УДК 311(075.8)

Методика анализа и прогнозирования бизнес-процессов деятельности предприятия на основе диаграммы Парето

Горшков Евгений Александрович – кандидат технических наук, доцент кафедры Гуманитарных и естественно-научных дисциплин Балаковского филиала Российской академии народного хозяйства и государственной службы при президенте Российской Федерации.

Аннотация: В данной статье рассматривается методика анализа и прогнозирования бизнес-процессов с использованием диаграммы Парето, а также приводятся примеры ее построения в среде MS Excel.

Ключевые слова: бизнес-процесс, Парето-анализ, Excel, экономический анализ, анализ качества продукции.

В условиях современного бизнеса актуальность эффективного анализа и управления бизнес-процессами предприятия становится все более критичной. Одним из таких эффективных инструментов является Парето-анализ. В данной статье рассматривается методика анализа и прогнозирования бизнес-процессов с использованием этой диаграммы, а также приводится демонстрация ее построения в среде MS Excel на нескольких примерах.

Диаграмма Парето, также известная как «правило 80/20», предполагает, что примерно 80% эффектов происходит от 20% причин. Данное правило может с успехом использоваться как основа для анализа факторов, влияющих на эффективность какой-либо деятельности или бизнес-процессов и оптимизации результатов. Если верно выбрать минимум важных усилий или определив 20% причин, возможно быстро получить существенную часть от возможного полного результата, причем важным будет понимание, что дальнейшие улучшения будут неэффективны, согласно кумулятивной кривой Парето. Это правило часто подтверждается в различных областях бизнеса и позволяет выявлять ключевые факторы, влияющие на общий результат. Актуальность применения диаграммы Парето объясняется тем, что она помогает сосредотачиваться на наиболее значимых аспектах деятельности, что важно для эффективного управления ресурсами и достижения стратегических целей предприятия.

Применение диаграммы Парето остается актуальным в различных областях и сферах деятельности из-за ряда важных преимуществ, которые она предоставляет. В таблице 1 приведены возможности и сферы применения использования диаграммы Парето:

Таблица 1. Применение диаграммы Парето.

Возможности ее применения оказались насколько широки, что начиная с версии MS Excel 2016 диаграмма Парето была добавлена в стандартный набор диаграмм Excel. Для ее построения достаточно выделить диапазон и на вкладке Вставка (Insert) выбрать тип диаграммы Парето (рис. 1):

Рисунок 1. Встроенный в MS Excel инструмент построения диаграммы Парето.

Для демонстрации другого способа построения диаграммы Парето в MS Excel рассмотрим в качестве примера данные о размере производственных объемов различных видов сельскохозяйственной продукции на предприятии за определенный период, представленные в таблице 2 и определим факторы, являющиеся определяющими в общей картине производства.

Таблица 2. Производственно-экономические показатели сельского хозяйства Саратовской области.

Построение диаграммы Парето опишем последовательностью шагов:

Шаг 1: Подготовка данных. В MS Excel вводим данные в два столбца: один для наименований видов культур (столбец А), а второй для объема произведенной продукции (столбец В), находим суммарный объем продукции, используя функцию «Автосумма» .

Шаг 2: Сортировка данных. Отсортируем данные в порядке убывания объема продукции используя меню «Сортировка и фильтр»- «Настраиваемая сортировка».

Шаг 3. Нахождение доли (вклада) каждого фактора в общий результат. Добавляем столбец «Доля фактора, %», где для первого фактора доля в ячейке C2 будет высчитываться по формуле =B2/$B$8, т.е. каждый фактор/общую сумму (абсолютная ссылка, клавиша F4), которую нужно перевести в процентной формат и округлить до целого кнопками  и  соответственно, а затем заполнить до конца столбец С автозаполнением.

Шаг 4: Расчёт кумулятивной суммы. Данные Парето получим постепенным накоплением долей каждого фактора. Для этого создадим четвертый столбец «Данные Парето, %», и в ячейку D2 запишем формулу: =C2, а в следующих строках используем формулу =D2+C3. Растягиваем формулу до конца данных.

Шаг 5: Построение диаграммы. Исходными данными для диаграммы Парето будут значения из столбцов A, C и D (для выборочного выделения используют клавишу Ctrl), не выделяя сумму и выбрать меню Вставка → Гистограмма на ленте. Необходимо изменить тип диаграммы, отражающей данные Парето, на График или График с маркерами. Также отформатировать формат оси до показателя 100%.

Шаг 6. Проанализировать диаграмму.

Рисунок 2. Диаграмма Парето.

Из представленной на рисунке 2 диаграмме Парето видно, что агропредприятие получает 80% объема производства от двух основных культур: зерновых и зернобобовых культур и подсолнечника. Эти два фактора играют ключевую роль в общей картине производства.

Диаграмма Парето часто используется в ABC-анализе для классификации и приоритизации элементов в зависимости от их важности. ABC-анализ — это метод классификации объектов (например, товаров, клиентов, задач) по степени их влияния на результаты организации. Этот анализ помогает определить, какие объекты требуют большего внимания и управленческих ресурсов. Применение диаграммы Парето в ABC-анализе обеспечивает эффективный способ визуализации и фокусировки на ключевых областях.

Диаграмма Парето применяется в задачах по управлению качеством, при этом главным является выявление причин несоответствия качества, ведущих к существенным экономическим затратам. Задача в этом случае заключается в определении тех дефектов, причины появления которых важно рассмотреть в приоритетном порядке. Правило Парето работает так: 80% возникновения всех дефектов зависят от небольшого количества причин.

