УДК 33

Современные подходы к онбордингу персонала и его особенности в условиях автоматизации данного процесса

Бариев Дмитрий Рустемович – магистрант Санкт-Петербургского экономического университета

Аннотация: Адаптация сотрудников является важным процессом внутри компании, который способствует формированию единой команды и успешному взаимодействию между коллегами. Популярные мероприятия, такие как тимбилдинг, командные игры, тренинги и психологические тесты, помогают достичь этой цели. Для автоматизации этого процесса, HR-специалисты могут использовать CRM-системы, которые позволяют составить подробный план адаптации сотрудника. Отслеживание и контроль осуществляются через контрольные точки. CRM-системы автоматически создают чек-листы и задачи для новых и уже работающих сотрудников, включенных в процесс адаптации. Эти методы автоматизации особенно полезны в компаниях с небольшим штатом HR-специалистов или крупных организациях с отдельными специалистами по адаптации. Такая автоматизация позволяет эффективно использовать время и создавать планы адаптации на уровне потока работников, упрощая процесс и выполняя другие задачи.

Ключевые слова: адаптация, командная работа, CRM-системы, автоматизация, HR-специалисты.

Говоря про процесс адаптации принятого сотрудника в отделе подбора и адаптации представляет собой процесс первого и самого важного взаимодействия с организацией. Началом этого процесса, как правило, служит предложение о работе и не завершается до тех пор, пока сотрудник не становится полностью эффективным и знакомым с внутренним функционированием компании, часто после окончания испытательного срока.

Если говорить про широкий смысл такого термина как «адаптация» или же «онбординг», то он включает в себя знакомство с организационной структурой компании, ролью каждого сотрудника внутри компании и помимо всего этого новый сотрудник может получить самое верное представление про корпоративную культуру компании, в которую он трудоустроился. В компаниях с развитой корпоративной культурой, как правило, процесс адаптации выстроен намного лучше. Помимо этого адаптация сотрудника предусматривает создание комфортной среды для социальных взаимодействий и создание связей с коллегами на новом рабочем месте.

Одной из основных задач в этом процессе является заполнение всех нужных документов для трудоустройства согласно трудовому законодательству и предоставление сотруднику всех необходимых ресурсов и инструментов для начала его работы. Во время адаптации сотрудники узнают ожидания организации в отношении их навыков, стиля общения и работы.

Под методами развития и адаптации персонала подразумевают систему запланированных и подготовленных действий, направленных на помощь новому коллеге для его комфортной и спокойной работы на новом месте

Один из таких методов – наставничество, которое является традиционным способом профессионального взаимодействия между новым сотрудником и компанией в лице наставника. Целью наставника является поддержка нового сотрудника, его обучение, введение в коллектив и помощь в принятии новой для сотрудника корпоративной культуры. Недавно этот метод начал претерпевать изменения.

За рубежом компании прикрепляют не копию, а успешного сотрудника, который уже прошел адаптацию, к новичку. Чаще всего наставниками назначают схожих по возрасту сотрудников, который быстрее и намного эффективнее взаимодействуют друг с другом по причине общих интересов или же общих инфоповодов для товарищеский отношений.

Система приятелей (Buddy System) - это метод адаптации сотрудников, который исключает официальный подход. Несколько начинающих сотрудников объединяются с уже адаптировавшимися коллегами. Новички получают поддержку и им легче вливаться в новую команду. Для роли партнера выбирают общительных, терпеливых и позитивных сотрудников, готовых посвятить время поддержке и выполнению ими назначенных обязанностей.

Коучинг используется в меньшей степени. Он применяется для раскрытия потенциала сотрудника. На первые 30-90 (чаще всего на всю длительность процесса испытательного срока) дней назначается коуч, который работает сотрудником индивидуально. Задачей этого коуча является направление и развитие сотрудника, чтобы тот мог понять свои потребности в карьерной реализации, а значит и увидеть свой индивидуальный план для развития.

Тренинги используются для ознакомления нового сотрудника с правилами, корпоративными ценностями новой компании, изучение основного продукта компании и его тонкостей (включая как продукт производства, так и оказываемую услугу). Этот метод адаптации персонала применяется для работы внутри небольших адаптационных групп по программе внедрения при использовании в подборе варианта с массовым подбором сотрудников. В случае удаленной работы разрабатываются онлайн-курсы и проводятся вебинары. Массовый подбор и адаптация достаточно сложно связать потому что у специалиста пропадает возможность отслеживать каждого нового сотрудника при большом объеме новых сотрудников.

Помимо традиционных методов, таких как индивидуальные встречи и взаимодействие с менеджером по персоналу или менеджером по адаптации, коммуникация и работа с коллективом, консультации у корпоративных специалистов в той или иной области, инструктажи от HR-отдела, приветственный видеоролик и список задач для выполнения по адаптации на первый месяц, применяются инструменты, которые не только помогают ускорить адаптацию, но и создают благоприятную обстановку для вновь принятого сотрудника.

Адаптационный план или же онбординговый план – это инструмент взаимодействия с новым сотрудником, с которого HR специалисту следует начинать, включающий перечень мероприятий, список задач, тестовые задания по усвоению изученного, межинтервальные встречи в онлайн или оффлайн формате с менеджером и контроль выполнения задачи, которые ставятся перед новым специалистом.
Чат-боты удобно использовать для экономии времени специалистов по управлению персоналом. Эти небольшие автоматизированные помощники (написанные программистами) выполняют множество функций: ведут диалоги, отправляют информацию, проводят опросы для оценки настроения. Поэтому их активно применяют в процессе онбординга.
Мессенджеры способствуют вовлечению в коллективную жизнь с самого первого дня. Платформы, такие как Slack, Discord, Telegram, Microsoft Teams облегчают общение с командой, позволяют делиться идеями, оставлять комментарии и регулярно получать информацию о новостях.
Неформальные встречи – неформальные встречи среди сотрудников помогают новичкам быстрее влиться в коллектив и чувствовать себя комфортнее во время работы. Но данный вид адаптации возможен только в определенных корпоративных культурах и при участии в жизни компании эмпатичных людей с развитым социальным интеллектом.
Онлайн-совещания – это возможность участвовать в видеоконференциях, обсуждать проекты, проводить мозговой штурм и совместно работать над задачами, а также консультироваться с коллегами, делясь своим экраном. Коммуникация через онлайн-системы является важной частью процесса адаптации.
Приветственный набор (чаще всего используется Welcome gift) – это набор приветственных подарков, который готовится для встречи нового сотрудника в первый рабочий день. Такие наборы часто представляют собой корпоративные сувениры, такие как футболки, сумки, головные уборы, календари, толстовки и т.д., которые могут поднять настроение и доставить ощущение заботы и внимания.
Инструменты опросов позволяют оценить, как сотрудники относятся к процессу адаптации. Эти опросы часто включают вопросы о степени удовлетворенности новым сотрудником своим наставником, объеме практической и теоретической подготовки, а также степени вовлеченности сотрудника в рабочие процессы отдела или другого производственного подразделения. Получив обратную связь, вы сможете скорректировать свою систему интеграции и понять, насколько комфортно новичкам в новом коллективе.
Командообразующие мероприятия или "построение команды" (team building) необходимы для того, чтобы сотрудники лучше узнали друг друга в неформальной обстановке и чувствовали себя комфортнее в коллективе. Это может быть не только забегами и веселыми стартами, но и другими мероприятиями, направленными на создание доверительных отношений и укрепление рабочих связей. Они включают в себя события, цель которых – сформировать настоящую команду единомышленников, где людей объединяют цели, стратегия и успешное взаимодействие между собой. В корпоративных мероприятиях популярны групповые игры, физические упражнения, тренинги, психологические тесты, благотворительные акции и прочие мероприятия.
Одним из приемов, который используется для адаптации сотрудника можно назвать и встречи с корпоративным психологом, который сможет помочь новому сотруднику побороть внутри себя чувство неуверенности или закрытости и, возможно, оценив риски дать необходимые рекомендации по дальнейшим действиям.

Для автоматизации этого бизнес-процесса внутри компании сотрудники отдела управления персоналом могут обратиться к сервисам, которые берут на себя всю операционную работу, а ответственность HR-специалиста заключается только в отслеживании и контроле сотрудника в контрольных точках.

Для этого используются различные системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM-системы), где при принятии нового сотрудника на работу специалист отдела управления персоналом вносит всю информацию и составляет план адаптации, о котором упоминалось ранее.

Затем система создает детальный маршрут для нового сотрудника, начиная с ознакомления с офисом и заканчивая завершением испытательного срока.

CRM-система автоматически создает чек-листы и назначает новому сотруднику задачи по адаптации, встречам и обучению. Кроме того, CRM-система создает такие же встречи и задачи для существующих сотрудников, которые участвуют в процессе адаптации нового специалиста.

Такие методы автоматизации и освобождения времени HR-специалиста часто используются в компаниях, которые либо работают с небольшим штатом персонала и нуждаются в автоматизации процесса введения в должность для выполнения других задач, либо в достаточно крупных компаниях, где есть отдельный специалист, занимающийся только процессом адаптации. Это делается для удобства и возможности создания таких планов адаптации на потоковом уровне, а также отслеживания каждого сотрудника в рамках своей ответственности.

Список литературы

Воеводина Н.А., Данилова И.А., Нуриева Р.Н. Социология и психология управления. / Н.А. Воеводина, И.А. Данилова, Р.Н. Нуриева. М.: «Омега-Л», 2012. 321 с.
Галкина Т.П. Социология управления: от группы к команде. [Текст] / Т.П. Галкина. М.: Финансы и статистика, 2011. 356 с.
Казначеева С.Н. Проблемы адаптации персонала в кадровом менеджменте/ С.Н. Казначеева, Р.В. Репина // Интернет-журнал Науковедение. 2015. Т. 7. № 5 (30). С. 50.
Ковалева К.В. Инновационные технологии адаптации персонала организации / Ю.А. Бурова, В.Ю. Шалашникова // Новое поколение 2017 № 12. С. 4-9.
Ковалева К.В. Управление адаптацией персонала: современный взгляд на традиционную проблему / К.В. Ковалева, Е.А. Нацыпаева // Факторы успеха 2014 № 2 (3). С. 34-40.

Интересная статья? Поделись ей с другими: