УДК 33

Документация и инвентаризация в управлении запасами

Кузнецова Алёна Сергеевна – студентка Уральского государственного экономического университета.

Аннотация: Управление организацией состоит из управления отдельными процессами и направлениями деятельности хозяйствующего субъекта. Сырье и материалы, являясь частью запасов, выступают отдельным и значимым объектом управления. В статье рассматривается документация и инвентаризация как приемы первичного наблюдения в учетно-аналитическом обеспечении управления запасами.

Ключевые слова: материальные ценности, документация, инвентаризация, управление запасами, аудит, внутренний контроль.

Организация учета материальных ценностей является важным аспектом ведения бизнеса. Эта задача управления и контроля неразрывно связана с эффективностью использования ресурсов и финансовой устойчивостью организации.

Материальные ценности представляют собой физические объекты, обладающие стоимостью и способные использоваться в процессе производства, сбыта или предоставления услуг. Они могут включать в себя товары, сырье и материалы, оборудование, недвижимость и даже интеллектуальную собственность [1].

В процессе организации учета материальных ценностей необходимо установить систему и методы учета, позволяющие удовлетворить потребности организации в информации о наличии и движении материальных ценностей. В первую очередь, это подразумевает правильное и своевременное учетное отражение всех операций с материальными ценностями, включая приобретение, перемещение, использование, списание, а также реализацию.

Кроме того, организация учета материальных ценностей требует разработки и внедрения внутренних правил и процедур, которые гарантируют надежность и достоверность получаемой информации. Это подразумевает точность документации, проведение регулярной инвентаризации, оптимизацию складских процессов и другие меры, направленные на минимизацию рисков утраты или порчи материальных ценностей.

Важными методами учета сырья и материалов являются документирование и инвентаризация. Эти процессы играют ключевую роль в эффективном управлении запасами и обеспечивают надлежащее планирование и контроль за ресурсами предприятия, что в свою очередь предоставляет возможность проведения аудита.

Документация, в контексте учета сырья и материалов, означает создание и поддержание полной и точной информации о поступлении, использовании и остатках ресурсов. Она включает в себя записи о количестве приобретенного сырья, дате поступления, стоимости, а также информацию о транзакциях, связанных с перемещением и расходованием материалов.

На сегодняшний день происходит активная компьютеризация и автоматизация учета материальных ценностей, которая предоставляет дополнительные возможности для повышения эффективности и точности данного учетного процесса. Современные информационные системы позволяют автоматически отслеживать движение материальных ценностей, контролировать их количество и состояние, а также генерировать учетные отчеты и статистические данные для анализа и принятия управленческих решений.

Инвентаризация материальных ценностей является неотъемлемым процессом в учете и контроле запасов любой организации. Она представляет собой физическую проверку и подсчет реальных запасов сырья и материалов, проводимую периодически или по мере необходимости. Профессиональная организация и проведение инвентаризации требует не только точности, но и систематичности. Данный процесс позволяет сопоставить данные, указанные в документации, с фактическим наличием ресурсов. Такая проверка играет важную роль в выявлении несоответствий, ошибок и потенциального мошенничества.

Так, исходя из высказывания Д. Х. Бухаровой: «Инвентаризация – это определенная последовательность действий по документальному подтверждению наличия, состояния и оценки имущества и обязательств компании с целью обеспечения достоверности данных учета и отчетности, а также сохранности материальных ценностей» [3, с.4].

Во время инвентаризации материальных ценностей, каждый объект, будь то предмет оборудования, товары на складе или материалы, тщательно проверяется, регистрируется и записывается в учетной системе. Это позволяет установить достоверные данные о наличии и состоянии активов организации на определенный момент времени.

Общий порядок проведения инвентаризации регулируется Приказом Минфина Российской Федерации от 13.06.1995 № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» [2].

Для эффективной инвентаризации необходимо разработать четкий план и распределить задачи между сотрудниками. Важно также продумать последовательность осмотра объектов и выбрать оптимальные методы и средства для облегчения данного процесса. Для более точных результатов может потребоваться использование специализированного оборудования, а также привлечение экспертов в конкретных областях.

В работе Д. Х. Бухаровой [3] приводятся подробное описание этапов инвентаризационного процесса, которые предполагают подготовительные мероприятия, опись имущества, сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета, а также отражение результатов инвентаризации в учете (излишка или недостачи материальных ценностей), которые в свою очередь позволят провести анализ эффективности использования активов, спрогнозировать затраты на их обслуживание и замену, а также поспособствуют принятию обоснованных решений по улучшению процессов управления.

В конечном итоге, инвентаризация материальных ценностей имеет существенное значение для эффективного управления активами организации. Этот процесс помогает минимизировать потери и риски, обновлять информацию об имуществе и повышать ее достоверность, а также оптимизировать процессы управления и принимать обоснованные решения на основе актуальных данных.

Ключевое в этом методе бухгалтерского учета то, что «инвентаризация призвана обеспечить достоверное и полное отражение информации об активах и обязательствах организации, данный метод учета выполняет контрольную функцию бухгалтерского учета» [3, с.7].

С целью оценки эффективности и достоверности осуществления ранее рассмотренных методов учета сырья и материалов проводится аудит, который также включает анализ документов, внутренних контрольных механизмов, а также проведение проверки физического наличия ресурсов. Он позволяет выявить проблемы или риски в учетной системе, а также предлагает рекомендации по их устранению и улучшению процессов.

По словам О.И. Дудиной и Т.К. Мусаева, для эффективного решения задач в ходе проверки необходимо разработать методику организации и проведения аудита обеспеченности предприятия оборотными активами. Методика должна представлять совокупность последовательных действий и приемов аудиторов, направленных на получение надежных и достаточных аудиторских доказательств [4].

Таким образом, документация и инвентаризация являются основными методами учета сырья и материалов, обеспечивая надежный инструментарий для регуляции и контроля запасов. Нововведения последних лет связаны с внедрение электронных документов. И это рационально в свете экономии бумаги, времени на оформление факта хозяйственной операции. Однако, следует отметить, что движение запасов неразрывно связано с материальной ответственностью, и электронный документооборот в учете сырья и материалов необходимо вводить на предприятии взвешенно. Аудит, в свою очередь, предоставляет возможность оценить эффективность этих методов и выявить потенциальные проблемы в учетной системе. Комбинированное применение этих методов позволяет предприятиям управлять своими ресурсами эффективно, минимизировать потери и повышать качество учетной информации.

Список литературы

1. Об утверждении Федерального стандарта бухгалтерского учета ФСБУ 5/2019 «Запасы»: приказ Минфина России от 15.11.2019 №180н. – URL: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_348523/ (дата обращения: 31.10.2023).
2. Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств: приказ Минфина РФ от 13.06.1995 №49 (ред. от 08.11.2010). – URL: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_7152/ e42e4071dad9bd5b68b61971ea0492c05e981785/?ysclid=lomfwoyz2s951623069 (дата обращения: 31.10.2023).
3. Бухарова, Д. Х. Инвентаризация материальных ценностей: Учебное пособие / Д. Х. Бухарова. – Екатеринбург: Уральский федеральный университет, 2013. – 76 с. – ISBN 978-5-7996-1026-5. – EDN ZUYDVV.
4. Мусаев, Т. К. Оборотные активы предприятия: методика аудита / Т. К. Мусаев, О. И. Дудина // Теория и практика мировой науки. – 2019. – № 6. – С. 26-29. – EDN JSTMPD.