УДК 004

Вопрос неполноценности документаций к рабочим процессам IT-компаний

Даниленко Виктор Сергеевич – студент Санкт-Петербургского государственного университета телекоммуникаций им. проф. М. А. Бонч-Бруевича.

Аннотация: В данной статье исследуется проблема недостаточности документации к рабочим процессам внутри IT организаций. Отсутствие корпоративной ответственности за подробное описание решаемых проблем и разрабатываемых продуктов может являться причиной недопонимания внутри коллектива, усложняет интегрирование новых сотрудников в команду и приводит к росту количества ошибок в системе. Часто внутри организаций наблюдается явление, когда сотрудники создают документацию только при выполнении контрактов, игнорируя необходимость систематизации знаний и опыта при выполнении повседневных задач. В данной работе анализируются причины данной проблемы и предлагаются решения для улучшения процесса документирования рабочих процессов.

Ключевые слова: документация, теория знаний, организационная эффективность, коммуникация, управление информацией.

В России при внедрении нового сотрудника в рабочий коллектив наиболее распространен принцип наставничества. Более опытный коллега на протяжении испытательного срока объясняет подопечному как устроены рабочие процессы в компании, где он может найти ту или иную информацию, какие задачи от него требуется решить. Разумеется, это достаточно эффективный метод, однако он имеет ряд минусов, например, отсутствие у наставников педагогических навыков и достаточной мотивации для выполнения дополнительных обязанностей, отсутствие контроля за обучением [1-2].

Чтобы усовершенствовать данную систему компании необходимо иметь общую базу знаний, инструкций и инструментов, к которой новый или уже существующий сотрудник может обратиться за опытом или исходными данными для решения рабочей задачи. Сотрудники часто сосредотачиваются лишь на текущих задачах, не уделяя времени на оформление их решения. В результате возникает дефицит систематизированной информации, что затрудняет передачу опыта и знаний между коллегами.

Необходимо изменить подход к документированию рабочих процессов внутри организации. Важно создать стимулы для сотрудников, поощряющие регулярное составление документации к задачам, даже если это не прописано в контракте[3]. Также необходимо внедрить систему обмена знаниями и опытом между сотрудниками, чтобы обеспечить непрерывность работы и уменьшить риск потери информации при изменении состава команды.

Другая значимая проблема, которую решает ведение документации в компании, связана с повышением прозрачности и оперативности работы. Четко оформленная и доступная документация способствует более прозрачному и эффективному взаимодействию внутри команды. Она помогает избежать недопонимания, ошибок и дублирования усилий, предоставляя всем участникам процесса единый и ясный источник информации. При этом оперативный доступ к актуальным документам позволяет сотрудникам быстрее ориентироваться в рабочих задачах, принимать более информированные решения и улучшать общую продуктивность работы команды.

Также такое ведение отчетности помогает оценивать эффективность работников и методы, которые они используют. Ведение документации значительно облегчает работу менеджера по персоналу, помогая ему лучше понимать работников и улучшать взаимодействие внутри коллектива. Систематизированные данные о выполненных задачах, процессах работы и индивидуальных методах каждого сотрудника позволяют менеджеру получить более полное представление о способностях, сильных и слабых сторонах каждого члена команды. Имея доступ к такой информации, менеджер по персоналу может более точно выстраивать команду, учитывая индивидуальные особенности каждого сотрудника. Это способствует более эффективному распределению обязанностей, созданию более сбалансированных рабочих групп и увеличению производительности за счет максимального использования потенциала каждого сотрудника.

Кроме того, систематизированная документация помогает выявлять не только индивидуальные качества сотрудников, но и общие тенденции в работе команды. Это позволяет выявлять проблемные моменты во взаимодействии между сотрудниками и своевременно устарнять конфликты и недопонимания.

Не маловажен и такой аспект, как оценка качества рабочей документации. Необходимо определить степень важности и конфеденциальности каждого документа и, исходя из этого, его доступность. Также следует оценивать полноту и актуальность информации, понятность изложения, наличие примеров или иллюстраций, которые могут сделать информацию более доступной и наглядной [4-5]. Постоянная обратная связь и обновление документации в соответствии с изменениями в рабочих процессах являются ключевыми составляющими эффективной системы документирования.

Таким образом, внимание к документированию в повседневной деятельности является критически важным для поддержания эффективности работы организации. Создание стимулов для методичного ведения документации и установление системы обмена знаниями среди сотрудников сыграют ключевую роль в решении данной проблемы, способствуя более продуктивной работе внутри команды.

Список литературы

1. СОЦИАЛЬНАЯ ИНЖЕНЕРИЯ: ЕЁ МЕТОДЫ И СПОСОБЫ ЗАЩИТЫ Бударный Г.С., Дюсметова А.А., Казанцев А.А., Красов А.В. В сборнике: Актуальные проблемы инфотелекоммуникаций в науке и образовании (АПИНО 2023). Сборник научных статей. XII Международная научно-техническая и научно-методическая конференция. В 4 т.. Санкт-Петербург, 2023. С. 200-204.
2. КОМПЬЮТЕРНЫЕ ВИРУСЫ Штеренберг С.И., Красов А.В., Цветков А.Ю. Том Часть 1. Санкт-Петербург, 2015.

3. ЗАЩИТА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ НА ПРЕДПРИЯТИИ Синельщиков В.С., Цветков А.Ю. В сборнике: Актуальные проблемы инфотелекоммуникаций в науке и образовании. сборник научных статей: в 4х томах. Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций им. проф. М.А. Бонч-Бруевича. Санкт-Петербург, 2021. С. 653-657.

4. РАЗРАБОТКА ЗАЩИЩЕННОЙ СИСТЕМЫ МГНОВЕННОГО ОБМЕНА СООБЩЕНИЯМИ Алиметов К.С., Цветков А.Ю. В сборнике: Актуальные проблемы инфотелекоммуникаций в науке и образовании (АПИНО 2023). Сборник научных статей. XII Международная научно-техническая и научно-методическая конференция. В 4 т.. Санкт-Петербург, 2023. С. 56-59.