УДК 65.015

Организационные вопросы процесса выдачи справок об обучении студентам РТУ МИРЭА

Пронкина Александра Георгиевна – студентка бакалавриата Института информационных технологий МИРЭА – Российского технологического университета.

Попов Григорий Павлович – студент бакалавриата Института информационных технологий МИРЭА – Российского технологического университета.

Аннотация: Настоящая статья посвящена разбору организационных вопросов процесса выдачи справок об обучении студентам РТУ МИРЭА, в ней рассмотрены проблемы отсутствия формализованного представления данного процесса. Построена модель процесса с использованием инструментов методологии BPMN 2.0, предложены пути решения найденных проблем посредством оптимизации процесса.

Ключевые слова: РТУ МИРЭА, модель бизнес-процесса, BPMN 2.0, справка об обучении.

1. Введение

В образовательных учреждениях существует множество неосновных кросс-функциональных процессов (процессы, которые затрагивают несколько структурных подразделений организации). Данные процессы могут использовать большие объемы человеческих и материальных ресурсов, т.е. оказывать высокую нагрузку на задействованные подразделения и организацию в целом, накладывая ограничения на эффективность основной деятельности. Соответственно, возникает необходимость их оптимизации для обеспечения эффективности их выполнения. Оптимизация возможна только после выявления мест, в которых процесс требует чрезмерного количества ресурсов – после анализа формализованной модели рассматриваемого бизнес-процесса.

В данной статье более подробно рассмотрен процесс выдачи справок об обучении студентам МИРЭА – Российского технологического университета, определены его этапы и особенности реализации. Объектом исследования в данном случае выступает РТУ МИРЭА, предметом исследования – сам процесс.

Актуальность рассматриваемой темы обусловлена, в первую очередь, необходимостью оптимизации процесса с целью уменьшения количества затрачиваемых ресурсов – временных и человеческих. Студенты часто нуждаются в справках, подтверждающих факт обучения, в связи с чем эффективная организация процесса выдачи справок является важной задачей для образовательного учреждения. В случае, если процесс не оптимален, он может стать замедляющим фактором для студента или создавать лишнюю нагрузку на работников образовательного учреждения.

Для того чтобы осуществление оптимизации процесса было возможно, необходимо иметь четкое представление о процессе: о его этапах, регламентирующих актах, исполняющих отделах и лицах. Проблематика данной темы заключается в отсутствии формализованного представления процесса выдачи справок об обучении студенту РТУ МИРЭА, что можно решить путем построения модели бизнес-процесса.

2. Терминологический аппарат

В дальнейшем под ответственным лицом будем понимать должностное лицо, имеющее право на подписание справки об обучении. Согласно Инструкции о выдаче справок [1] им может быть ректор или должностное лицо, уполномоченное ректором Университета на основании соответствующего приказа.

ИАС «Университет» РТУ МИРЭА – Информационно-аналитическая система управления учебным процессом (на базе решений фирмы Тандем), используемая сотрудниками структурных подразделений университета [3].

Журналы учета выдачи справок об обучении – журналы, содержащие информацию о выдаче справок об обучении, ведутся отдельно каждым институтом (филиалом), реализующим ОПОП, и аспирантурой Университета [1].

3. Описание процесса выдачи студентам справок об обучении

Проблематика исследования заключается в отсутствии формализованного представления процесса выдачи справок: данный процесс является затратным с точки зрения человеческих и временных ресурсов, что влечет за собой необходимость его оптимизации. Для того, чтобы определить точки, в окрестности которых возможно реализовать оптимизацию, нужно представить рассматриваемый процесс в формализованном виде. Решить данную проблему предлагается при помощи построения модели процесса в нотации BPMN, для этого разберем процесс более детально.

Основным регламентирующим документом в процессе выдачи справок об обучении является Положение о выдаче справок об обучении по образовательным программам высшего образования, заполнении, хранении и учете бланков справок СМКО МИРЭА 4.2.2.3/03.И.01-18 [1]. Ранее данный процесс осуществляли такие структурные единицы, как учебные отделы институтов, на текущий момент времени его организация лежит на студенческом офисе РТУ МИРЭА.

Справка выдается студенту на основе поданного им заявления в случае, если он является обучающимся на момент подачи заявления. После его обращения сотрудники, ответственные за выдачу справок, проверяют данные о нем и формируют справку в соответствии с Инструкцией [1] и регистрируют ее в информационной системе ИАС «Университет», правила по использованию которой определены в Инструкции по делопроизводству [2]. Далее справка выдается на руки студенту, но для ее вступления в силу обучающемуся необходимо обратиться к ответственному лицу за подписью. После осуществления указанных действий студент должен вновь обратиться к сотрудникам, ответственным за процесс выдачи справок, с целью выставления печати Университета на справке.

Заказ и обеспечение изготовления бланков осуществляет Отдел материально-технического снабжения по заявке Учебно-методического управления Университета. Бланки хранятся в кассе Университета как документы строгой отчетности и учитываются по специальному реестру.

Для учета выдачи справок об обучении в Университете ведутся журналы учета выдачи справок об обучении.

Процесс выдачи справок об обучении лицам, обучающимся в университете РТУ МИРЭА, включает в себя этапы, приведенные в пункте 4 настоящей статьи.

4. Модель процесса выдачи студенту справки об обучении

Для создания формализованного представления процесса выдачи студенту справки об обучении было принято решение построить модель процесса в нотации BPMN 2.0. Выбор данной нотации обусловлен следующими факторами: нотация позволяет отобразить различные исходы событий, она является наиболее простой в понимании для человека, имеющего только общее представление о процессе.

Этапы процесса выдачи студенту справки об обучении в РТУ МИРЭА:

1. Подача заявки на получение справки студентом;
2. Проверка данных о студенте сотрудником учебного отдела;
3. Подготовка справки к выдаче сотрудником учебного отдела;
4. Выдача справки студенту сотрудником учебного отдела;
5. Получение подписи ответственного лица (директора института/зам. директора института) студентом;
6. Выставление печати на справке сотрудником учебного отдела;
7. Проверка на точность и достоверность записей справки.

Построенная модель рассматриваемого процесса приведена ниже, на Рисунках 1-3.

Рисунок 1. Модель процесса «Выдача студенту справки об обучении в РТУ МИРЭА» – часть 1.

Рисунок 2. Модель процесса «Выдача студенту справки об обучении в РТУ МИРЭА» – часть 2.

Рисунок 3. Модель процесса «Выдача студенту справки об обучении в РТУ МИРЭА» – часть 3.

Диаграмма оркестровки для более точного отображения взаимодействия акторов рассматриваемого бизнес-процесса представлена ниже, на Рисунках 4, 5.

Рисунок 4. Диаграмма оркестровки процесса «Выдача студенту справки об обучении в РТУ МИРЭА» – часть 1.

Рисунок 5. Диаграмма оркестровки процесса «Выдача студенту справки об обучении в РТУ МИРЭА» – часть 2.

5. Заключение

В заключение можно констатировать следующее: в данной статье приведено описание процесса выдачи справок об обучении студентам РТУ МИРЭА, рассмотрены его особенности и приведены этапы выполнения и исполнители (участники), на основе чего построена модель процесса в нотации BPMN, которая позволила обеспечить формализованное представление процесса. В дальнейшем предполагается создание математической модели оптимизации рассмотренного процесса, что, в конечном счете приведет к созданию сервисов (программных роботов).

Список литературы

1. Инструкция о выдаче справок об обучении по образовательным программам высшего образования, заполнении, хранении и учете бланков справок: (СМКО МИРЭА 4.2.2.3/03.И.01-18): электронный документ. – Москва, 2018. – 32 с. – Текст: электронный: непосредственный.
2. Инструкция по делопроизводству в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «МИРЭА – Российский технологический университет»: (СМКО МИРЭА 7.5.3/03.ИН.01-22): электронный документ. – Москва, 2022. – 149 с. – Текст: электронный: непосредственный.
3. РТУ МИРЭА: Электронная информационно-образовательная среда: [сайт]. – Москва, 2023. – URL: https://www.mirea.ru/education/eios/ (дата обращения: 25.10.2023). – Текст: электронный.