УДК 004.9

Реинжиниринг процесса информирования сотрудников машиностроительного предприятия

Лаврентьева Екатерина Александровна – магистрант Уфимского университета науки и технологий

Аннотация: Данная статья посвящена реинжинирингу бизнес-процесса управлением рабочим временем, возникающей на предприятиях, имеющих отношение к машиностроению (относящихся к отрасли машиностроения).  В работе продемонстрирована модель процесса, произведены расчеты временных затрат, а также представлено программное обеспечение по типу «Личный кабинет», описаны преимущества использования принципа «одного окна», показаны фрагменты экранных форм предлагаемого решения и обозначены преимущества использования информационных технологий в промышленности. Рассмотрен выпуск электронной подписи для сотрудников машиностроительного предприятия и интеграция данных.

Ключевые слова: информационная система, реинжиниринг, личный кабинет, информационная поддержка, машиностроение, мобильное приложение.

Постепенно в различные отрасли, в том числе в промышленность и в машиностроение, внедряют информационные технологии или дорабатывают уже используемые программы, что позволяет увеличить показатели результативности и эффективности, снизить временные и финансовые затраты предприятия, а также справиться с рядом других проблем, например: автоматизировать процессы, оптимизировать работу с данными, повысить конкурентоспособность, обеспечить безопасность данных и обеспечить интеграцию с другими системами предприятия.

Как правило на машиностроительных и производственных предприятиях количество сотрудников превышает десятки тысяч и ввиду такого большого количества руководители не в состоянии самостоятельно контролировать и вести надлежащий учет времени [1], в этом случае в каждом подразделении, отделе или в цехе имеется соответствующие организационные единицы – бюро труда и заработной платы, табельное бюро. Несмотря на популяризацию цифровизации документооборота [2] на предприятиях все еще существует и бумажные документы в довольно большом объеме, и на их оформление тратится много времени, поскольку для посещения соответствующих служб, которые зачастую находятся на большом расстоянии, сотруднику чтобы узнать информацию о себе, необходимо потратить много рабочего времени на задачи, которые не являются этапами его бизнес-процесса, что в свою очередь может повлиять на выполнение производственного плана, на наличие/количество выпускаемой бракованной продукции, что приведет к дополнительным финансовым затратам.

На текущий момент, чтобы оформить документ, например заявление на отгул сотрудник пишет бумажное заявление, предварительно узнав ранее отработанные часы в соответствующем подразделении, и физическим перемещением для подписания заявления и занесения информации в базу у него уходит от 15 минут до 1,5 часа.

Учитывая описание выше, длительность процесса и частоту обращения от 800 до 1200 (в зависимости от типа обращения и в какой временной период) в месяц суммарно затрачиваемое время равняется 1000 часам и рассчитывается по формуле 1:

image001, где                                       (1)

image002 – среднее затрачиваемое время, час/месяц;

image003 – минимальная частота обращения;

image004 – минимальное затрачиваемое время, мин.;

image005 – максимальная частота обращения;

 image006– максимальное затрачиваемое время, мин.

Приведенный выше бизнес-процесс предлагается подвергнуть перепроектированию, путем внедрения мобильного приложения «Личный кабинет сотрудника» (далее – ЛК), что своего рода тоже будет относиться к методам и технологиям реинжиниринга, которые упоминаются в соответствующих трудах [3].

После внедрения ЛК процесс будет оформления документа будет протекать следующим образом (см. рис. 1): рабочий заполняет период времени и дату, происходит автоматический подсчет и сверка отработанных часов для отгула путем интеграции [4] информационной системы табельного учета (далее – ИС ТУ) и ЛК. После отправки заявления оно придет с уведомлением по системе начальству для согласования (подписания УНЭП [5]), после этапа согласования количество часов для отгула у работника уменьшается в базе ИС ТУ. Работник получает уведомление о статусе его заявления. Фрагмент оформления заявления показан на рисунке 2.

image007

Рисунок 1. Модель процесса создания заявления.

image008

Рисунок 2. Фрагмент оформления заявления в приложении.

После реинжиниринга процесс будет занимать 282 часа (рассчитывается по формуле 1), за счет того, что сотруднику больше не нужно будет отлучаться от рабочего места для выяснения нужной ему информации и подписания документа. ИС ЛК будет работать по принципу «одного окна» [6], что будет удобно для всех сотрудников предприятия по следующий причинам:

  • Экономия времени: сотрудникам не нужно обращаться в разные отделы или подразделения для получения необходимой информации или документов. Все необходимые услуги доступны в одном месте, что ускоряет процесс выполнения задач и уменьшает вероятность ошибок.
  • Удобство: принцип одного окна упрощает процесс взаимодействия сотрудников с предприятием. Вместо того чтобы обращаться в разные отделы, сотрудники могут получить все необходимые услуги в одном месте.
  • Повышение эффективности: использование принципа одного окна способствует повышению эффективности работы сотрудников. Это достигается за счет сокращения времени на поиск информации и документов, а также на взаимодействие с другими отделами.
  • Улучшение коммуникации: принцип одного окна также способствует улучшению коммуникации между сотрудниками разных отделов. Это помогает избежать недопонимания и ошибок, связанных с передачей информации между разными подразделениями.

В целом, внедрение информационных технологий наподобие ИС «Личный кабинет сотрудника» помогает улучшить качество работы, повысить эффективность управления, повысить уровень удовлетворенности сотрудников, а также в свою очередь снизить временные и финансовые затраты предприятия, и повысить конкурентоспособность, что благоприятно сказывается на развитии предприятия.

Список литературы

  1. Крупский В. И., Лихогляд А. Д. Режим и учёт рабочего времени // Вестник магистратуры. 2018. № 12-5. С. 76-77.
  2. Сизова О. В., Махалкина Е. С. Повышение эффективности управления промышленным предприятием в условиях цифровизации российской экономики// Известия высших учебных заведений. Серия: Экономика, финансы и управление производством. 2021. № 1 (47). С.140-151.
  3. Ахтырченко К. В., Сорокваша Т. П. Методы и технологии реинжиниринга ИС // Труды Института системного программирования РАН. 2003. № 4. С.141-162.
  4. Дударев В. А., Темкин И. О., Корнюшко В. Ф. Анализ методов интеграции для разработки информационно-аналитических систем по свойствам неорганических соединений // Программные продукты и системы. 2020. № 2 (33). С. 283-296.
  5. Лебедева Н. В. Электронная подпись: преимущества и недостатки// sci-article [Электронный ресурс] – URL: https://sci-article.ru/stat.php?i=1557755489 (Дата обращения 04.02.2024).
  6. Иванов В., Коробова А., Михальченков А. Взгляд через «одно окно»// Директор информационной службы [Электронный ресурс] – URL: https://www.osp.ru/cio/2005/10/379633 (Дата обращения 07.02.2024).

Интересная статья? Поделись ей с другими: