"Научный аспект №2-2019" - Гуманитарные науки
УДК 331.103.3, 004.9
Паламарчук Юлия Евгеньевна – студент магистратуры МИРЭА – Российского технологического университета.
Аннотация: В статье представлены особенности учета и анализа рабочего времени сотрудников ИТ-компаний, произведен обзор и сравнение различных инструментов, в том числе и информационных систем, используемых для этой цели. Рассмотрены возможности GitLab для учета и анализа рабочего времени сотрудников.
Ключевые слова: Рабочее время, учет и анализ рабочего времени, информационные системы учета и анализа рабочего времени.
Предприятия любых размеров используют учет и анализ рабочего времени сотрудников для сокращения издержек и более рационального использования ресурсов, поэтому им необходимо иметь точную информацию о месте нахождения сотрудника (на своем рабочем месте или в иных местах, связанных с исполнением своих должностных обязанностей).
Согласно ТК РФ рабочее время — время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации относятся к рабочему времени [].
Поскольку работа в офисе идет почти непрерывно, то время, затраченное сотрудниками на ту или иную задачу, иногда может быть увеличено, вследствие чего относительно всей команды это время становится упущенным. Это особенно актуально для многих новых предприятий с небольшими командами. Но вопрос о потере времени, независимо от того, насколько велик бизнес, отнюдь не маленький.
Анализ использования рабочего времени позволяет дать оценку рациональному использованию трудовых ресурсов, а также условиям выполнения плана по труду. От рационального использования рабочего времени зависит эффективность работы предприятия и выполнение технико-экономических показателей. Следует отметить, что анализ использования рабочего времени играет одну из важнейших ролей в аналитической работе предприятия.
В результате анализа рабочего времени рассчитываются такие показатели, как:
Данные показатели позволяют руководству компании оценивать использование рабочего времени сотрудниками, принимать решения о премировании т. д.
В большинстве компаний, занимающихся разработкой программного обеспечения, расчет заработной платы проходит окладным способом. Большинство сотрудников компании — аналитики с разной градацией на разных проектах, программисты, web-разработчики, тестировщики, администраторы БД и др. Также могут дополнительно оплачиваться сверхнормативные часы работы, которые обычно считаются вручную, после чего эти данные передаются руководителю проекта, на основании которых формируется компенсация или премия сотрудника, распределение нагрузки и даже решения относительно движения сотрудника в должности или его переподготовки. И даже один час неверного заполнения данных о переработках сотрудника в месяц может стоить бизнесу очень дорого. Когда сотрудники неправильно документируют свои часы, намеренно или нет, это может привести к ошибкам в расчете заработной платы, формировании налоговой отчетности, к проблемам юридического характера. Кроме того, недостоверные данные о переработанном времени могут подорвать доверие и моральный дух коллег и создать негативную атмосферу внутри организации.
Непосредственно руководители отделов в силу различных причин не всегда могут проконтролировать время пребывания на рабочем месте сотрудников. Не считая функции контроля, вышестоящие менеджеры исполняют и иные прямые обязанности. Во время работы появляются неожиданные проблемы или же условия, не предусмотренные планом, и рабочий процесс полностью предугадать и распланировать не получается, в том числе и фаворитам тайм-менеджмента.
Отсутствие регламентированного процесса учета и анализа рабочего времени сотрудников в организации влечет ряд проблем, которые имеют экономические, социальные и организационные последствия. Поэтому целесообразным представляется создание на предприятии системы учета и анализа рабочего времени.
Методы учета, анализа и контроля рабочего времени персонала со временем все более развиваются, и все же организации часто придерживаются традиционных подходов в данном вопросе. Например, назначают ответственного или дежурного за ведение журнала учета рабочего времени, который фиксирует время прихода-ухода и регулярно готовит отчеты для руководителя.
Более привычный способ — установить систему контроля и управления доступом с применением пропусков или сканеров отпечатка пальца. Информация по каждому работнику сохраняется в отдельном файле и доступна для просмотра в любой момент.
Данные варианты не подходят многим ИТ-компаниям из-за того, что многие сотрудники работают непосредственно у заказчика, в разных офисах и городах, или удаленно из дома, поэтому их реализация не принесет пользы.
Еще один метод заключается в том, чтобы работники вели собственную отчетность, автономно контролировали и отмечали израсходованное рабочее или же сверхнормативное время. Способ развивает самостоятельность и помогает оценить проведенную работу с точки зрения исполнителей. Данный вариант практикуется сейчас в компаниях-разработчиках ПО для фиксации времени, которое было затрачено сверх основного рабочего времени.
Надежный, но дорогостоящий способ учета и мониторинга рабочего времени сотрудников компании — система видеонаблюдения. Потребуется потратить средства не только на покупку и установку видеокамер, но и на зарплату отдельного работника, в чьи обязанности входит непрерывный контроль деятельности персонала и фиксация нарушений правил внутреннего трудового распорядка. Кроме того, внедрение системы видеонаблюдения вызывает у сотрудников психологический дискомфорт от постоянного наблюдения. Поэтому установка камер чаще всего — это особенная мера, которая применятся на критически важных объектах, поэтому также не подходит к ИТ-компаниям, сотрудники которых работают в разных офисах и городах.
Мониторинг работы персонала нужен не только для учета рабочего времени отдельного сотрудника, но и для обеспечения безопасности предприятия. Две задачи одновременно выполняют IT-решения для контроля производительности в течение рабочего времени. С помощью автоматизированных систем фиксируют информацию, проводят анализ и формируют отчеты.
Учет и анализ рабочего времени — трудоемкая процедура, никак не устраняющая погрешностей и неточностей из-за воздействия «человеческого фактора» и требующей трудоемкой последующей обработки данных. Поэтому для качественного улучшения процесса необходимо использовать автоматизированные системы контроля рабочего времени. С помощью эффективных систем учета можно не только качественнее и продуктивнее осуществлять контроль занятости персонала, но и оценивать результативность его работы. На данный момент широко внедряются в современный бизнес информационные системы управления человеческими ресурсами (HRM-системы), которые интегрируются с внутренними CRM, ERP-системами, корпоративными информационными системами. Рынок информационных систем предлагает большой выбор программных средств для решения актуальных проблем управления персоналом и оптимизации бизнес-процессов в компаниях разного уровня организационного развития и разных направлений деятельности. Например, такими системами являются mySAP ERP HCM, Oracle HRMS, «БОСС-Кадровик».
Однако внедрение различных ИС для некоторых компаний-вендоров может быть нецелесообразным: многие организации используют свои программные продукты внутри компании; размер фирмы может быть небольшим и развертывать подобную систему будет нерациональным решением; сотрудники компании работают по ненормированному графику с частым отсутствием на физическом рабочем месте из-за командировок, деловых встреч и пр. Но проблема учета и анализа рабочего времени может стоять остро и требовать решения.
Многие команды разработчиков внутри организаций используют GitLab, JIRA, GitHub и Redmine и подобные ИС для управления проектами и задачами. GitLab — это сайт и система управления репозиториями кода для Git. Дополнительными возможностями данной системы являются собственный внутренний справочник, а также система отслеживания ошибок. Система содержит набор инструментов повышения эффективности управления разработкой портфеля продуктов, как совокупности нескольких проектов, который включает в себя инструменты управления требованиями и потребностями бизнеса в форме Эпиков, гибким управлением сроками, приоритетами, последовательностью реализации, зависимостями, а также необходимыми инструментами организации совместной работы и взаимодействия участников проектов. Также в GitLab есть канбан-подобные доски задач. Каждый столбец в них задается меткой из трекера задач. Все изменения на доске отражаются в трекере и наоборот.
GitLab позволяет вносить предварительные данные оценки времени на разработку, а также фиксировать фактически потраченное количество времени на исправление дефекта, выполнения задачи или обработку мерж-реквеста. Данные оценки времени также логично было бы использовать и для учета и анализа рабочего времени непосредственно аналитиков, а не только программистов.
Существует несколько видов задач для аналитиков внутри проекта: внешние и внутренние. Внешние задачи — задачи, поступившие непосредственно от заказчика в рамках технического задания или исправление возникших ошибок при работе с системой в пределах ответственности аналитика. Внутренние задачи – задачи, которые поступили аналитику от его коллег (руководителя проекта, других аналитиков, разработчиков или тестировщиков) или созданные им самим для постановки задач для сотрудников компании. Каждый вид задачи при ее постановке может оцениваться во временном промежутке — сколько времени должно быть затрачено на задачу с определенным пределом. Но большинство сотрудников вне зависимости от вида задачи не умеют правильно оценивать время, включая руководителей проекта, т.к. во время выполнения той или иной задачи может возникнуть множество препятствий и трудностей для ее выполнения ровно в установленный срок. Поэтому можно учитывать рабочее время аналитиков по статусу задачи через канбан-подобную доску задач в GitLab.
Например, аналитику поступает задача от руководителя проекта. После того, как аналитик берет данную задачу в работу и переводит ее в статус «Doing», начинается отсчет времени на задачу. Если в процессе выполнения задачи необходимы согласования с коллегами или их помощь, задача переводится на них и время для первого аналитика приостанавливается и начинается отчет для того сотрудника, на кого переведена задача. После того, как последний сотрудник заканчивает задачу, переводя ее в статус «Closed», считается все время, затраченное на выполнение данной задачи всеми сотрудниками, ее выполнявшими. В конце каждой недели по каждому сотруднику суммируется все время по всем выполненным задачам, и если затраченное время за неделю превышает 40 часов, то сверхурочные часы выносятся в отдельную градацию. В конце месяца все сверхурочные часы также суммируются, после чего отправляются руководителю группы аналитиков для назначения премии за переработанное время.
Данная ИС позволяет формировать отчеты о затраченном времени сотрудниками на выполнение разного рода задач. Формируемый отчет в системе может быть сформирован, например, по конкретному сотруднику за определенный период или по отделу и проектам, которыми занимаются участники этого проекта и т.д. К примеру, можно создать отчет обо всех аналитиках по всем проектам и задачах, имеющих лейбл «Bug» («Ошибка») за последний месяц и имеющих все возможные статусы. Данный отчет позволит понять, сколько за месяц было обнаружено ошибок в системе по всем проектам компании, сколько из этих проблем было устранено, а сколько еще находится в работе. При анализе данного отчета можно вывести множество выводов: рационально ли работает команда разработки, тестировки, аналитики, корректно ли происходит коммуникация между отделами и пр. Если результаты неудовлетворительные, то необходимо принимать меры по устранению выявленных проблем, т.к. они непосредственно влияют на саму работу сотрудников и создаваемого продукта, рабочее время всех сотрудников компании и даже отношения в коллективе. Данный отчет гибок и может быть подстроен под многие нужды руководителей команд, отделов и компаний.
Анализ рабочего времени является неотъемлемой частью комплексного исследования деятельности организации. Применение подобных инструментов учета и анализа рабочего времени и эффективности труда облегчает ведение контроля в компаниях с большим числом сотрудников, обеспечивает объективную оценку работы каждого сотрудника и способствует принятию мотивированных управленческих решений.
Список литературы