  3. Котова К.Ю., Сергеева Ю.А. Об организации документооборота в России и за рубежом // ИТпортал. 2017. № 1 (13). С. 9.
  4. Маров В.Н. Электронные системы делопроизводства // Научный журнал. 2017. № 2 (15). С. 34-35.

Интересная статья? Поделись ей с другими:

Внимание, откроется в новом окне. PDFПечатьE-mail

Отправить статью

...

Форма оплаты

Номер статьи, присвоенный редакцией
Количество страниц в статье
Количество экземпляров журнала
Доставка: РФСНГ
Скидка (%)
Заказать свидетельство о публикации
1. Стоимость публикации каждой страницы статьи составляет 200 рублей.
2. Стоимость каждого экземпляра журнала, включая его изготовление и доставку, составляет 300 рублей для России и 600 рублей для стран СНГ.
3. Стоимость печатного свидетельства о публикации составляет 100 рублей

Реквизиты для оплаты через банк