УДК 004

Информационные технологии в управлении персоналом

Овчинников Иван Иванович – профессор кафедры государственного и муниципального управления Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации.

Чиркова Татьяна Владиславовна – магистрант Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации.

Аннотация: Информационные технологии проникли во все сферы жизни человека: экономику, образование, политику и другие. С каждым годом в организациях все больше появляется новых технологий, используемых в управлении персоналом. Сейчас тяжело представить компанию, которая не использует информационные технологии для работы с персоналом, ведь они уже давно стали взаимодействующим фактором для определения эффективности организации. С помощью информационных технологий работодатели экономят важные ресурсы такие как: время и финансы. В данной статье рассматривается роль информационных технологий в управлении персоналом, а также определены их преимущества и недостатки.

Ключевые слова: информационные технологии, рекрутмент, управление персоналом, информационные системы, кадровое делопроизводство.

Управление персоналом занимает значимое место в организации. Развитие и эффективная работа каждой компании, безусловно, тесно связаны с эффективностью управления персоналом. Именно сотрудники обеспечивают его бесперебойную работу, гарантируют успех всех бизнес-процессов и стабильность. Для того чтобы работа сотрудников выполнялась качественнее и способствовала достижению целей компании, работодателям необходимо использовать качественные информационные системы. Современный подход к управлению предполагает вложение средств в информационные технологии. И чем крупнее предприятие, тем серьёзнее должны быть вложения. Они являются жизненной необходимостью – в жесткой конкурентной борьбе, в условиях экономического кризиса одержать победу сможет лишь тот, кто лучше оснащён, и наиболее эффективно организован.

НR-служба включает в себя широкий функционал: кадровое делопроизводство, подбор персонала (рекрутинг), мотивация персонала, адаптация, оценка. В каждом из этих направлений содержатся большие потоки информации, в которых человек сам, без помощи информационных систем, обработать не способен. Поэтому без информационных технологий просто не обойтись. Но какие технологии будут использоваться в той или иной организации, будет зависеть от выбора руководителей. Они определяют, какие информационные системы актуальны и нужны его организации. Хорошо развитая информационная система является ключевым фактором успеха для организации.

С помощью информационных технологий в управлении персоналом руководитель решает множество проблем:

1. Нехватка рабочего времени на задачи, требующие творческого подхода. Внедрения технологий помогает снизить затраты на рутинные задачи, повышая скорость анализа и обработки большого массива информации. Освобождение от монотонных задач позволяет сотрудникам фокусироваться на более важных аспектах работы.
2. Низкая производительность труда. Информационные технологии дают возможность обрабатывать большое количество информации, делать из неё сводку, отчеты, с помощью которых руководитель более точно определяет дальнейшие пути в развитии компании. HR-специалисту такие технологии позволяют избегать ошибок в работе с аналитическими данными, документами, законодательством и многим другим.
3. Высокие затраты на персонал. Для объяснения данного пункта возьмем в пример «процесс увольнения сотрудника», без информационных технологий кадровому работнику нужно проделать существенно больше действий: вручную заполнить приказ об увольнении, заполнить справки, отправить отчет в Социальной фонд России и т.д., однако с их применением всё это можно сделать в разы быстрее и легче. Приказ об увольнении, справки, отчет будут заполняться автоматически. Следовательно, для выполнения таких операций кадровых работников требуется меньше. 
4. Текучесть кадров. Рутинные задачи выполняются с помощью информационных технологий. Становится меньше скучной, однообразной работы. Развивается позитивное отношение сотрудника к работе, повышается удовлетворенность своей работой.
5. Обучение персонала. Информационные системы могут обеспечивать эффективные программы обучения и развития персонала. Современные организации сейчас больше используют дистанционное обучение для своих сотрудников, ведь они сами могут определять, когда и где они будут проходить тот или иной курс, а работодатель может отслеживать их результаты в онлайн режиме. Всё просто и удобно.
6.  Хранение данных. Большое количество информации о сотрудниках хранится и обрабатывается в информационных системах.

К сожалению, внедрение информационных технологий может оказать не только положительное влияние на компанию, но и негативное. Например, не все работники готовы поддержать внедрение новых технологий в свою привычную работу, что может привести к увольнениям сотрудников, к простоям в работе и т.д. Во избежание ошибок, торможений в работе необходимо подготавливать персонал при внедрении любых новшеств в организацию.

Существует и другие негативные проявления информационных технологий в управлении персоналом:

Проблемы с хранением данных. Большой массив данных о сотрудниках, который хранится в системе может стать объектом кибератак и угроз нарушения конфиденциальности личной информации работников. Во избежание таких действий, компании тратят большие деньги на информационную безопасность.

Зависимость от технологий. В случае любого сбоя в системе работа сотрудников останавливается, они не могут выполнять свои трудовые функции. Автоматизация процессов также может привести к потере человеческого фактора при принятии управленческих решений.

Перегрузка от информации. Информационные технологии содержать большое количество информации, что из-за постоянно взаимодействия с такими ресурсами человек теряет свою концентрацию, получая от этого стресс.

Высокие затраты на внедрение. Разработка, внедрение и поддержка информационных систем в управлении персоналом требуют значительных финансовых и временных ресурсов. Требуются отдельные специалисты, которые будут следить за бесперебойной работой информационных систем, а также за сохранностью хранения в них данных.

Исходя из всего перечисленного, следует сказать, что информационные технологии в управлении персоналом при неправильном их использовании могут оказать отрицательное влияние на рабочую среду в организации. Именно поэтому, во избежание негативных вышеперечисленных факторов следует внедрять информационные системы в работу с персоналом с большой осторожностью и внимательностью.

Список литературы

1. Базаров Т.Ю. Управление персоналом: учебник для вузов / под ред. Т.Ю. Базарова. – 2-е изд., перераб. – М.: ЮНИТИ, 2007.
2. Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов / Ю.М. Демин. – 2-е изд., доп. и перераб. – СПб.: Питер, 2008.
3. Кудинов А.С. CRM. Практика эффективного бизнеса / А. Кудинов, М. Сорокин, Е. Голышева. – М.: Изд-во «1С-Паблишинг», 2012.
4. Лукьянова Т.В. Управление инновациями в кадровой работе /Т.В. Лукьянова [и др.]. – М.: Проспект, 2012.
5. Саак А.Е. Информационные технологии управления: учебник для вузов / А.Е. Саак, Е.В. Пахомов, В.Н. Тющняков. – 2-е изд. – СПБ.: Питер, 2012.
6. Романова Ю.Д., Винтова Т.А., Коваль П.Е., Музычкин П.Е., Информационные технологии в управлении персоналом: Учебник и практикум для прикладного бакалавриата / М.:Юрайт, 2016.