УДК 005.4

Реинжиниринг бизнес-процесса предоставления информации в Территориальном фонде геологической информации

Юсупова Юлия Динаровна – студент магистратуры Уфимского университета науки и технологий.

Аннотация: В современном стремлении организаций к упрощению и ускорению предоставления услуг, рассматривается важность реинжиниринга бизнес-процессов на примере Территориального фонда геологической информации. В предлагаемой статье подчеркивается выявление и решение существенных недостатков в текущем бизнес-процессе организации, акцентируя внимание на предложенных шагах, таких как создание веб-сайта, внедрение системы типовых решений и разработка базы-карты геологической информации, направленных на повышение эффективности и оперативности обработки запросов клиентов.

Ключевые слова: услуги, заявки, информация, сайт, реинжиниринг, бизнес-процесс.

Введение

В настоящее время любая организация, будь то государственная или коммерческая, стремится активно упростить и ускорить процессы предоставления услуг для своих потребителей. Это особенно актуально для организаций, центральной деятельностью которых является предоставление информации. В современном мире большинство потребителей получают информацию через электронные носители и интернет. Однако в процессе поиска необходимой информации клиенты могут столкнуться с ограниченным доступом к ней, и в таких случаях определенные данные можно получить в специализированных организациях, предоставляющих информацию по запросу за определенную плату.

Теоретический обзор

Реинжиниринг бизнес-процессов представляет собой стратегический подход к изменению и улучшению операционных процессов в организации с целью достижения кардинальных изменений в ее деятельности. Этот метод основан на переосмыслении и перестройке существующих процессов с фокусом на повышении эффективности и улучшении результатов. В центре реинжиниринга лежит не просто автоматизация или оптимизация, а радикальное переосмысление способов выполнения бизнес-функций. Он предполагает отказ от устаревших методов в пользу инновационных подходов, часто с использованием современных информационных технологий. Реинжиниринг бизнес-процессов имеет целью создание более гибкой, конкурентоспособной и адаптивной организации, способной быстро реагировать на изменения в бизнес-среде.

Об организации

Территориальный фонд геологической информации (далее ТФГИ) является хранилищем обширной геологической информации, накопленной многолетним опытом. Основной функцией ТФГИ является предоставление необходимых геологических данных юридическим лицам по запросу. Это важно для предприятий, занимающихся добычей полезных ископаемых, а также для организаций, планирующих строительство жилых комплексов. Первым заказчикам важно узнать о наличии полезных ископаемых на объекте, в то время как вторым важно, чтобы на территории отсутствовали такие ресурсы.

Как сейчас организация предоставляет информацию?

1

Рисунок 1. Схема предоставления информации до реинжиниринга.

В рамках текущего бизнес-процесса выявлен ряд существенных недостатков, серьезно влияющих на его эффективность:

  1. Организация получает запросы по электронной почте, что создает вероятность пропустить важные письма-заявки;
  2. Клиент может подать заявку, упустив существенную информацию, так как ему неизвестны бланки или шаблоны для формирования заявок;
  3. Процесс подготовки счета на оплату требует значительного времени и выполнения всей работы для определения сроков выполнения заявки;
  4. После выставления счета клиент может отклонить свой запрос из-за, например, неудовлетворительной стоимости, тогда как работа уже выполнена на этапе предоставления счета;
  5. Организация не располагает базой клиентов в полном объеме (имеется только история в электронной почте и папки с документами на сетевом диске).

Что можно предложить для решения проблемы?

В данной ситуации возможно предложить следующие решения:

  1. Создание веб-сайта, где будет предоставлен бланк для заполнения информации, необходимой для обработки заявок фонда;
  2. Активное пополнение базы клиентов через сайт с последующим их разделением на классы; приоритет выполнения заявок от "постоянных клиентов" может быть обеспечен установкой соответствующей очередности;
  3. Разработка системы типовых решений для оперативного реагирования на поступающие запросы, что позволит быстро оценивать затраты времени и стоимости работ и автоматически формировать счета на оплату;
  4. Создание базы-карты геологической информации с наполнением данными по часто запрашиваемым территориям и ее постоянное обновление с каждой новой заявкой.

Как это будет работать?

2

Рисунок 2. Схема предоставления информации после реинжиниринга.

К чему приведет реинжиниринг бизнес-процесса?

В результате изменений в организации процесс будет протекать намного быстрее, а значит клиенты останутся довольны.

Клиентам станет удобнее заполнять заявку на сайте, чем писать электронное письмо. А обратную связь они смогут получить моментально, ведь договор и счет будет формироваться автоматически на сайте. Клиент не забудет заполнить важную информацию в полях формы заявки на сайте, а сотрудникам организации не придется из-за этого звонить и уточнять дополнительные сведения у клиента.

Клиент обращается в организацию потому, что ему здесь и сейчас нужна информация. В момент обращения клиент, скорее всего сразу же будет готов оплатить запрос. В то время как при отправке электронного письма и ручной обработки заявки менеджером, клиент успеет передумать и отложить или вовсе отказаться от заявки.

Также проще станет и для сотрудников организации, ведь при выполнении работы по заявке, база типовых решений уже подобрала информацию, которая поможет быстрее и удобнее выполнить работу.

Ко всему прочему, в компании останется база клиентов и постоянно будет пополняться база типовых решений.

Оценка эффективности реинжиниринга

Анализ выигрышей в эффективности, экономии ресурсов и улучшении качества обслуживания является ключевым этапом после реинжиниринга бизнес-процессов. Путем систематического измерения производительности можно оценить степень улучшения операций. Экономические выигрыши включают в себя снижение затрат, повышение прибыли и увеличение общей эффективности использования ресурсов. Улучшение качества обслуживания часто измеряется уменьшением времени ответа на запросы клиентов, повышением удовлетворенности клиентов и повышением стандартов обслуживания.

Вывод

Реинжиниринг бизнес-процессов в ТФГИ — важный шаг в улучшении операций организации, сфокусированных на предоставлении информации и услуг. Создание веб-сайта с бланком для заявок, автоматизация формирования счетов и использование системы типовых решений значительно оптимизируют взаимодействие с клиентами, делая процесс получения геологической информации более быстрым и удобным. Результаты реинжиниринга приведут к оперативному реагированию на запросы, сокращению времени обработки, увеличению удовлетворенности клиентов и созданию устойчивой базы данных. Экономические выигрыши в виде снижения затрат и увеличения прибыли, а также улучшение качества обслуживания, являются показателями успешности внедрения изменений. Таким образом, реинжиниринг бизнес-процессов в ТФГИ направлен на формирование более гибкой, клиентоориентированной и эффективной организации, способной справляться с вызовами современной бизнес-среды.

Список литературы

  1. Хаммер М., Чампи ДЖ. Реинжиниринг корпорации: Манифест революции в бизнесе. Пер. с англ. – СПб.: Издательство С.-Петербургского университета, 1997.
  2. Устав Федерального бюджетного учреждения "Территориальный фонд геологической информации по Приволжскому федеральному округу».
  3. Абдикеев, Н.М. Реинжиниринг бизнес-процессов / Н.М. Абдикеев, Т.П. Данько, и др.. - М.: Эксмо; Издание 2-е, испр.,
  4. Организационное проектирование. реорганизация, реинжиниринг, гармонизация. Учебное пособие. - Москва: Высшая школа, 2016.
  5. Олехнович С.А. Организация и управление бизнес-процессами – СПб: Университет ИТМО, 2016.
  6. Робсон М., Уллах Ф. Практическое руководство по реинжинирингу бизнес-процессов – М.: Аудит, ЮНИТИ, 1997.

Интересная статья? Поделись ей с другими: