gototopgototop

Переход на обмен электронными документами с контрагентами

Зенина Александра Владиславовна – студент магистратуры Рязанского государственного радиотехнического университета.

Аннотация: Сегодня в России тема хранения юридически сильных электронных документов все еще находится в стадии разработки. Однако это не мешает бизнесу уже строить свою практику. Законы содержат достаточно общих указаний, а создание конкретных требований, регламентов, отражение их в соответствующих локальных нормативных актах, вы можете спокойно брать на себя. Сейчас для бизнеса нет никаких ограничений, государству не принципиально, как вы храните документы – в облаке или нет – важно лишь обеспечивать правильное и грамотное взаимодействие компаний и контрагентов.

Ключевые слова: Бухгалтерский учет, контрагент, документооборот, оператор.

В эру информационных технологий все чаще встает вопрос об использовании электронного документооборота в бухгалтерском учете. В данной статье хотелось бы предложить свои идеи для перехода на электронное взаимодействие с контрагентами, а так же что нужно, чтобы начать обмен.

Стоит подумать на счет того, а нужны ли такие перемены бухгалтерскому учету? Или же бумажные источники не будут заменены?

Бухгалтерский учет и его ведение тесно связаны с оформлением и составлением различной документации. Не одно десятилетие улучшались и модернизировались схемы бумажного документооборота, но на данный момент бумажные носители информации становятся все менее актуальными, на смену им приходят электронные.

Необходимо взглянуть на данную ситуацию с независимой стороны: большинство современных компаний частично или полностью за счет внедрения информационных систем автоматизируют свои внутренние бизнес-процессы. Но на этом функционирование организации не заканчивается, ей так же необходимо контактировать и с контрагентами.

Допустим, бухгалтер после выполнения хозяйственной операции составляет в своей учетной системе акт выполненных работ, распечатывает все документы и отправляет их почтой или с курьером. После получения акта контрагент сканирует его и вносит в информационную систему, если таковая имеется. После этих манипуляций бухгалтер вручную делает проводку в учетной системе, и затем бухгалтер вручную делает проводку в учетной системе, и после всего обязательно сохраняет бумажный оригинал. Удобны ли такие манипуляции?

Парадокс ситуации заключается в следующем: получается, что все внутренние процессы компании оптимизированы и являются оптимальными, что нельзя сказать о внешних процессах. Но при всем этом, именно внешние максимально оптимизированные процессы ведут к фактической минимизации материальных и временных ресурсов. Доставка документов занимает длительное время, счет идет на дни и недели, в то время как электронные документы будут доставлены за несколько минут.

Хотелось бы предложить несколько способов обмена электронными документами, которые являются более актуальными и оптимизированными. Выделим два основных вида обмена:

1. Обмен документами с контрагентом напрямую. Для этого предварительно заключают соглашение, в котором подробно прописывают условия и порядок обмена. В случае, если оба контрагента используют усиленную электронную подпись, то можно не заключать соглашение. При всех остальных видах электронной подписи данное соглашение необходимо. Главным и видимым преимуществом данного способа является сокращение расходов за передачу документов, поскольку при передаче можно использовать электронную почту. Но, к сожалению, не все документы разрешено посылать напрямую агенту.

Очевидное преимущество данного варианта – не нужно платить операторам за передачу документов, можно воспользоваться обычной электронной почтой. Но далеко не все документы можно пересылать напрямую контрагенту.

2. Другим вариантом является обмен через оператора электронного документооборота счетами-фактурами (оператор ЭДО СФ). Данный способ является более успешным, поскольку требуется единоразовое подключение к сети оператора, после чего вы сможете обмениваться документами и работать в данном сервисе. Операторы ЭДО СФ имеют доступ к технологическим, кадровым и правовым возможностям для обеспечения законного обмена любыми электронными документами, в том числе и счетами-фактурами.

Оператор ЭДО СФ необходим для обмена электронными счет-фактурами. Согласно Приказу Минфина РФ №174н обмен электронными счетами-фактурами (ЭСФ) должен производиться через оператора ЭДО СФ, так как при необходимости оператор может подтвердить факт выставления или получения ЭСФ и иных документов [1]

Как же происходит подключение к оператору в данном способе обмена документооборотом? Для начала необходимо связаться с оператором, обсудить стоимость и сроки подключения. Для полноценного обмена необходимо будет подписать соглашение с оператором, то есть присоединиться к регламенту.

Данный регламент - это документ, в котором детально прописаны принципы работы, правовые аспекты, а так же задачи сервиса.

Для получения сертификата электронной подписи необходимо будет обратиться в любое аккредитованное Минкомсвязи РФ удостоверяющее учреждение. Как правило, операторы ЭДО СФ сами предлагают получение услуг через своих партнеров, а иногда являются УЦ.

Согласно Федеральному закону N220 «Об электронной подписи» сертификат электронной подписи, используемый фирмой (юридическим лицом), также идентифицирует конкретное физическое лицо, но действующее от имени фирмы на основании Устава или доверенности[2] Естественно, передавать другим лицам сертификаты нельзя.

Электронная подпись (ЭП) представляет собой некоторую последовательность символов, которая присоединяется к документу. Существует три вида подписей: простая, усиленная неквалифицированная, усиленная квалифицированная[3]

Согласно ФЗ № 220 «Об электронной подписи» электронный документ, подписанный простой или усиленной неквалифицированной ЭП, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью[2].

Усиленная квалифицированная подпись на электронном документе является аналогом собственноручной подписи и печати на бумажном документе. Федеральная налоговая служба признает юридическую силу только тех документов, которые подписаны квалифицированной подписью.

Средство криптографической защиты информации (СКЗИ) – это специальная программа, которая шифрует и расшифровывает передаваемую информацию. СКЗИ в сервисах обмена необходимо для создания и проверки электронной подписи[4]. Лицензию на право использования можно приобрести с помощью оператора.

Производить обмен электронными документами будет возможно только с теми контрагентами, подключенными к сервису обмена.

Аналогично с социальными сетями: нет смысла регистрироваться, если там нет друзей. Однако вслед за одной компанией на эксперимент могут пойти и другие. Бывают такие ситуации, когда контрагентам нужна лишь дополнительная мотивация, льготный или бесплатный доступ на какое-то время. Все вопросы вам поможет решить оператор ЭДО СФ, так как сам заинтересован в качественной поддержке своих пользователей и подключении новых абонентов.

Неважно, услугами какого оператора ЭДО СФ пользуется контрагент – компания может быть подключена к одному оператору, а контрагент – к другому. Сегодня ряд ведущих операторов, развивают и «нащупывает» технологию роуминга. Пока технология находится на этапе разработки, можно воспользоваться другими вариантами организации с контрагентами, а так же предложить свои варианты взаимодействия.

Одним из вариантов будет работа с несколькими операторами. Участникам данного обмена не запрещено на законодательном уровне использовать услуги нескольких операторов ЭДО. Компании сами вправе подключаться ко многим операторам, либо предлагать такие способы работы контрагенту.

Если заказчик с контрагентом подключены к разным сервисам, и не желает по каким бы то ни было причинам пользоваться услугами нескольких операторов электронного документооборота, то стоит обратить внимание на второй вариант – компания можете обратиться к операторам с предложением о налаживании обмена между собой.

В конце хотелось бы подвести небольшой итог: В данной статье рассмотрены новые методы организации электронного документооборота, указаны основные сведения для начала работы с контрагентами. Стоит отметить основные достоинства данных методов: юридическая сила документа, обеспечиваемая усиленной квалифицируемой электронной подписью. А так же, минимизация расходов на доставку документов и целостность электронного документа. Для начала обмена документами будет достаточно приобрести сертификат электронной подписи, присоединиться к регламенту и выработать средства криптографической защиты. Все остальные вопросы будут являться «головной болью» операторов.

Список литературы

  1. Приказ Минфина « Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи» от 10.11.2015 N 174-ФЗ
  2. Федеральный закон "Об электронной подписи" от 23.06.2016 N 220-ФЗ
  3. Актуальные проблемы информационного права : учебник / коллек- тив авторов ; под ред. И.Л. Бачило, М.А. Лапиной. — М. : Юстиция, 2016. — 534 с. — (Магистратура и аспирантура).
  4. Рябко Б.Я., Фионов А.Н. Криптографические методы защиты информации; 2-е издание, стереотип.- Москва, 2014г.- 229стр.

Интересная статья? Поделись ей с другими:

Внимание, откроется в новом окне. PDFПечатьE-mail

Отправить статью

...

Форма оплаты

Номер статьи, присвоенный редакцией
Количество страниц в статье
Количество экземпляров журнала
Доставка: РФСНГ
Скидка (%)
Заказать свидетельство о публикации
1. Стоимость публикации каждой страницы статьи составляет 200 рублей.
2. Стоимость каждого экземпляра журнала, включая его печать и доставку, составляет 300 рублей для России и 500 рублей для стран СНГ.
3. Стоимость свидетельства о публикации составляет 100 рублей

Реквизиты для оплаты через банк