УДК 338.24

Совершенствование организации труда руководителей и специалистов

Саеед Харем Надер – студент-магистр Национального исследовательского Нижегородского государственного университета им. Н.И. Лобачевского

Аннотация: В данной статье рассматривается совершенствование организации труда руководителей и специалистов в современных компаниях. Описываются основные методы и приемы, которые помогают оптимизировать рабочие процессы, повысить эффективность работы и качество конечного продукта или услуги. Рассматриваются такие методы, как управление временем, делегирование задач, построение эффективных коммуникаций и развитие лидерских навыков. Отдельное внимание уделено важности роли отдела кадров в совершенствовании организации труда. Автор подчеркивает необходимость постоянного совершенствования и обучения для достижения успеха в современном бизнес.

Ключевые слова: совершенствование, организация труда, руководители, специалисты, оптимизация рабочих процессов, эффективность работы, качество продукта или услуги, управление временем.

С давних времён существует такое понятие, как труд. Он подразумевает под собой целенаправленную деятельность, в ходе которой человек создаёт те или иные предметы и продукты, необходимые для удовлетворения потребностей общества или собственных потребностей. А там, где есть труд, должна присутствовать его организация [1]. К 21 веку организация труда претерпела существенные изменения. На данный момент совершенствование организации труда руководителей и специалистов является важной задачей практически в любой компании. Процесс совершенствования включает в себя ряд мероприятий, направленных на оптимизацию рабочих процессов, увеличение эффективности работы и повышение качества конечного продукта или услуги. Более того, совершенствовать свои навыки организации труда должны не только рядовые сотрудники, но и их руководители [3]. Для того, чтобы идти в ногу со временем и совершенствовать свои знания и навыки, существуют различные методы, такие как управление временем, делегирование задач, построение эффективных коммуникаций, развитие лидерских навыков.

Что касается ответственных за организацию труда и её улучшение, то ими обычно являются работники кадровых служб [2]. Именно отдел кадров больше других заинтересован в совершенствовании организации труда в той или иной компании. Благодаря налаженному взаимодействию отдела кадров с непосредственным руководством, совершенствование тех или иных навыков работников проходит гораздо быстрее.

Перейдём к более подробному изучению методов совершенствования организации труда. Одним из таких методов является метод управления временем. Практически любому человеку понятно, что грамотное распределение времени – залог успеха. Именно поэтому люди придумали различные методы управления этим ресурсом.

Например, матрица Эйзенхауэра. Данный метод позволяет отсортировать задачи в зависимости от их важности и срочности. Суть метода заключается в разделении задач на 4 категории: важные и срочные, важные, но не срочные, срочные, но не важные, несрочные и неважные [6].  Соответственно, если задача относится к категории важные и срочные, то именно её нужно сделать в данный момент. Например, написать ответ на обращение, на которое нужно ответить в течение получаса. Есть задачи важные, но не срочные. Примером такой задачи может быть квартальный отчёт. Обычно его заполняют на протяжении трёх-четырёх месяцев. Если задача относится к срочным, но неважным, то её можно или пренебречь, или отложить на второй план.  Если же задача является и несрочной, и неважной, то можно смело не выполнять её или отложить её выполнение на неопределённый срок.

Ещё одним методом делегирования времени является техника Pomodoro. Данный метод подразумевает разбивку времени на 25-минутные интервалы, так называемые помидоры, которые чередуются с короткими перерывами. То есть за каждым 25-минутным периодом работы следует 5-минутный перерыв [5]. Данная техника очень помогает, когда нужно решить какую-либо сложную и большую задачу или если человеку трудно начать работу. Так как разбивая задачу на небольшие промежутки, она становится более осязаемой и выполнимой.

Третьей техникой метода управления временем является техника GTD. Она является одной из самых проверенных техник для повышения личной эффективности и таймменеджмента. Её суть заключается в том, чтобы как можно больше ваших дел были завершены. В переводе с английского расшифровка аббревиатуры GTD означает «доведение дел до совершенства» [4]. Те задачи, которые мы должны выполнить, называются разомкнутыми циклами. То есть незавершенными обязательствами. Когда человек думает о них, то он тратит свою энергию, настроение и внимание практически в никуда. Поэтому автор метода предлагает управлять рабочим процессом при помощи 5 шагов: сбор, обработка, организация, обзор, действие. Данная техника хоть и является сложной на первый взгляд, но она прекрасно позволяет структурировать организацию труда и рабочего процесса.