Кроме того, для производителей важным становиться не столько распределение дефектов и затрат на изготовление продукции взамен бракованной, но и то, где они появляются. Особое внимание также следует обратить не только на устранение причин брака, но и выявление редких, но приводящих к серьезным экономическим издержкам дефектов. Для этого возможно применение метода ABC-анализа (кумулятивная кривая Лоренца).

В общем случае проведение анализа качества включает несколько шагов:

Шаг 1. Собирается статистика по браку, в частности, количество, виды и потери от каждого вида.

Шаг 2. Проводится классификация видов брака по группам A, B и C в порядке убывания суммы потерь. При этом, виды брака, включающие редко встречающиеся и малые по величине разновидности последнего, объединяются в одну группу «Прочие» в конце ряда, но не учитываются при анализе как несущественные.

Рисунок 3. ABC-Диаграмма Парето.

Шаг 3. В Excel строится гистограмма (см. рис. 3), где по оси абсцисс показываются виды брака, а по оси ординат – затраты на брак или число дефектных деталей. Помимо этого, строится кумулятивная кривая Лоренца и справа на графике отображается накопленный процент.

Накопленная сумма принимается за 100%, а стоимостной анализ Парето-диаграммы представляет, что в группу А входит 70-80% всех затрат, группу В – 10-25%, а группу С 5-10% затрат, обусловленных дефектами.

Исходными данными для анализа выступают виды брака, технология или отдельный процесс производства или финансовые затраты на каждой операции. На основе проведённого анализа группы А составляется технология или план по уменьшению количества дефектов и улучшения качества продукции. Таким образом, применение диаграммы Парето может быть основой для изменения технологии и культуры производства.

В качестве примера рассмотрим следующую задачу: из общего количества произведенной цехом продукции 300 изделий имеют дефекты. Статистика и классификация дефектов по группам приведена в таблице 3, а в таблице 4 приведены данные о причинах их появления. Провести анализ с использованием диаграммы Парето и выявить уменьшение дефектов по отклонению в размерах, общее снижение дефектов, а также сокращение финансовых затрат из-за уменьшения процента брака, если себестоимость производства одной детали равна 400 руб.

Таблица 3 Статистика и классификация деталей по группам дефектов.

Таблица 4 Причины появления дефектов.

Таблица 5 Классификация деталей по группам дефектов после усовершенствования технологии обработки деталей.

Принцип построения диаграммы Парето соотносится с технологией, приведенной в предыдущем примере, однако исходные данные для диаграммы следует брать из столбцов A, B и D, а также для кумулятивной кривой поставить галочку «вспомогательная ось» как на рисунке 4.

В результате проведенной классификации по группам дефектов, представленных на рисунке 4, оказалось, что наибольшую группу составляют дефекты отклонения от установленных размеров – 45 %. После усовершенствования технологии произошли следующие изменения: отклонение в размерах снизилось с 45% до 8%, что составляет значительное улучшение; раковины и царапины снизились с 33% до 19%, также является положительным результатом, общий процент дефектных деталей сократился с 100% до 35%, что свидетельствует о важности усовершенствования технологии.

Рисунок 4. Диаграмма Парето по группам дефектов.

Диаграмма Парето по причинам появления дефектов представлена на рисунке 5.

Рисунок 5. Диаграмма Парето по причинам появления дефектов.

Рисунок 6. Диаграмма Парето по группам дефектов после усовершенствования технологии.

Кроме того, затраты на изготовление заменяющих бракованные детали можно рассчитать, умножив количество улучшенных деталей на стоимость изготовления одной детали: (24+27+30+12+9+24)×400. Это позволит определить экономию материальных затрат после внедрения усовершенствованной технологии.

Рассмотрим некоторые ограничения метода ABC. Пусть в токарном цехе изготавливаются одинаковые детали на разном технологическом оборудовании – станках с разном объемом производства. Сведения о количестве произведенных деталей, дефектов и их доли в общем объеме, а также их стоимости приведены в таблице 6.

Таблица 6 Классификация деталей по группам дефектов после усовершенствования технологии обработки деталей.

Цель – выявить не только основные станки максимальные источники брака, а именно те, где сначала нужно искать причины появления бракованной продукции.

При решении данной задачи в первом приближении обращает на себя внимание станок №4, так как он выдает больший процент брака 5%. Но если рассчитать издержки на брак по каждому из пяти станков и отнести их к сумме изготовленных теми же станками деталей, то можно получить издержки от брака на каждую изготовленную деталь. При этом результат подсчета указывает на то, что сначала важно искать причины брака на станке под номером 5.

В заключении можно следующие выводы: диаграмма Парето является актуальным и эффективным инструментом в современном бизнесе для оптимизации результатов и управлении ресурсами предприятия, а представленные примеры добавляют конкретики и демонстрируют разнообразие областей, в которых может быть применен этот метод.

Таким образом, анализ с использованием диаграммы Парето позволяет идентифицировать основные факторы, определяющие успех предприятия, и сосредотачивать усилия на них для максимизации результатов. Этот метод является мощным инструментом для управления бизнес-процессами и принятия обоснованных стратегических решений.

Список литературы

1. Применение информационно-аналитических систем для Парето-анализа массивов данных: метод. указ./ Сост. Горшков Е.А., – Балаково: БИТТУ, 2012. – 20с.
2. Статистические методы в управлении качеством продукции: учебное пособие для студентов высших учебных заведений, обучающихся по специальности 340100 «Управление качеством» / В. В. Ефимов, Т. В. Барт. - 2-е изд., стер. - Москва: КноРус, 2015. - 236 с.: ил., табл.; 21 см.; ISBN 978-5-406-04361-5.