УДК 005.92

Пути совершенствования документооборота

Агибалова Виктория Геннадьевна – кандидат экономических наук, доцент кафедры Государственного и муниципального управления факультета Управления Кубанского государственного аграрного университета имени И. Т. Трубилина.

Дикалова Дарья Павловна – бакалавр Кубанского государственного аграрного университета имени И. Т. Трубилина.

Аннотация: В условиях стремительного развития информатизации общества, рыночных отношений и конкурентной экономики, выживание организации зависит от своевременного и точного решения стратегических и тактических задач в области делопроизводства и документооборота. Документированная информация является основой управления, а эффективность управления во многом зависит от производства и потребления информации.

Ключевые слова: делопроизводство, документ, документооборот, цифровизация, документационное обеспечение, управление, коммуникация.

Документирование – это запись информации на бумаге или другом носителе в соответствии с установленными правилами, чтобы придать ей юридическую силу, является регламентированным процессом. Документация играет важную роль в деловом общении, поскольку устные соглашения или приказы могут быть оспорены или вызвать сомнения, в то время как документированные соглашения или приказы имеют юридическую обоснованность.

Документ – это информация, закрепленная на материальном носителе и имеющая юридическую силу. Процесс создания документа основан на правилах, установленных либо национальным законодательством, либо сложившимися традициями.

Документ – это запись, сохраненная на физическом носителе, содержащая определенные характеристики, которые позволяют ее отличить от других записей, ГОСТ определяет информацию, которая была записана на материальном носителе и имеет характеристики, позволяющие ее идентифицировать, такие как наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т. д. определяют необходимые условия и характеристики, которым должен соответствовать официальный документ. Такие требования являются обязательными и необходимы для обеспечения правильности и достоверности информации, содержащейся в документе – это количество требований, определяемых целью, задачами и требованиями к содержанию и оформлению официального документа, может варьироваться. В некоторых документах имеются строгие ограничения на количество требований, в то время как в других документах состав и количество элементов определены законодательством или нормами. В любом случае, для признания информации на материальном носителе документом, она должна быть формализована путем включения необходимых требований.

В области документоведения документ рассматривается как результат фиксации фактов, событий, явлений реального мира и мыслительной деятельности человека на специальном материале. Документ, который фиксирует и отображает информацию, обеспечивает ее сохранение и возможность передачи другим людям, а также повторное использование и возможность вернуться к ней в будущем. Публичные документы – это документы, которые были подготовлены и подписаны юридическими или физическими лицами, снабжены соответствующими официальными печатями и заверены согласно установленным правилам.

Существуют особые распорядительные документы, которые в национальных стандартах определены как официальные документы, используемые в текущей деятельности организаций. Документы играют важную роль во внутренней организации любого учреждения, предприятия или компании, обеспечивая взаимодействие между структурными подразделениями и сотрудниками. Они служат основой для принятия управленческих решений, подтверждают их выполнение, предоставляют информацию для анализа и обобщения, а также используются в справочно-поисковой работе.

В сфере управления, документы выполняют две функции: они являются предметом работы и результатом работы. Управленческая деятельность включает в себя создание различных управленческих документов. Планирование осуществляется путем разработки различных планов. Учет включает составление и обработку статистических, бухгалтерских, оперативных и технических документов. Администрирование включает сбор информации в документах и так далее. [1]

Понятие кадрового делопроизводства включает в себя не только документирование отношений с работниками, но и хранение и использование этих документов в текущей деятельности организации, а также оценку и представление их на хранение. Основным правовым актом в этой сфере является Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"." (с изменениями и дополнениями от 25 декабря 2023 г.).

Данный закон регулирует отношения в сфере архивного дела в России в интересах граждан, общества и государства, независимо от формы организации и собственности при хранении, комплектовании, учете и использовании документов Архивного фонда России и других архивных документов. Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, должны хранить документы постоянного хранения в соответствии с типовым перечнем контролируемых документов.

Государственные и муниципальные организации должны хранить документы в течение 10 лет, а негосударственные организации должны хранить их не менее 10 лет. Однако, организации могут устанавливать иные сроки хранения документов в соответствии с действующим законодательством и практической необходимостью. [2]

Документационное обеспечение системы управления персоналом организации включает в себя предоставление кадровых услуг через оформление всех необходимых документов согласно утвержденным стандартам и инструкциям, а также подготовку и направление документов в структурные подразделения организации и внешние субъекты. Основной функцией системы управления персоналом является оперативная обработка входящих и исходящих документов, передача их исполнителям, печать кадровых документов, регистрация, учет и хранение таких документов, создание дел в соответствии с установленными правилами, копирование и размножение кадровых документов, контроль выполнения документов и перемещение их по горизонтали.

В сфере управления персоналом и в общей системе управления внедряются и применяются следующие единые системы документации: планирование (например, планирование работы сотрудников), первичный учет (например, учет труда и заработной платы), отчетность и статистика (например, данные о кадрах, остатках, зарплате, производительности труда), социальное обеспечение (пенсии, пособия, льготы, социальное страхование), организация и управление (нормативные документы, письма и т.д.).

В системе управления персоналом основной роль в документообороте играет делопроизводство. Это процесс, включающий создание и передвижение документов от сотрудника отдела кадров (или от получателя документа) до его окончательного исполнения и передачи в другие подразделения. Организация работы может быть централизованной, когда она осуществляется в одном подразделении (канцелярия, общий отдел, секретариат), децентрализованной, когда она распределена между различными подразделениями, или смешанной, когда некоторые важные задачи выполняются в одном подразделении, а остальные – в других. Каждый документ должен быть оформлен в соответствии с требованиями национальных стандартов и других нормативных документов.

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система улучшение стандартов в информационной сфере, библиотечном и издательском деле. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» оорганизационно-распорядительные документы состоят из нескольких связанных между собой документов, которые определяют количество сотрудников и формальное устройство организации, ее структуру, задачи и функции, права, обязанности и ответственность руководителей, а также структуру и задачи кадрового отдела.[3]

Организационно-кадровые документы включают в себя различные документы, которые регулируют организационную и кадровую деятельность. К таким документам относятся штатное расписание, организационная структура, штатная численность, положение о кадровой службе, правила работы с персоналом, должностные инструкции и инструкции по каждой должности. В штатном расписании указываются структурные подразделения организации, должности, а также количество сотрудников (административных, профессиональных и технических) в организации в целом за календарный год, включая информацию о фонде оплаты труда.

В каждой компании либо имеется система документооборота, либо ее отсутствие. Если организация функционирует на основе неформального руководства ("я делаю это, потому что так сказал начальник"), то, очевидно, документооборот не используется. Однако, когда в компанию вводится определенная степень формальности в корпоративное управление и бизнес-процессы, рано или поздно возникает необходимость перевести хотя бы часть управленческого механизма на регулярную документацию.

В результате возникает процесс обращения с документами. Если его не контролировать, то со временем возникнут трудности. Например, документы могут потеряться и обнаружиться на очевидных местах, когда они уже не нужны. Аналогично тому, как в кибернетике биты являются единицами информации, в системах управления документами документы выступают в качестве таких единиц.[4]

Могут быть быстро найдены и оценены, а также могут быть изменены и обновлены в зависимости от потребностей организации. Системы управления документами также обеспечивают безопасное хранение и доступ к документам, а также контроль доступа для защиты конфиденциальной информации – это не единственное, что существует внутри организации, с системой управления документами. В дополнение к этому, имеются также документы, в которых содержатся различные решения и инструкции – это является ключевым процессом в организации, поскольку все управленческие операции осуществляются путем обработки различных документов – это определение, применяемое в организационной сфере для описания официального комплекта инструкций по обработке документов.

Анализируя проблему повышения эффективности управления документами в современных условиях, была создана всеобъемлющая стратегия, которая включает в себя:

1. улучшение статуса ключевых нормативных и правовых положений в области документационного управления;
2. разработка общих принципов и стандартов для организации управления документами в органах управления, учитывая разнообразные формы собственности и используемые технологии;
3. унификацию и стандартизацию структуры и способа представления записанной информации;
4. разработку для обеспечения надежности, целостности, безопасности и защиты информации необходимо разработать и внедрить стандартизированные информационные технологии, процессы и процедуры управления;
5. реализацию право на информацию как для юридических, так и для физических лиц.

С учетом вышесказанного, можно сделать вывод, чтобы организация функционировала оптимально и сохраняла свои основные профессиональные позиции, необходимо пересмотреть систему документооборота, установленную в "Отделе кадров", и постепенно заменить ее на более модернизированную.

Список литературы

1. ЧерепковД. А. Понятие и сущность информации / Д. А. Черепков, В. Г. Агибалова // Экономика и управление: актуальные вопросы теории и практики : Материалы XXI международной научно-практической конференции, Краснодар, 31 октября 2023 года. – Краснодар: ФГБУ "Российское энергетическое агентство" Минэнерго России Краснодарский ЦНТИ- филиал ФГБУ "РЭА" Минэнерго России, 2023. – С. 512-517. – EDN XCNHFL.
2. ИвановМ. В. Методика улучшения качества маршрута технического документооборота // Компетентность. №6. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/metodika-uluchsheniya-kachestva-marshruta-tehnicheskogo-dokumentooborota.
3. КонобевцевФ. Д. Цифровизация кадрового документооборота // УПИРР. 2022. №6. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/tsifrovizatsiya-kadrovogo-dokumentooborota.
4. АгибаловаВ. Г. Использование системы электронного документооборота «Дело» в учебном процессе на факультете управления / В. Г. Агибалова // Цифровые технологии в аграрном образовании : Сборник статей по материалам учебно-методической конференции, Краснодар, 01 марта – 30 2022 года / Отв. за выпуск Д.С. Лилякова. – Краснодар: Кубанский государственный аграрный университет имени И.Т. Трубилина, 2022. – С. 154-156. – EDN GGKBKD.