Немаловажным методом для совершенствования организации труда является делегирование задач. Под ним понимается процесс передачи ответственности за выполнение определённых задач другому человеку или группе людей. Обычно делегирование задач очень важно для руководителей, потому что рядовым сотрудникам попросту некому делегировать свои задачи. Более того, именно благодаря делегированию, у руководителей освобождаются время и ресурсы, которые можно направить на достижение глобальных целей. Но мало просто делегировать ту или иную задачу, нужно учитывать некоторые моменты [7].

Определение цели и результатов. Под данным моментом понимается, что руководитель чётко и внятно определил цель и ожидаемые результаты выполнения делегируемой задачи. Именно благодаря этому можно избежать недопонимания.

Выбор исполнителя. Очень важно понимать, что и кому делегировать. Так как человек должен справиться с поставленной ему задачей. Например, требовать с курьера квартальный отчёт о продажах будет не самым лучшим решением. При выборе исполнителя очень важно учитывать его мотивацию. Если не будет личной заинтересованности в выполнении задачи, то исполнитель или не сделает её, или сделает задачу халатно. Поэтому очень важно обсуждать с сотрудниками вознаграждение и мотивацию, чтобы они сами были заинтересованы в выполнении данной задачи.

Предоставление полномочий. Руководитель должен предоставить тому, кому делегирует свои обязанности, необходимые полномочия для выполнения задачи. Например, ставить печать руководителя во время отпуска. Если не дать таких полномочий, то задача будет не выполнена или выполнена некорректно.

Контроль и обратная связь. Руководитель должен периодически проверять, как обстоят дела с выполнением той или иной задачи, и, если видит какие-либо проблемы, давать обратную связь. Так как большинство ошибок можно исправить на этапе выполнения задачи.

Оценка результатов. После выполнения задачи очень важно дать оценку её результатам, показать, где какие ошибки были, сказать, что понравилось при выполнении, а что нет. Именно подведение итогов окончательно закрывает процесс делегирования задачи.

Следующим методом совершенствования организации труда является построение эффективных коммуникаций. Именно связь и общение в компании является важным показателем качества труда. Если руководитель не слышит своих подчинённых, а сотрудники не могут связаться друг с другом, то такая компания никогда не станет успешной. Для построения эффективных коммуникаций можно выделить такие моменты [8].

Ясность и чёткость. Коммуникации должны быть понятными и чёткими, чтобы избежать различных недопониманий, ошибок и неправильных трактовок. Именно поэтому нужно избегать двусмысленных фраз при деловой переписке.

Активное слушание. Руководители должны слушать всех сотрудников, даже на рядовых должностях. При этом очень важно проявлять интерес к их мнению и точке зрения. Возможность прямого контакта с руководителем может повысить мотивацию сотрудников и создать благоприятную атмосферу в коллективе.

Открытость и прямолинейность. Сотрудники компании должны быть открыты к общению с другими отделами, говорить правду, не скрывать информацию и не стесняться обращаться за помощью. Это сможет создать доверительную атмосферу.

Использование различных форм коммуникации. Сотрудники компании должны использовать для общения различные формы, такие как электронная почта, мессенджеры, телефонные звонки, личное общение, деловая встреча, так как существуют различные ситуации, в которых нельзя общаться строго одной формой коммуникации.

Заключительным методом совершенствования организации труда является развитие лидерских навыков. Так как руководители, начальники отделов и те, кто управляет людьми в компании, должны иметь развитые лидерские качества. Для этого существуют различные способы.

Обучение и тренинги. Очень часто многие компании отправляют своих сотрудников на различные мероприятия по выявлению и улучшению лидерских навыков, так как компании дешевле вкладываться в развитие своих сотрудников, чем нанимать их на стороне.

Самообразование. Хорошие руководитель должен постоянно совершенствовать свои лидерские качества. В этом им помогают различные книги, фильмы, онлайн курсы.

Наставничество. Руководители могут попросить своих опытных коллег или вышестоящих руководителей стать их наставниками и поделиться своими знаниями и опытом. Именно в этом и состоит суть наставничества.

Работа в команде. Очень важно для руководителей работать в команде, так как именно в ней проявляются лидерские навыки.

Практика. Руководители должны использовать полученные знания про лидерские навыки на практике, чтобы понимать, где им нужно улучшить свои результаты и на что обратить внимание [3].

Подводя итог, можно сказать, что совершенствование организации труда руководителей и специалистов является важной и приоритетной задачей для компаний, которые хотят роста и развития. В данном процессе могут помочь различные методы и инструменты, которые помогают грамотно распределять время сотрудников, делегировать полномочия от руководителя к подчинённым, построению эффективных коммуникаций и развитию лидерских навыков. 

Список литературы

1. Малыш, М. Н. Производственный менеджмент : методические рекомендации / М. Н. Малыш. — Санкт-Петербург : СПбГАУ, 2015. — 39 с. — Текст : электронный // Лань: электронно-библиотечная система. — URL: https://e.lanbook.com/book/162910 (дата обращения: 11.01.2024). — Режим доступа: для авториз. пользователей.
2. Управление человеческими ресурсами : учебное пособие / составители Л. Д. Котлярова, А. В. Губанов. — пос. Караваево: КГСХА, 2017. — 125 с. — Текст: электронный // Лань: электронно-библиотечная система. — URL: https://e.lanbook.com/book/133694 (дата обращения: 11.01.2024). — Режим доступа: для авториз. пользователей.
3. Белкин, М. В. Нормирование труда на предприятиях отрасли : учебное пособие / М. В. Белкин, В. Н. Никитин. — Москва: РУТ (МИИТ), 2019. — 287 с. — Текст: электронный // Лань: электронно-библиотечная система. — URL: https://e.lanbook.com/book/175734 (дата обращения: 11.01.2024). — Режим доступа: для авториз. пользователей.
4. Карамнова, Н. В. Научная организация труда : учебное пособие / Н. В. Карамнова. — Воронеж: Мичуринский ГАУ, 2020. — 243 с. — ISBN 978-5-94664-403-7. — Текст: электронный // Лань : электронно-библиотечная система. — URL: https://e.lanbook.com/book/202031 (дата обращения: 11.01.2024). — Режим доступа: для авториз. пользователей.
5. Проблемы современной экономики: глобальный, национальный и региональный контекст: сборник научных трудов / главный редактор М. Е. Карпицкая. — Гродно: ГрГУ им. Янки Купалы, 2022. — 528 с. — ISBN 978-985-582-538-9. — Текст: электронный // Лань : электронно-библиотечная система. — URL: https://e.lanbook.com/book/314216 (дата обращения: 11.01.2024). — Режим доступа: для авториз. пользователей.
6. Сергеев, А. Г. Менеджмент и сертификация качества охраны труда на предприятии: учебное пособие / А. Г. Сергеев. — Москва : Логос, 2020. — 216 с. — ISBN 978-5-98704-653-1. — Текст : электронный // Лань: электронно-библиотечная система. — URL: https://e.lanbook.com/book/163082 (дата обращения: 11.01.2024). — Режим доступа: для авториз. пользователей.
7. Райская, М. В. Управление организацией (предприятием) : учебное пособие / М. В. Райская. — Казань : КНИТУ, 2016. — 168 с. — ISBN 978-5-7882-1981-3. — Текст : электронный // Лань: электронно-библиотечная система. — URL: https://e.lanbook.com/book/102145 (дата обращения: 11.01.2024). — Режим доступа: для авториз. пользователей.
8. Зеньков, И. В. Менеджмент и маркетинг: учебное пособие / И. В. Зеньков. — Красноярск: СибГУ им. академика М. Ф. Решетнёва, 2022. — 330 с. — Текст: электронный // Лань: электронно-библиотечная система. — URL: https://e.lanbook.com/book/270071 (дата обращения: 11.01.2024). — Режим доступа: для авториз. пользователей.